Como o agendamento online vai ajudar o seu consultório
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Como o agendamento online vai ajudar o seu consultório

por Carolina Bebik
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Mais tarde eu ligo lá…

Quem nunca usou essa frase!?

Você precisa agendar aquela consulta ou exame, está se enrolando faz dias, mas todas as vezes que lembra já é tarde pra ligar e a clínica está fechada.

Putz!

Mas calma! Isso acontece com todo mundo.

Até com quem busca seu serviço…

Na correria do dia a dia a gente esquece (ou não encontra oportunidade) de pegar o telefone e ligar pra agendar.

E isso é engraçado porque às vezes a gente até entra no site da clínica, salva o número no celular pra ligar depois e esquece…

Não seria maravilhoso poder marcar a consulta exatamente quando acessamos o site do médico pra buscar o contato telefônico!?

Imagina a reação do paciente:

Opa! Nem vou precisar ligar! Dá pra agendar aqui pelo site mesmo. Vou fazer isso já!

O paciente já está na frente do computador mesmo! Ou no celular!

Com um clique a mais ele agenda a consulta sem nenhuma enrolação.

Estou falando aqui da ferramenta de agendamento online.

Até o fim de 2019 quase 70% do sistema de saúde dos EUA vai oferecer auto agendamento para os pacientes.

É uma tendência que veio pra ficar e que só vai crescer nos próximos anos.

O agendamento online é bem simples e cheeeeio de vantagens.

Quer ver!? Segue comigo que você vai descobrir todas!

O que é e como funciona o agendamento online de consultas

O agendamento online é um recurso pra que o próprio paciente faça o agendamento do exame ou consulta pela internet no seu site profissional ou no site da sua clínica.

Caso precise remarcar, o paciente também faz isso sozinho.

O profissional configura os horários disponíveis na agenda e o paciente marca de acordo com a disponibilidade.

É possível programar horários considerando períodos de férias, feriados e dias de folga.

Algumas ferramentas permitem também que sejam reservados horários individuais ou em grupo, caso seja uma aula, palestra ou grupo de estudos.

Legal né!?

Essa ferramenta pode ser instalada no seu site e você pode divulgá-la pros pacientes.

As vantagens do agendamento online

Uma pesquisa mostrou as 3 principais barreiras que os pacientes encontram na hora de agendar uma consulta.

  • 41,5% dos entrevistados relatou dificuldade em conseguir uma consulta em um momento conveniente
  • 41,8% têm dificuldade em conseguir atendimento com um médico específico
  • 39,5% dos entrevistados não gostam de falar com a recepcionista sobre os seus sintomas na hora de agendar a consulta

Esses 3 problemas principais relatados pelos entrevistados podem ser resolvidos com ferramentas de agendamento online.

Alguns pacientes relatam condutas invasivas das recepcionistas ao perguntar detalhes sobre seu quadro clínico no momento do agendamento.

Um agendamento online garante ao paciente mais privacidade, comodidade e mais uma porção de outras vantagens!

Sua agenda disponível 24h por dia

Essa talvez seja a vantagem mais óbvia do agendamento online.

Neste post eu falei um pouco sobre a necessidade de ter uma presença online através de um site.

Te mostrei também como a combinação site + agenda online pode ser poderosa para os profissionais de saúde.

Ter o combo site + agenda online significa que você está na internet 24h por dia e 7 dias da semana.

Caso o paciente lembre de agendar a consulta a noite, no fim de semana ou no feriado vai ser possível!

O paciente vai acessar o seu site e agendar a consulta. Pronto!

Você não vai mais perder pacientes por causa de telefone ocupado ou horário de funcionamento da clínica.

Mais pacientes pra você!

Você com a credibilidade lá em cima

Já reparou a quantidade de profissionais da saúde sem site?

Uma pesquisa mostrou que mais de 60% dos estabelecimentos de saúde não tem site e que menos de 20% oferecem agendamento de consultas e exames pela internet.

Aproveite esta oportunidade pra se destacar e sair na frente dos concorrentes!

A gente está começando a viver uma época em que ligação virou alternativa emergencial!

Os mais jovens não tem paciência pra ligar. Todo mundo quer resolver tudo pela internet e de preferência pelo celular.

Aproveite esse novo comportamento como um diferencial para os pacientes ao oferecer o agendamento pela internet.

O tempo das pessoas vale ouro

Aqui não estou falando somente do tempo do paciente, mas do seu tempo também!

O agendamento online evita ramais ocupados, filas e musiquinhas de espera.

O tempo médio pra um paciente concluir um agendamento pelo telefone é de 8 minutos.

E as ligações são transferidas 63% das vezes pra outros ramais.

É por isso que as pessoas não tem mais paciência pra ligar rsrsrsrs

O agendamento pela internet também agiliza muito o controle de agenda dos gestores da clínica.

Fica fácil determinar os dias e horários de atendimento e também os dias e horários de ausência para férias e viagens a congressos.

Mas e as pessoas que continuarem ligando pra agendar? Não vai dar conflito?

Já te adianto que não! Mas vou explicar como o agendamento online vai ajudar inclusive pra agendar as pessoas que ligarem pra agendar.

Chega de informações erradas e conflito de horários!

Tem muito erro em agendamento por telefone!

Ao agendar um atendimento ou exame por telefone as chances de se propagarem erros aumentam muito.

A secretária tem que disponibilizar pro paciente as principais informações que podem ser solicitadas:

  • endereço da clínica
  • horário de funcionamento
  • dados da especialidade do médico
  • valor da consulta e forma de pagamento
  • planos de saúde atendidos
  • orientações em relação aos exames que serão realizados

Pelo telefone muitas dessas informações podem ser entendidas de forma errada.

Além disso, o paciente ao agendar um exame ou consulta também precisa fornecer algumas informações.

“Isso! Com D, de dado, E de escola e T de tatu…“

Sobrenomes e outros dados pessoais que precisam ser soletrados e nomes complicados de exames e procedimentos geram muitos erros de preenchimento de formulários.

Sem falar que nada fica registrado. Algumas vezes o paciente até liga de novo pra lembrar de alguma informação.

No caso do agendamento online de consulta, todas as informações da clínica e do médico ficam disponíveis no site para serem consultadas pelos pacientes sempre que preciso.

E todas as informações do paciente são fornecidas por ele mesmo através do preenchimento dos dados pelo site. Não tem aquela história de soletrar sobrenome e os campos obrigatórios certamente serão preenchidos.

Outra vantagem do agendamento pela internet é que os conflitos de horário não acontecem mais.

Muitos profissionais têm mais de uma agenda e isso dá uma baita confusão!

Vários pacientes são agendados no mesmo horário e isso gera atrasos e uma sala de espera cheia.

Situações assim acontecem com certa frequência em consultórios que têm agendas desorganizadas.

Com o agendamento online, a agenda é única e está sempre atualizada considerando inclusive as remarcações. E fica muito claro quais são os horários disponíveis ou não.

É uma solução mais simples e barata que o telefone

O agendamento online gera uma redução de custos de duas maneiras:

  • redução dos custos com as ligações telefônicas
  • redução de custos com equipe de atendimento

Como o sistema de agendamento online pode ser programado pra enviar sms ou e-mail de confirmação, não existe mais a necessidade de fazer ligações para o paciente confirmando o horário.

Isso gera economia de custos e de tempo da equipe de atendimento, eliminando a necessidade de se contratar mais pessoal caso a demanda cresça.

Olha que maravilha!

Aumenta a qualidade do atendimento

Ao oferecer agendamentos online, e divulgar isso para os pacientes e futuros pacientes, o telefone vai tocar menos e a recepcionista vai conseguir focar mais atenção em outras atividades.

Ela vai ter mais atenção e cuidado em receber bem os pacientes que chegam para atendimentos e confirmar os dados cadastrais e do convênio.

Tudo isso com menos interrupção e mais eficiência!

Lembra que eu citei lá em cima que o tempo médio pra fazer um agendamento pelo telefone é de 8 minutos?

Pois é… Isso gera espera.

Você chega no balcão da recepção e escuta aquele só um minutinho da secretária que está no telefone fazendo agendamentos.

Com o agendamento online, o processo de recepção do paciente que chega pra consulta não será interrompido pelo telefone tocando.

Tudo funciona de forma bem mais rápida!

Além disso, como já falei nos tópicos ali em cima, a agenda online previne desorganização de horários. Evitando:

  • que mais de um paciente seja agendado em um mesmo horário
  • salas de espera lotadas
  • faltas de pacientes (já que existe a confirmação de consulta)

Tudo isso aumenta muito a qualidade do atendimento!

Reduz as faltas dos pacientes

Faltas em consultas são muito comuns nos consultórios médicos.

Neste post eu falei de um dado assustador de SC que mostra que:

1 em cada 5 pacientes não aparece na consulta e nem dá notícias.

O paciente faz o agendamento algumas semanas antes e acaba se esquecendo do horário de atendimento.

As faltas geram um custo enorme para os profissionais de saúde porque, além de não atenderem o paciente que está agendado, perdem a oportunidade de agendar outro no lugar.

O horário fica perdido e não é remunerado.

A melhor solução neste caso é reduzir as faltas dos pacientes.

E adivinha só!?

O agendamento online também é um forte aliado nisso!

As ferramentas de agendamento podem ser programadas pra enviar um SMS ou um e-mail para o paciente pedindo a confirmação da consulta.

Isso elimina a necessidade daquela ligação de confirmação.

Afinal, as pessoas muitas vezes não conseguem atender o celular por estarem ocupadas durante o horário comercial.

Um SMS ou e-mail pode ser respondido em um horário mais conveniente pro paciente aumentando muito a taxa de confirmação de consultas e reduzindo assim as faltas.

O agendamento online ajudando outras empresas

Não são somente os profissionais da saúde que se beneficiam com essa ferramenta.

Outros profissionais e pequenas empresas podem usufruir dos mesmos benefícios!

A minha academia de ginástica, por exemplo, usa um sistema de agendamento online.

Eu entro no site deles e agendo a minha aula. Assim eu tenho a certeza de que terá lugar pra mim caso a turma fique cheia.

Pra profissionais autônomos o uso das agendas online pode ser incrível também!

Todos esses profissionais e pequenas empresas podem usar a ferramenta pra agendar horários com seus clientes, alunos ou pacientes:

  • Personal Trainer
  • Academias
  • Salões de beleza e manicure
  • Clínicas de estética e massagistas
  • Estúdios de música
  • Coaches
  • Professores particulares
  • Psicólogos
  • Nutricionistas
  • Consultores

Conclusão - Leve pra casa

Neste post você descobriu todo o poder da ferramenta de agendamento online!

Você viu todas as vantagens que esse recurso te oferece e o potencial que tem pra diminuir seus custos e ainda aumentar seu faturamento, enchendo o consultório.

Além de resolver os problemas de agenda, essa ferramenta gera uma redução de custos, um aumento na qualidade do serviço e a redução das faltas dos pacientes.

Tudo de bom né!?

Agora você já sabe que oferecer esse recurso simples para os pacientes e clientes já te coloca na frente de muitos profissionais!

E aí, quando você vai oferecer essa comodidade?

Quero muito ver você usando o agendamento online pra que sua agenda fique cada dia mais cheia!

Você vai ganhar muitos pacientes e clientes assim!

E vai poder usar o Ordexa pra organizar todos eles! :)

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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