Guarda do prontuário psicológico: por quanto tempo

O prazo mínimo de guarda do prontuário psicológico é de 5 anos, segundo a Resolução CFP nº 1/2009. Isso não significa que, no dia seguinte ao quinto ano, o descarte seja automático ou sempre indicado: há situações em que faz sentido guardar por mais tempo, e o descarte precisa ser feito com cuidado.

Aqui vai o que considerar para definir seu prazo, guardar em formato digital, descartar e planejar o que acontece com os registros se você encerrar o consultório. Normas mudam, então confira o texto oficial no site do CFP e do seu CRP.

O que diz a norma sobre o prazo

A Resolução CFP nº 1/2009 trata do registro documental e estabelece a guarda mínima de 5 anos. A Resolução CFP nº 6/2019, sobre elaboração de documentos psicológicos, também aborda a guarda dos registros. Se houver diferença entre o que você lê aqui e o texto vigente, vale o texto vigente.

O verbete do glossário sobre tempo de guarda do prontuário resume o tema, e o texto sobre prontuário psicológico obrigatório explica o que a norma pede que você registre.

Um ponto prático: conte o prazo a partir do último atendimento ou do encerramento do acompanhamento, e anote essa data no registro. Assim você sabe quando cada prontuário chega ao prazo mínimo.

Quando guardar por mais tempo

O prazo mínimo é um piso. Algumas situações podem justificar manter o registro por mais tempo:

• processo judicial, ético ou administrativo em andamento ou previsível;
• acompanhamento de criança ou adolescente, em que o paciente ainda pode precisar do histórico quando adulto;
• paciente que costuma voltar após longos intervalos;
• orientação do seu CRP ou do seu seguro de responsabilidade, se houver.

Definir um prazo próprio (por exemplo, “mínimo legal mais uma margem”) e escrever isso no contrato terapêutico ou em uma política de guarda evita decisões caso a caso. Quanto mais tempo guardar, maior o dever de proteger: a LGPD exige que dados de saúde, que são dados sensíveis, tenham segurança proporcional.

Prontuário digital

A Lei 13.787/2018 trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio de prontuário do paciente em geral, e não é uma norma específica da psicologia. Cite-a como referência, mas siga primeiro o que o CFP diz sobre o registro psicológico.

Para o registro digital ser confiável, considere:

• acesso restrito por login individual;
• cópia de segurança em local separado;
• registro de data e autoria das alterações;
• possibilidade de exportar os dados em formato legível;
• cuidado com anexos, áudios e transcrições, que também são dados sensíveis.

Se estiver comparando ferramentas, veja o que avaliar em um prontuário eletrônico gratuito e o texto sobre LGPD e dados de saúde.

Montando uma política simples de guarda

Escreva em uma página, para você mesmo, como lida com os registros. Ela pode conter:

• o prazo que você adota (mínimo da norma ou maior) e a data de contagem;
• onde cada tipo de registro fica (papel, sistema, anexos, áudios);
• quem tem acesso e como o acesso é protegido;
• como e quando você revisa os prontuários que chegaram ao prazo;
• o que você faz se um paciente pedir informações ou se houver demanda judicial.

Ter isso por escrito ajuda a responder a um paciente, ao conselho ou a um juiz com segurança, e facilita a vida de quem vier a cuidar dos registros no futuro.

Descarte seguro

Passado o prazo e decidido que não há motivo para manter, o descarte deve impedir qualquer leitura posterior do conteúdo.

• Papel: triturar ou incinerar, e não jogar inteiro no lixo comum.
• Digital: apagar do sistema e das cópias de segurança, e não só da pasta visível. Em dispositivos que serão vendidos ou descartados, use apagamento seguro.
• Registro do descarte: anote data, critério usado e responsável. Evite listar dados pessoais nessa anotação.

Mudança de sistema ou exportação

Trocar de sistema é um momento de risco. Antes de migrar:

1. exporte todos os registros em formato legível e confira por amostragem;
2. mantenha o sistema antigo acessível até ter certeza de que a migração está completa;
3. confirme que anexos e históricos vieram junto;
4. só depois apague o conteúdo do ambiente antigo, com o mesmo cuidado do descarte.

Encerrar o consultório, afastamento ou falecimento

Parar de atender não encerra o dever de guarda. Antes de fechar o consultório, defina onde os prontuários ficarão, quem terá acesso e por quanto tempo. Não entregue registros a terceiros sem base clara, porque o sigilo continua valendo.

Em caso de afastamento prolongado ou falecimento do psicólogo, a destinação dos registros tem particularidades. Consulte o seu CRP para saber como proceder e, se possível, deixe instruções escritas e um responsável indicado.

Acesso do paciente a uma cópia

O paciente tem direito a informações sobre o próprio atendimento, e a LGPD também prevê direitos do titular sobre seus dados. Na prática, a forma de entrega merece avaliação: em muitos casos, um documento psicológico elaborado conforme a Resolução CFP nº 6/2019 é mais adequado do que a cópia integral das anotações. Em caso de dúvida, consulte o CRP.

Registre o pedido, a data e o que foi entregue.

Como o Ordexa ajuda

No Ordexa os prontuários ficam organizados por paciente, com arquivos e exames anexados, e você pode exportar seus dados e importar pacientes por planilha, o que ajuda em mudanças de sistema. O ambiente é pensado para a LGPD, com criptografia na transmissão e no armazenamento. O plano é grátis para sempre até 50 pacientes, e toda conta nova tem 14 dias com tudo liberado, sem cartão. Crie sua conta grátis.

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