Termo de Tratamento de Dados Pessoais

Versão 1.0 · Publicada em 10 de novembro de 2026

Este Termo complementa os Termos de Uso e a Política de Privacidade do Ordexa e regula o tratamento dos dados de pacientes que o Assinante cadastra no Ordexa, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, "LGPD"). Naquilo que tratar de dados de pacientes, este Termo prevalece sobre os demais documentos.

1. Partes e papéis

1.1 Controlador: o Assinante, profissional ou clínica titular da conta do Ordexa, identificado no registro de aceite deste Termo. É o Controlador quem decide sobre o tratamento dos dados dos seus pacientes.

1.2 Operadora: Elegant Tech Software LTDA, CNPJ 34.763.372/0001-91, que oferece o Ordexa e trata esses dados em nome do Controlador, apenas para prestar o serviço.

1.3 Canal para assuntos deste Termo e do encarregado pelo tratamento de dados da Operadora: [email protected].

2. Dados, titulares e finalidade

2.1 Titulares: pacientes do Controlador e, quando houver, seus responsáveis legais e contatos.

2.2 Dados: identificação e contato; dados de saúde e demais dados sensíveis registrados em anotações, fichas, escalas, documentos e arquivos; agendamentos e pagamentos; e, quando o Controlador usa os recursos de inteligência artificial, as gravações de áudio e os textos enviados para gerar sugestões.

2.3 Finalidade: prestar ao Controlador o serviço contratado (guardar, organizar, exibir, exportar e processar esses dados pelas funções do Ordexa), dar o suporte que o Controlador pedir e manter a segurança do serviço. A Operadora não usa esses dados para outras finalidades, não os vende, não os usa para publicidade e não os usa para treinar inteligência artificial.

3. Instruções do Controlador

3.1 A Operadora trata os dados conforme as instruções do Controlador. São instruções o uso das funções do Ordexa pelo Controlador e pela sua equipe, as configurações da conta, este Termo e os pedidos feitos pelo canal de contato.

3.2 Se uma instrução parecer contrária à lei, a Operadora avisará o Controlador e poderá deixar de cumpri-la até que seja esclarecida.

4. Responsabilidades do Controlador

4.1 Cabe ao Controlador: ter base legal para tratar os dados dos pacientes; informar os pacientes e colher os consentimentos necessários, inclusive para gravar atendimentos e usar inteligência artificial; atender aos pedidos dos titulares; observar as normas do seu conselho profissional e os prazos de guarda do prontuário.

4.2 Cabe também ao Controlador administrar a própria equipe no Ordexa: quem tem acesso, com qual perfil, a quais pacientes (inclusive pela opção de cada profissional ver só os próprios pacientes) e quais proteções da conta ficam ligadas, além de remover o acesso de quem deixar a equipe.

5. Confidencialidade e acesso da equipe da Operadora

5.1 As pessoas da Operadora que podem ter acesso aos dados estão sujeitas a dever de sigilo.

5.2 A equipe da Operadora acessa dados de pacientes somente quando necessário para atender pedido de suporte do Controlador, investigar problema técnico ou de segurança, ou cumprir obrigação legal. Quando a equipe abre a ficha de um paciente pelo Ordexa, o acesso fica registrado no histórico de acessos da conta.

6. Segurança

6.1 A Operadora adota medidas técnicas e administrativas razoáveis e compatíveis com a natureza dos dados, entre elas: criptografia na transmissão e no armazenamento; controle de acesso por usuário; registro de acessos e de alterações; cópias de segurança; monitoramento do serviço; e recursos de proteção que o Controlador pode ligar na conta, como código por e-mail no login, saída automática por inatividade, bloqueio de anotações e correção com motivo e histórico.

6.2 Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. A Operadora mantém essas medidas atualizadas conforme a evolução do serviço e das boas práticas.

7. Inteligência artificial e gravações

7.1 Os recursos de inteligência artificial só processam dados quando o Controlador ou alguém da sua equipe os aciona. O uso é opcional: o Ordexa funciona sem eles.

7.2 O conteúdo é processado por serviço de inteligência artificial contratado pela Operadora em modalidade paga, que não usa o conteúdo para treinar modelos. O serviço pode manter registros técnicos das requisições por período limitado, conforme os seus termos, apenas para segurança e prevenção de abuso.

7.3 O áudio gravado para transcrição é enviado para processamento e apagado do Ordexa quando o processamento termina. No prontuário fica o texto que o profissional revisa e decide salvar.

7.4 O resultado da inteligência artificial é um rascunho. A conferência, a edição e a decisão de registrar são do profissional.

8. Suboperadores

8.1 O Controlador autoriza a Operadora a contratar fornecedores para executar o serviço, nas categorias: hospedagem e infraestrutura em nuvem; armazenamento de arquivos; envio de e-mails; serviços de inteligência artificial; e monitoramento técnico e de segurança. Esses fornecedores recebem apenas os dados necessários à sua função e ficam sujeitos a obrigações de confidencialidade e segurança compatíveis com este Termo.

8.2 A pedido do Controlador, pelo canal de contato, a Operadora informa quais fornecedores atendem a cada categoria.

8.3 A inclusão de nova categoria de suboperador que receba dados de pacientes será avisada com antecedência razoável. O Controlador que discordar pode exportar os seus dados e encerrar a conta.

9. Transferência internacional

Alguns suboperadores podem tratar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência observa o art. 33 da LGPD e a regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), com garantias contratuais de proteção compatíveis com a lei brasileira.

10. Direitos dos titulares

10.1 O Ordexa oferece ao Controlador meios para atender aos pedidos dos titulares, como consultar, corrigir, exportar e excluir dados de pacientes, e exportar todos os dados da conta.

10.2 Pedidos de titulares recebidos diretamente pela Operadora serão encaminhados ao Controlador, que é quem responde a eles. A Operadora presta o apoio razoável que estiver ao seu alcance.

11. Incidentes de segurança

11.1 Se a Operadora tomar conhecimento de incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante aos dados de pacientes da conta, avisará o Controlador em prazo razoável, buscando permitir que ele cumpra os prazos da LGPD e da ANPD, com as informações disponíveis sobre a natureza do incidente, os dados afetados e as medidas adotadas.

11.2 A Operadora colabora com o Controlador nas comunicações que couberem a ele e adota as medidas ao seu alcance para conter o incidente e reduzir os seus efeitos.

12. Fim do tratamento

12.1 Enquanto a conta existir, o Controlador pode exportar todos os dados pelo próprio Ordexa.

12.2 Quando o administrador da conta pede a exclusão, há 30 dias para desfazer. Depois desse prazo, os dados são eliminados do serviço. As cópias de segurança são substituídas no ciclo normal de retenção.

12.3 Ficam guardados apenas os dados que a lei obriga ou autoriza manter, como registros de acesso, documentos fiscais e informações necessárias ao exercício de direitos.

13. Comprovação

Mediante pedido por escrito, a Operadora fornece ao Controlador as informações razoáveis para demonstrar o cumprimento deste Termo, sem expor dados de outros clientes nem detalhes que possam comprometer a segurança do serviço.

14. Responsabilidade, vigência e foro

14.1 A responsabilidade de cada parte segue a LGPD e os Termos de Uso.

14.2 Este Termo vale enquanto a Operadora tratar dados de pacientes do Controlador. Novas versões serão avisadas pelo Ordexa e poderão ser aceitas pelo administrador da conta.

14.3 O aceite eletrônico registra a versão, a data e a hora, o endereço IP e a identificação de quem aceitou em nome do Controlador.

14.4 Aplica-se a lei brasileira. O foro é o previsto nos Termos de Uso.