Não existe um prazo único. Cada conselho fixou o seu: 5 anos na psicologia e na fisioterapia, 10 anos no prontuário em papel da odontologia e 20 anos no papel da nutrição, da medicina e da fonoaudiologia. Quando o prontuário fica arquivado em meio eletrônico, nutrição, odontologia, medicina e fonoaudiologia falam em guarda permanente. A tabela abaixo reúne a norma, o prazo e o link da fonte de cada uma.
Este texto é informativo e não substitui a orientação do seu conselho. Normas mudam, e o conselho regional pode ter orientações próprias. Conferi o texto de cada resolução em novembro de 2026, mas confirme a versão vigente antes de descartar qualquer registro.
Tabela de prazos por conselho
| Profissão | Norma | Papel | Eletrônico | Fonte |
|---|---|---|---|---|
| Psicologia | Resolução CFP 01/2009, art. 4º, §1º | Mínimo de 5 anos, podendo ser ampliado por lei, decisão judicial ou necessidade específica | A resolução não traz prazo diferente para o meio eletrônico. Confirme com o CRP | Texto da resolução (CFP) |
| Fisioterapia | Resolução COFFITO 414/2012, art. 6º, I | Mínimo de 5 anos a contar do último registro, podendo ser ampliado | O mesmo prazo vale para prontuário eletrônico. Confirme com o CREFITO | Texto da resolução (COFFITO) |
| Nutrição | Resolução CFN 594/2017, art. 3º, VI | Mínimo de 20 anos após o último registro, se não arquivado eletronicamente | Guarda permanente, com possibilidade de eliminação 20 anos após o último registro, mantendo o meio de armazenamento atualizado | Texto da resolução (CFN) |
| Odontologia | Resolução CFO 91/2009, arts. 7º e 8º | Mínimo de 10 anos a partir do último registro | Guarda permanente para prontuários arquivados em meio óptico, microfilmado ou digitalizado | Texto da resolução (CFO) |
| Medicina | Resolução CFM 1.821/2007, arts. 7º e 8º, e Lei 13.787/2018, art. 6º | Mínimo de 20 anos a partir do último registro, se não arquivado eletronicamente | Guarda permanente para os arquivados em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. A lei prevê eliminação possível após 20 anos | Resolução CFM 1.821/2007 e Lei 13.787/2018 |
| Fonoaudiologia | Resolução CFFa 777/2025, art. 8º | Mínimo de 20 anos após o último registro, se não arquivado eletronicamente | Guarda permanente, com possibilidade de eliminação 20 anos após o último registro, mantendo o meio de armazenamento atualizado | Texto da resolução (cópia em Normas Brasil), confirme no site do CFFa |
Duas observações sobre a tabela:
- A Resolução CFFa 777/2025 revogou as resoluções 579/2020 e 649/2022, que previam prazos menores. Se você encontrar “10 anos” em material antigo de fonoaudiologia, está desatualizado.
- Na medicina, a Resolução CFM 1.821/2007 foi alterada pela Resolução CFM 2.218/2018, que revogou o art. 10 (selo de qualidade dos sistemas). Os artigos 7º e 8º, sobre prazos, seguem no texto.
Para o que cada conselho pede além do prazo, veja os guias de prontuário de fisioterapia (COFFITO 414/2012), prontuário de fonoaudiologia, modelo de prontuário psicológico preenchido e, para médicos que usam IA, a Resolução CFM 2.454/2026.
E a Lei 13.787/2018?
A Lei 13.787/2018 vale para o prontuário do paciente em geral, qualquer que seja a profissão. Ela regula a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guardar e manusear prontuários. No art. 6º, prevê que os prontuários em papel e os digitalizados podem ser eliminados depois de 20 anos contados do último registro, ressalvado regulamento que estabeleça outro prazo. Em vez de eliminar, o prontuário pode ser devolvido ao paciente.
Isso cria uma diferença visível na tabela: o conselho de psicologia, o de fisioterapia e o de odontologia fixam mínimos menores que 20 anos. Quem vai definir a política do consultório costuma tratar o prazo do conselho como piso e, quando possível, adotar 20 anos como referência, porque é o prazo que a lei federal cita. Essa é uma escolha de prudência, não uma exigência que eu consiga atribuir a todos os conselhos. Na dúvida, pergunte ao seu conselho regional como ele orienta.
Como aplicar no dia a dia
- Anote a data do último registro de cada paciente. É dela que o prazo conta.
- Escreva uma política de guarda de uma página: prazo adotado, formato (papel ou sistema), quem acessa, onde ficam as cópias de segurança e como será o descarte.
- Prefira o meio eletrônico com controle de acesso. Papel pede armário trancado e perde-se com facilidade. No sistema, o acesso por login e as cópias de segurança ajudam a cumprir o dever de sigilo.
- Não descarte sem checar. Processo judicial ou ético em andamento, paciente criança ou adolescente e orientação do conselho podem justificar guardar por mais tempo.
- Descarte com segurança quando chegar a hora: destruição que impeça a leitura, e registro de que o descarte aconteceu.
Para o detalhe da psicologia (encerramento do consultório, descarte, cópia ao paciente), veja o texto sobre a guarda do prontuário psicológico. Se você está de mudança de sistema, migrar para o Ordexa mostra como trazer pacientes e histórico sem perder dados. E o texto sobre LGPD e dados de saúde explica por que dado de saúde pede proteção proporcional ao tempo que você o guarda.
O que fazer se a norma do seu conselho mudar
As resoluções acima são as que encontrei vigentes na data da conferência, mas conselhos revisam normas. O hábito mais seguro é guardar o link da resolução na sua política de guarda e revisá-la uma vez por ano. Se houver conflito entre este texto e o do conselho, vale o conselho.
Como o Ordexa ajuda
No Ordexa, os prontuários ficam organizados por paciente, com arquivos e exames anexados, e você pode exportar seus dados. O ambiente usa criptografia na transmissão e no armazenamento, e o acesso é por login. O prazo e a política de guarda continuam sendo decisão e responsabilidade do profissional, e o programa não substitui a orientação do seu conselho. O plano grátis vai até 50 pacientes, sem prazo de validade, e toda conta nova tem 10 dias com tudo liberado, sem cartão.
Perguntas frequentes
Qual o prazo mínimo de guarda do prontuário de cada profissão?
Depende do conselho. Segundo as normas conferidas neste texto: psicologia e fisioterapia, 5 anos; odontologia, 10 anos para o papel; nutrição, medicina e fonoaudiologia, 20 anos para o papel. Nos prontuários arquivados em meio eletrônico, nutrição, odontologia, medicina e fonoaudiologia preveem guarda permanente, com possibilidade de eliminação após 20 anos em nutrição e fonoaudiologia. Confirme sempre o texto vigente no seu conselho.
A Lei 13.787/2018 vale para todos os profissionais de saúde?
Ela trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio do prontuário do paciente em geral. O art. 6º prevê que, passados 20 anos do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados podem ser eliminados, ressalvado regulamento que estabeleça outro prazo. Por isso, muitos profissionais adotam 20 anos como referência prudente, mesmo quando a norma do conselho fixa um mínimo menor.
Posso descartar o prontuário em papel depois de digitalizar?
A Lei 13.787/2018 permite destruir os originais depois da digitalização, desde que a digitalização cumpra os requisitos do art. 2º (integridade, autenticidade, confidencialidade, certificado ICP-Brasil ou padrão equivalente) e passe pela análise de uma comissão de revisão de prontuários. Cada conselho também tem regras próprias, então confirme com o seu antes de eliminar qualquer original.
O prazo conta a partir de quando?
Nas normas de fisioterapia, nutrição, odontologia, medicina e fonoaudiologia conferidas aqui, a contagem parte do último registro no prontuário. Anote a data do último atendimento para saber quando cada prontuário chega ao prazo mínimo.
Se eu parar de atender, preciso continuar guardando?
Sim. A responsabilidade pela guarda continua pelo prazo exigido. Antes de encerrar o consultório, organize os registros e consulte o seu conselho regional sobre a conduta adequada.
Mauricio Moraes
Engenheiro formado no ITA e apaixonado por aviões. Ele gosta de aplicar a tecnologia para facilitar as tarefas do dia a dia.
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