Prontuário eletrônico gratuito: o que avaliar antes de escolher (2026)

Existe prontuário eletrônico gratuito de verdade, e vários são bons o suficiente para consultórios pequenos. Mas “grátis” pode significar coisas bem diferentes: um plano que funciona para sempre, um teste de poucos dias disfarçado, um sistema que limita justamente o que você mais usa. Antes de migrar sua base de pacientes para qualquer ferramenta, vale gastar meia hora comparando.

Este checklist vale para qualquer sistema, inclusive o nosso. No fim, mostro como o Ordexa responde a cada ponto, e você decide se serve.

1. O gratuito é para sempre ou é teste?

Parece óbvio, mas é a primeira pergunta. Procure na página de planos se há prazo. Um teste grátis de 7 ou 14 dias não é plano gratuito; é período de avaliação. Os dois são válidos, desde que você saiba qual está recebendo.

Verifique também se há exigência de cartão de crédito para começar. Quem pede o cartão cobra automaticamente se você esquecer de cancelar.

2. Quais são os limites exatos

Todo plano gratuito tem limites. O que importa é se o limite combina com o seu consultório. Os mais comuns:

• Número de pacientes. Se você já tem 300 pacientes ativos, um limite de 50 não serve, e você deve saber disso antes de cadastrar.
• Número de usuários. Se a secretária também precisa acessar, um único usuário pode ser pouco.
• Registros e anexos. Alguns planos limitam o número de consultas registradas ou o espaço para arquivos.
• Recursos de IA. Transcrição e resumo costumam ter cota mensal ou diária.

Anote os números e compare com a sua realidade. Um sistema com limite menor que a sua carteira só adia o problema.

3. O que acontece quando você passa do limite

Esta é a pergunta que mais se esquece. Quando o limite chega, o sistema bloqueia novos cadastros? Bloqueia o acesso aos registros? Cobra automaticamente? E quanto custa o plano seguinte? Prefira ferramentas em que o próximo degrau é previsível e cabe no seu orçamento, e em que você nunca perde acesso aos dados que já registrou.

4. Você consegue levar seus dados embora

Prontuário é seu e do paciente, não do fornecedor. Teste a exportação antes de depender do sistema: dá para exportar a lista de pacientes e os registros? Em que formato? Se a ferramenta não deixa você sair, qualquer mudança futura de preço ou de política vira refém. No Ordexa há exportação para Excel.

5. Segurança e LGPD

Dados de saúde são dados pessoais sensíveis pela LGPD. Você é o controlador, e o sistema é o operador. Na prática, pergunte:

• Os dados são armazenados com criptografia?
• Cada pessoa tem login próprio?
• Existe política de privacidade clara e um canal de contato para dúvidas?
• Onde os dados ficam e quem tem acesso a eles?
• Como é tratado o áudio, no caso de ferramentas com IA?

Se a resposta para alguma dessas perguntas não estiver em lugar nenhum do site, escreva para o suporte e veja se respondem direito. Se você quiser aprofundar, temos um texto sobre como organizar prontuários eletrônicos em conformidade com a LGPD.

6. Adequação ao seu conselho profissional

Cada conselho (CFM, CFP, CFN, COFFITO, CFO e outros) tem normas sobre prontuário, incluindo conteúdo, guarda e, no caso de abrir mão do papel, requisitos de segurança e assinatura. Não confie apenas em “somos compatíveis” no site do fornecedor. Leia a norma do seu conselho e confirme se o que você precisa está coberto.

7. A IA existe e o que ela faz

Em 2026, muitos sistemas dizem ter IA. Pergunte o que ela faz de fato. Funções que costumam existir e fazem diferença são:

• transcrição do áudio da consulta;
• organização do texto em formato de prontuário;
• resumo da evolução do paciente.

Desconfie de promessas como “a IA diagnostica” ou “a IA decide a conduta”. Uma boa ferramenta de IA para prontuário é uma ferramenta de escrita: gera rascunho, e você revisa. Há mais sobre isso no guia de prontuário com IA, com limites e cuidados.

8. Usabilidade no dia a dia

Faça o teste que importa: cadastre um paciente, registre uma consulta e imprima um documento. Quanto tempo levou? Funciona bem no celular e no computador? Dá para personalizar os campos para a sua especialidade? Um prontuário que você não consegue preencher rápido acaba não sendo usado.

Outros itens que valem a checagem: agenda integrada, tarefas, relatórios, impressão com cabeçalho do consultório e suporte em português que responde.

9. Preço depois do gratuito, sem fidelidade

Veja o preço dos planos pagos e se há fidelidade. Planos anuais costumam sair mais baratos, mas mensal sem fidelidade é uma saída segura se você ainda está testando.

Como o Ordexa responde a esse checklist

• Gratuito: é para sempre, com até 50 pacientes, 1 usuário e 30 ações de IA por mês, e sem cartão.
• Teste: todo cadastro começa com 14 dias de IA ilimitada (50 por dia) e pacientes ilimitados.
• Planos pagos: Consultório a R$ 39,90 por mês ou R$ 399 por ano (pacientes ilimitados, 3 usuários, 50 ações de IA por dia); Clínica a R$ 69,90 por mês ou R$ 699 por ano (8 usuários). Pagamento por PIX ou cartão, sem fidelidade.
• IA: grava o áudio da consulta e transcreve, organiza a anotação em formato de prontuário (queixa, histórico, conduta) e gera resumo da evolução do paciente.
• Outros recursos: modelos de anotação, campos personalizáveis, agenda, tarefas em kanban, relatórios, impressão com cabeçalho e exportação para Excel.

Onde ele pode não servir: se você tem mais de 50 pacientes ativos e não quer pagar, o plano grátis não comporta a sua carteira. Nesse caso, os 14 dias iniciais permitem testar com tudo liberado antes de decidir. Os valores completos estão em planos.

Resumo

1. Confirme se o gratuito é para sempre ou um teste.
2. Compare os limites (pacientes, usuários, IA) com a sua realidade.
3. Descubra o que acontece quando você chega ao limite.
4. Teste a exportação dos dados antes de depender do sistema.
5. Verifique segurança, LGPD e as normas do seu conselho.
6. Veja o que a IA faz de fato e prefira ferramentas em que você revisa antes de salvar.

Começar grátis (14 dias com IA ilimitada)

Modelos relacionados: Se quiser comparar com um registro em papel ou documento, veja a biblioteca de modelos de prontuário e o gerador de recibo de atendimento.

---

Ficou com alguma dúvida sobre limites ou migração de dados? Escreva para [email protected]

---