Como trocar de sistema de prontuário sem perder dados

Para trocar de sistema de prontuário sem perder dados, peça a exportação completa antes de mexer em qualquer outra coisa, confira se os arquivos abrem e estão completos, e só então comece a usar o sistema novo. O sistema antigo só deve ser cancelado depois que você validar a migração e tiver uma cópia segura dos registros.

O resto do processo é organização: saber o que você tem, o que o contrato permite, por quanto tempo precisa guardar tudo e como avisar quem agenda com você.

Quando vale a pena trocar

Trocar tem custo de tempo, então não vale por impulso. Costuma fazer sentido quando:

• o sistema atual não entrega algo que você usa todo dia (agenda, recibo, registro de sessão) ou entrega com muito atrito;
• o preço ou os limites do plano deixaram de caber no consultório;
• você não consegue exportar seus dados, e isso já é um sinal de alerta por si só;
• você quer um recurso novo, como a IA que ajuda a preparar o rascunho da anotação.

Se o sistema atual funciona e a única motivação é curiosidade, teste o outro em paralelo com poucos pacientes antes de decidir. Nosso guia para escolher o prontuário eletrônico para psicólogos lista critérios que servem para qualquer profissão, e a página de alternativas traz comparativos com fonte e data.

Checklist antes de começar

Antes de pedir qualquer coisa, junte estas informações:

1. O que você tem lá dentro. Lista de pacientes, anotações de sessão, anamneses, arquivos e exames anexados, documentos emitidos, agenda e financeiro.
2. O contrato e os termos de uso. Veja prazo, fidelidade, multa de cancelamento, data de renovação e o que acontece com os dados depois do cancelamento (alguns fornecedores apagam em pouco tempo).
3. O prazo de guarda do seu conselho. O prontuário precisa ser guardado pelo tempo que a norma da sua profissão exige, em qualquer sistema. Psicólogos: veja por quanto tempo guardar o prontuário psicológico. Outras profissões: confira a resolução do seu conselho (CFN, COFFITO, CFO e outros) no site oficial.
4. A data de renovação. Se o plano renova automaticamente, programe a troca para antes disso, sem cortar o acesso antes da hora.
5. Quem mais usa a conta. Secretária, sócio ou outros profissionais também precisam saber da mudança.

Como pedir a exportação

Os dados dos seus pacientes são de responsabilidade sua, e o fornecedor do sistema guarda esses dados em seu nome. A LGPD (Lei 13.709/2018, art. 18) garante ao titular o acesso aos dados e a portabilidade a outro fornecedor, e o seu contrato pode prever a devolução dos dados. Detalhes de formato e prazo dependem do contrato e da regulamentação aplicável, então peça por escrito e guarde o protocolo.

Comece pelo suporte e pelo e-mail oficial do fornecedor. Se houver um botão de exportar dentro do sistema, use-o primeiro, mas peça também uma exportação completa por escrito, porque os botões costumam cobrir só a lista de pacientes.

Um modelo curto, para adaptar:

Assunto: Pedido de exportação de dados da minha conta

Olá. Sou titular da conta [e-mail de login] e vou encerrar o uso do sistema em [data]. Peço a exportação completa dos dados cadastrados na minha conta: lista de pacientes, anotações e prontuários com as datas originais, anamneses, arquivos anexados, documentos emitidos e financeiro, em formato legível (planilha e/ou PDF). Peço também que informem o prazo de entrega e por quanto tempo os dados ficam disponíveis após o cancelamento. Faço o pedido com base no contrato e no art. 18 da LGPD. Aguardo o protocolo.

Não peça o cancelamento no mesmo e-mail. Primeiro receba os arquivos, depois cancele.

Formatos comuns de exportação

• Planilha (Excel ou CSV). Ideal para a lista de pacientes e, em alguns sistemas, para as anotações, com uma linha por sessão (paciente, data e texto).
• PDF. Comum para o prontuário completo de cada paciente. Mantém o texto, mas é mais difícil de reaproveitar em outro sistema.
• Documento de texto (Word ou TXT). Mais fácil de copiar e separar por data.
• Arquivos anexados. Exames, laudos e imagens costumam sair em pasta compactada, à parte.

Se o fornecedor só entrega PDF, tudo bem: ainda assim você consegue ter a cópia de segurança e, dependendo do sistema novo, trazer o texto de volta. Veja abaixo como o Ordexa trata isso.

Como validar a migração

Não confie que “importou, então está certo”. Faça uma conferência por amostra:

• compare o total de pacientes na origem e no destino;
• abra de 5 a 10 pacientes com histórico longo e leia a primeira e a última anotação;
• confira se as datas das sessões são as originais, e não a data da importação;
• veja se acentos, quebras de linha e textos longos chegaram inteiros;
• confira se os anexos abrem;
• guarde uma cópia da exportação original em local protegido, mesmo depois de migrar.

Só considere a migração concluída depois dessa conferência.

Período de transição com os dois sistemas

Mantenha o sistema antigo ativo por algumas semanas. Uma rotina simples:

1. Importe o histórico e valide por amostra.
2. Passe a registrar as novas sessões só no sistema novo, para não ter dois prontuários diferentes.
3. Use o antigo apenas para consulta de algo que não tenha vindo.
4. Quando nada mais for consultado lá, e com a exportação completa guardada, cancele.

Atenção à fidelidade: se o contrato tem multa ou renovação automática, calcule o momento da troca para não pagar duas vezes sem necessidade.

Como comunicar os pacientes

Se nada muda para o paciente, não precisa avisar. Avise quando mudar:

• o link de agendamento online (ele pode ter o endereço antigo salvo);
• o número ou o canal de onde saem os lembretes;
• o endereço do recibo ou de documentos enviados por e-mail.

Uma mensagem curta resolve: “Mudei a forma de agendar. A partir de [data], use este novo link. O anterior deixa de funcionar.” Se o novo sistema trata dados de outra forma, vale também atualizar o termo de consentimento. Veja o que considerar em prontuário eletrônico e LGPD.

Erros comuns

• Cancelar antes de receber a exportação. É o erro mais caro, e às vezes irreversível.
• Exportar só a lista de pacientes e esquecer anotações, anexos e documentos.
• Não conferir as datas. Anotação com a data da importação perde o valor como histórico.
• Registrar nos dois sistemas ao mesmo tempo, criando duas versões do mesmo prontuário.
• Mandar a exportação por canais inseguros. São dados de saúde: use e-mail oficial, evite aplicativos de mensagem e apague cópias desnecessárias.
• Ignorar o prazo de guarda. Mesmo depois de migrar, a responsabilidade de guardar os registros continua sendo sua.

Como o Ordexa ajuda

O Ordexa tem a migração assistida, dentro do app em Importar. Ela importa planilhas (Excel, CSV ou ODS) de pacientes e de anotações, com uma linha por sessão e a data original, e também o prontuário de um paciente em PDF, Word ou TXT, separado por sessão com o texto copiado como está. Você confere o que vai entrar antes de importar e pode desfazer a importação em até 30 dias. Se preferir, envie os arquivos para [email protected] com o assunto “Migração”. Há ainda o passo a passo em importar pacientes. Toda conta nova tem 14 dias com tudo liberado e o plano grátis vai até 50 pacientes, sem cartão: crie sua conta grátis.

Conteúdo informativo, que não substitui orientação jurídica nem as normas do seu conselho profissional. Confirme prazos e resoluções no site oficial.

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