Home Office - Produza 10x mais (e todo o resto que não te contaram)
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Home Office - Produza 10x mais (e todo o resto que não te contaram)

por Carolina Bebik
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Passei anos sonhando com o escritório perfeito.

Imaginava a minha mesa em uma sala envidraçada com uma paisagem do centro da cidade e uma sala de reuniões com um telão e persianas automatizadas.

Eu trabalhava com arquitetura e design de interiores e pra mim era impossível imaginar a minha vida profissional sem um escritório bonitão de capa de revista.

Isso estava incluído no meu pacote de sucesso profissional.

Mas quando eu me formei, eu comecei trabalhando na bancada do meu quarto, na casa dos meus pais.

Era bem diferente do que eu sonhava, hehe.

Eu também trabalhava meio período no escritório de uma arquiteta.

Imagina um escritório lindo! Aquilo lá era o meu sonho de consumo!

O escritório era im-pe-cá-vel.

Só que eu via a arquiteta reclamando o tempo todo que tinha aquele escritório lindo, e caro pra caramba pra manter, mas os clientes não queriam ir até lá porque era difícil de estacionar na rua.

Meu sonho de ter um escritório bonitão foi pouco a pouco diminuindo acompanhando todos aqueles perrengues.

Aprender com o erro dos outros é mais barato né!?

E eu percebi que dava pra trabalhar muito bem sem ter o escritório capa de revista.

Pode ser melhor ainda!

E antes de explicar como, quero te dizer que quando você terminar de ler esse post, vai ser uma das pessoas do Brasil que mais entendem de home office.

Eu fiz uma pesquisa enorme e trouxe aqui muitos dados que vão quebrar preconceitos e fazer você rever prioridades em relação ao seu trabalho.

Vamos lá?

Home office ou trabalho remoto - qual a diferença?

Cada dia que passava eu via que o sonho do escritório bonitão pra receber clientes na verdade nunca combinou muito comigo.

Eu queria sentar em um lugar confortável e ser produtiva no dia a dia.

E depois me apaixonei pela liberdade de trabalhar de onde eu quisesse.

A gente usa o termo “home office” de forma genérica, mas ele é mais restrito, porque fala só do trabalho em casa. Vou falar do termo mais amplo, o “trabalho remoto”.

O trabalho remoto não é necessariamente trabalhar em casa e sim trabalhar em algum lugar que não seja o escritório da empresa.

Você pode trabalhar remotamente da sua casa (nesse caso seria um home office), de uma cafeteria, um espaço coworking ou uma mesa de aeroporto.

Trabalhando na cafeteria

Não importa. O trabalho acontece de onde você quiser.

Trabalho Remoto serve pra todo mundo? Mito?

Vai ter gente romantizando. Mas vamos desmistificar um pouco as coisas aqui.

O trabalho remoto não é pra todo mundo.

Essa história de que qualquer pessoa consegue se adaptar não é verdade.

Vamos dividir em 2 motivos:

O primeiro é que algumas profissões são impossíveis de serem exercidas à distância. Muitas vezes por questões práticas e outras vezes por questões legais.

Alguns Conselhos de Classe proíbem o trabalho remoto, como acontece com os médicos, por exemplo.

Além de existir a impossibilidade prática, já que o médico muitas vezes tem que examinar o paciente, ainda existe a proibição do Conselho.

Então, infelizmente, algumas profissões não vão conseguir se adequar ao trabalho remoto.

Mas quero deixar claro que sei de muitas profissões que eu nunca imaginaria sendo feitas remotamente e que tem profissionais se dando muito bem.

A segunda coisa importante, e é aqui que muita gente romantiza: nem todas as pessoas se adaptam ao trabalho remoto.

E está tudo bem! Isso não é um problema.

O trabalho remoto exige uma boa dose de autogestão e disciplina.

Se uma pessoa precisa da presença física de um líder pro trabalho fluir, essa pessoa só vai encontrar frustração no trabalho remoto.

É por isso que a gente vê tanta gente criticando o modelo de trabalho remoto. É porque ele não serve pra todo mundo mesmo.

Tem gente que brilha no trabalho remoto. Chega a render dezenas de vezes mais!

Mas tem gente que não consegue. Precisa ir pro ambiente de escritório, com mais pessoas, supervisão, etc.

É algo semelhante a cursos online. Já ouviu gente dizendo que só consegue assistir a aulas quando é na presença de um professor? Eu já ouvi muito.

Mas no trabalho remoto, muitos daqueles que poderiam se adaptar, muitas vezes não conseguem porque implementam do jeito errado, e saem por aí falando que não funciona.

Trabalhar remotamente não é igual trabalhar no escritório só que via internet.

Não dá pra pegar o trabalho presencial e fazer alguns ajustezinhos aqui e ali e achar que o trabalho remoto vai funcionar.

É um modelo totalmente diferente.

Para que as coisas saiam do jeito certo, as empresas e os profissionais têm que investir em algumas ferramentas, métodos e softwares que ajudem na implementação do trabalho remoto.

Quando tudo isso se alinha, os benefícios de trabalhar onde você quiser vêm de forma absurda!

Aí sim a gente consegue ver a diferença que esse modelo pode fazer na vida das empresas e dos profissionais.

E uma das coisas que vou te dar neste post, são ferramentas e métodos comprovados pra ajudar nesse processo.

Assim vai ficar fácil testar e aumentar muito sua chance de ter sucesso no trabalho remoto e aproveitar todas as vantagens dele.

As vantagens do trabalho remoto - Você ganha e a empresa ganha

Pra quem se adapta ao modelo, as vantagens são enormes.

Uma pesquisa da Owl Labs, feita com trabalhadores remotos nos EUA, perguntou pras pessoas quais eram as maiores razões pra elas terem decidido trabalhar remotamente.

  • 91% dos entrevistados disse que era um maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal
  • 79% disse que era o aumento da produtividade e do foco
  • 78% relatou que era o nível mais baixo de stress

A pesquisa ainda mostrou que os trabalhadores remotos são 29% mais felizes nos seus trabalhos em relação à quem trabalha presencialmente nos escritórios das empresas.

Home office

Isso tem uma relação direta com esses dados que falam de uma vida mais equilibrada e de uma rotina de trabalho mais produtiva.

48% dos entrevistados disseram que a principal razão de terem escolhido o trabalho remoto era a responsabilidade de cuidar de crianças.

Pra quem tem filhos pequenos em casa, poder trabalhar com liberdade de lugar e às vezes até de horário é o verdadeiro tesouro do trabalho remoto.

Além de tudo isso ainda existe o impacto financeiro.

Custos fixos - mate o aluguel (e cafezinho, limpeza, manutenção, …)

O trabalho remoto custa menos pra empresa e pro profissional também.

Só a ausência do deslocamento já dá uma baita diferença no orçamento.

O profissional não precisa usar o seu carro ou o transporte coletivo pra ir até o trabalho.

Independente de quem paga essa conta, se é a empresa ou o profissional, o fato é que no trabalho remoto ela deixa de existir. O deslocamento pro trabalho some.

Além do risco do trânsito diário.

Inclusive, estudos mostram que qualquer diminuição no tempo de deslocamento para o trabalho já melhora a satisfação com a própria vida. Mas essa já é outra conversa.

O custo com a estrutura física também reduz bastante já que a empresa não precisa mais investir em um escritório.

É por isso que eu disse lá no começo do artigo que o trabalho remoto é um modelo diferente.

Algumas coisas que existem em um trabalho presencial simplesmente não existem no trabalho remoto.

E é um jogo de ganha-ganha.

A empresa e o profissional ganham produtividade, foco, redução de stress e de custos.

Trocando a mesa de sinuca do escritório pelo tempo com a família

Quantas empresas gastam fortunas oferecendo lanchinhos e almoços elaborados pra agradar os seus colaboradores?

No trabalho remoto, esses mimos e incentivos podem acontecer de uma maneira muito mais interessante.

Na empresa do meu marido, que é 100% remota desde a criação, os colaboradores recebem em casa todo mês café ou chá gourmet. Todas as vezes chega um grão de café ou mistura de chá diferente pra experimentar.

E quando a empresa atinge alguma meta a ser comemorada, não é feito um jantar com os colegas de empresa.

A empresa dá o jantar pro colaborador comemorar com quem quiser, a esposa, o marido, filhos, algum familiar ou amigo.

Não é maravilhoso poder comemorar as vitórias do seu trabalho com quem você escolher e no seu restaurante preferido!?

De repente aquela mesa de sinuca no meio do escritório já não parece mais tão atrativa assim. Não é mesmo?

Bom mesmo é poder curtir a vida fora do escritório com as pessoas que importam.

É claro que os espaços de descompressão são importantes dentro das empresas. Inclusive explico isso neste artigo.

Pra quem está trabalhando no escritório, um cantinho de descanso pode ser a salvação da produtividade.

Mas e se você pudesse trabalhar e ser produtivo de dentro da sua casa, pertinho da sua família?

Fazendo o Home office dar certo - Dicas práticas e comprovadas

Mesmo que muitas pessoas trabalhem remotamente em espaços coworking e cafeterias, a grande maioria vai trabalhar em casa.

E trabalhar no Home Office tem alguns desafios.

Pra nossa sorte esses desafios podem ser contornados com algumas dicas, técnicas e ferramentas.

Home office

Crie uma rotina e avise as pessoas

Aqui entra a autogestão.

Pra trabalhar em casa você precisa gerenciar a sua agenda profissional e a relação com as pessoas que moram com você.

E aí vem a importância da rotina.

Se você não cria uma rotina, nem você, nem as pessoas que moram com você vão entender como funciona o seu dia de trabalho e isso vai te trazer muitas interrupções e distrações.

A rotina de quem trabalha em casa tem que ser compartilhada com as outras pessoas que moram naquele espaço.

Converse com a família e faça acordos.

Explique pras crianças, marido, esposa como vai funcionar a sua rotina de trabalho.

Deixe claro que é o seu trabalho. Que é algo sério e que tem que ser respeitado.

Combine horários sem interrupção. Você vai precisar desses momentos pra produzir.

É justamente esse um dos pontos que faz com que o home office seja mais produtivo:

É poder se livrar das interrupções do escritório pra trabalhar em um ambiente mais controlado.

Você consegue evitar que alguém venha dar aquele toquinho no ombro, perguntando alguma coisa que poderia ser por email, ou busca no Google. Hehehe

Pra ser produtivo no escritório, tem que rebolar

No livro Remote: Office Not Required (este é o link do livro em português), os autores iniciam o primeiro capítulo dizendo que o verdadeiro trabalho não acontece no trabalho.

As pessoas quando querem ser produtivas dão um jeito de fugir da rotina normal do escritório.

Já reparou que elas buscam lugares ou horários alternativos?

Chegam no escritório mais cedo, antes do tumulto começar, ou ficam até mais tarde, quando as coisas se acalmam, ou até vão pro escritório no fim de semana, na busca por um ambiente silencioso e sem interrupções.

A grande vantagem de trabalhar em casa é poder ficar a sós com os seus pensamento.

Em casa, as interrupções estão no seu controle.

Os autores do livro chamam elas de interrupções passivas, porque você pode ajustar o seu espaço pra evitar as interrupções.

Dentro do escritório é quase impossível controlar o que acontece no ambiente, os telefones tocando sem parar, as conversas, as pessoas te chamando o tempo todo, e é por isso que quando as pessoas querem ser verdadeiramente produtivas elas fogem do escritório.

Tire o pijama

Eu sei que te venderam a ideia de que dá pra fazer home office de pijama e na cama, mas isso não vai funcionar.

O problema está na mistureba de contextos.

No livro do James Clear Hábitos Atômicos, tem um capítulo em que ele fala o seguinte: a motivação é superestimada e na verdade o ambiente é mais relevante para definir os nossos hábitos.

Os nossos hábitos mudam de acordo com o ambiente em que a gente está.

É por isso que algumas pessoas bebem em bares com amigos, mas não abrem uma latinha de cerveja quando estão sozinhas em casa.

É porque o ambiente está ligado aos nossos hábitos.

Essa frase do livro ficou gravada na minha cabeça:

“O ambiente é a mão invisível que molda o comportamento humano”.

Cada local que a gente frequenta cria uma conexão com algum hábito ou rotina.

A gente precisa parar de ver os ambientes como um conjunto de objetos e precisamos começar a prestar a atenção no relacionamento que a gente tem com esses objetos.

E é esse o problema de trabalhar de pijama na cama.

Os contextos se misturam e os hábitos também. Você mistura o hábito de descansar, na cama de pijama, com o de trabalhar.

E sabe o que acontece quando a gente mistura as coisas?

O hábito mais fácil e prazeroso geralmente vence.

Pouco a pouco você vai sentindo aquela preguicinha e quando vê, a cama e o pijama se transformaram no vilão da sua produtividade e você nem sabe bem o porquê.

Então é essencial preparar o seu ambiente pro trabalho e pra produtividade.

Modifique o seu espaço

Não seja uma vítima do seu próprio ambiente.

Umas das maravilhas do home office é poder personalizar completamente o seu espaço.

No escritório da empresa não dá pra fazer isso.

Gif Home office

Modifique o seu home office pra aumentar os estímulos positivos e reduzir os negativos.

Não está sendo produtivo na mesa de jantar da sala?

Mude de ambiente!

No livro do James Clear, o autor também mostra que é mais fácil mudar os nossos hábitos em um ambiente novo porque, quando você sai do espaço, você deixa as tendências comportamentais pra trás.

Você barra os estímulos ambientais e consegue criar novos hábitos em um novo ambiente.

Se você mora em um espaço pequeno, como um apartamento studio, por exemplo, e não for possível mudar de ambiente, divida o seu espaço em zonas de atividade:

  • o sofá para relaxar e ver TV,
  • a cama pra dormir,
  • a bancada da cozinha pra fazer refeições,
  • a mesa pra trabalhar.

Tem uma outra frase do livro que é muito marcante também:

“Todo hábito deveria ter um lar”.

Crie um lar pro hábito de trabalhar em casa.

Se não for possível ter um cômodo só pro seu home office, tenha pelo menos uma mesa só pra isso.

Dica valiosa - Perto da janela e longe da parede

Home office perto da janela

A luz natural tem um impacto absurdo na concentração e produtividade. Falo bastante sobre isso neste post.

Quem trabalha exposto à luz do dia:

  • Tem um sono mais longo e de melhor qualidade
  • É mais ativo fisicamente
  • Tem maior qualidade de vida em comparação com quem é menos expostos à luz natural

Por isso que no seu home office a sua mesa tem que ficar pertinho da janela. Evite lugares escuros e iluminação artificial.

Uma outra dica muito valiosa é também deixar a sua mesa de trabalho um pouco mais solta no ambiente.

A principal coisa a se evitar é ter uma parede logo atrás da tela do seu computador.

É importante manter uma distância mínima de pelo menos 2m, pra evitar a sensação de confinamento que isso traz. Isso é algo que diminui a produtividade de muitas pessoas e elas nem percebem.

Então evite deixar a sua mesa colada em uma parede.

Nos momentos de cansaço é muito ruim ficar olhando pra parede. Isso vai dar uma sensação de clausura e você vai sentir necessidade de levantar o tempo todo.

Quando a mesa está mais solta no ambiente, o seu campo visual fica mais amplo e você sente menos a sensação de clausura.

Se puder trabalhar de frente pra uma janela é melhor ainda!

Você ganha a vista e claridade!

Ah, só não esqueça de colocar uma persiana ou cortina. É bem importante controlar a luz também pra evitar reflexos no monitor.

Mesa e cadeira - Ferramentas de trabalho!

Cuidado com as suas costas e o seu pescoço.

Ergonomia parece só um termo bonitinho pra dizer aos ventos. Mas vou mostrar que faz a diferença.

Algumas dicas de ergonomia vão ser muito úteis pra te ajudar a escolher a mesa e a cadeira pro seu espaço de home office.

Aqui neste post falo sobre ergonomia no escritório de uma forma prática.

E neste outro post tem um guia super detalhado pra acertar em cheio na escolha da cadeira. Tem tudo o que você precisa pra achar a cadeira ideal pra você.

Ah, e nesse post do Instagram tem algumas dicas pra escolher a cadeira também.

Quando a gente pensa em ergonomia, logo pensa na mesa e na cadeira e com esses posts você já vai ter informações pra escolher tudo da forma correta.

A gente passa 8h por dia, ou até mais, sentados na cadeira. Ela tem que ser boa.

Mas é bastante comum em home office a gente esquecer de alguns outros detalhes.

Vamos ver esses detalhes agora.

Ajustando o seu computador

Se você usa um laptop pra trabalhar, use um suporte pra elevar a altura da tela e use também um teclado e um mouse externo.

Na prática você vai usar o seu laptop como se fosse o monitor.

Suporte pra laptop

Isso te garante mais conforto pra cervical.

Esses dias eu tive uma lesão na cervical e precisei de algumas semanas de fisio pra me recuperar.

Fiquei um mês sentindo dor no pescoço todo dia. Não recomendo pra ninguém. Hehe

Se você eleva o seu monitor até a altura dos seus olhos, você protege o seu pescoço.

Use duas telas - Multiplique sua produtividade

Essa dica vale ouro!

Já trabalho com duas telas faz algum tempo e quando eu uso o laptop eu sinto que falta alguma coisa.

Esse é o meu cantinho de trabalho:

Ordexa -Home office da Carol

Uso 2 monitores e eles ainda ficam elevados. É muito confortável!

Uma pesquisa mostrou que o uso de 2 monitores melhora a produtividade em 28%.

O tempo de realização de tarefas reduz com o uso de 2 monitores.

Quando a gente usa uma única tela temos que ficar abrindo e fechando abas pra verificar informações. Com as duas telas, a visualização das informações aumenta muito.

Se você já tem o hábito de usar um laptop, inclua também um monitor como segunda tela. Você vai ganhar muito com isso!

Duas telas

Se imagine trabalhando com uma planilha aberta numa tela e passando as informações pra um e-mail, por exemplo. Muito mais eficiente com duas telas!

Mas se você não tem 2 telas ainda. Olha essa dica:

Aperte a tecla do windows no seu teclado e direcional pro lado ao mesmo tempo. Voilà!

Você consegue dividir sua tela em 2 e usar 2 programas ao mesmo tempo até que chegue seu monitor novo.

Dividir a tela

Olha que molezinha que fica:

Ordexa - tela dividida

Obs: Esse atalho funciona pra windows e linux, mas pra mac tem o comando também ;)

Use fone - Passe um recado!

Mesmo no home office, às vezes queremos nos fechar no nosso mundinho e barrar todas as distrações.

Use fone pra isso.

Fone de ouvido

Tem vários modelos e você pode escolher aquele que é mais confortável pra você.

Se escutar música te ajuda a entrar em um nível alto de concentração, use isso à seu favor.

Coloca a sua playlist aí e seja feliz.

O legal de trabalhar ouvindo música é que a gente ocupa o nosso canal auditivo com um estímulo, então fica mais difícil nos distrairmos com outros sons.

Mas se a música te atrapalha você pode usar o fone só como um abafador de ruído.

Aqui no escritório o fone é um ótimo aviso pra mostrar que estamos concentrados.

Se a pessoa está de fone, temos que evitar ao máximo interromper.

Funciona muito bem aqui no meu escritório com meu marido.

Organize as suas tarefas

Organizar o ambiente já vai te colocar muitos passos à frente, mas agora tá na hora de começar a organizar as tarefas.

No nosso dia de trabalho muitas tarefas têm que ser feitas.

Algumas já estavam programadas e outras vão surgir sem que você queira.

É normal.

A rotina de trabalho é assim pra quem trabalha home office também.

O segredo está em listar as tarefas e depois priorizar.

Liste tudo o que precisa ser feito, desde as tarefas mais simples até as mais complexas.

Agora organize por urgência e prioridade.

Use este Planner pra te ajudar nisso. Com o planner vai ficar muito mais fácil.

Priorização de tarefas - o segredo pra dar conta do que importa

Analise todas as tarefas da sua lista e escreva ao lado delas se elas são urgentes ou não e se são importantes ou não.

Vou te dar um exemplo aqui.

Um dia eu abri a geladeira e ela tava tão vazia que fazia eco lá dentro hehehe.

Eu sabia que fazer compras era urgente, mas não era tão importante assim, já que eu poderia me virar pedindo uma pizza.

Como era urgente e não era importante eu não fiz. Eu deleguei.

Fiz compras online e mandei entregar.

Classificar as suas tarefas é isso! É analisar friamente se elas são realmente importantes e urgentes e decidir o que fazer com elas.

A gente acha que tudo o que é importante é urgente e vice e versa, mas não é bem assim que funciona.

Pra classificar as suas tarefas você vai usar a matriz de Eisenhower.

A matriz se divide em 4 quadrantes:

matriz de Eisenhower

Tudo o que for importante e urgente, faça agora. Essas tarefas geram stress e precisam ser resolvidas o quanto antes.

Se a tarefa for importante e não urgente, agende a tarefa. Essas são as tarefas que trazem mais resultado. Foque bastante nelas!

As tarefas não importantes e urgentes, apesar de serem urgentes, podem ser delegadas.

E por fim, todas as tarefas não importantes e não urgentes podem ser ignoradas. Às vezes não fazer é a melhor opção.

São tarefas inúteis que podem ser deixadas de lado. Risque da sua lista sem dó.

Você vai se surpreender com a quantidade de tarefas que você não precisa fazer.

E mais surpresa ainda vai ser perceber como rende mais focar no que importa. ;)

Organizando as suas tarefas essenciais

Agora que você priorizou as tarefas, você já pode fazer uma segunda lista de tarefas levando em conta essa priorização.

Importantes e urgentes no topo da lista, logo em seguida as não importantes e urgentes e as importantes e não urgentes logo abaixo.

Use a lista de tarefas online do Ordexa pra te ajudar a organizar o dia e ir marcando as tarefas feitas e use o Planner pra te ajudar a priorizar.

Uma outra ferramenta fantástica pra organizar as tarefas é o Trello.

É uma ferramenta online, grátis e muito fácil de mexer. Funciona de forma bem visual com quadros, listas e cartões.

Tela do Trello

E o mais legal é que é uma ferramenta colaborativa. Você pode usar sozinho, mas também pode compartilhar com outras pessoas da sua equipe.

Além disso, o Trello tem integração com vários serviços: Google Drive, Google Hangouts, Slack, MailChimp e por aí vai…

É uma lista grande de integrações.

Tarefas - Como realizar sem matar a produtividade

Agora que a lista de tarefas está feita por prioridade é hora de botar a mão na massa.

Um jeito bem eficiente de organizar o seu dia é por blocos de tempo.

Eu gosto muito de usar blocos de 30 minutos.

Eu programo as tarefas do dia a cada 30 minutos e com base nisso eu faço uma estimativa de quantos blocos de tempo de 30 minutos vou precisar pra executar cada tarefa.

Você pode personalizar o bloco de tempo de acordo com o que achar melhor e consegue focar em uma única tarefa por vez.

Use este timer online pra te ajudar a controlar os blocos de tempo.

O mais importante aqui é entender que ser multitarefa te afasta da produtividade.

Quando a gente faz várias coisas ao mesmo tempo nós ficamos mudando de uma coisa pra outra rapidamente, gerando muita interrupção e perdendo muito tempo.

Nossa produtividade cai até 40% quando fazemos isso.

Faça uma coisa de cada vez.

Os blocos de tempo ajudam muito nisso.

Você foca em uma única coisa a cada bloco.

Uma técnica muito legal de bloco de tempo é o Método Pomodoro.

Aqui tem um Guia prático completo com todos os detalhes deste método.

Não erre na comunicação

Uma das pedras no sapato do Home office é a comunicação.

Reunião online

Como as empresas não têm a cultura do trabalho remoto, acabam adaptando a comunicação presencial pra comunicação remota sem fazer nenhum ajuste.

Isso gera uma série de problemas…

Se você faz reuniões todos os dias no escritório, não tente simular essas reuniões por vídeo.

No trabalho remoto você tem a chance de eliminar essas reuniões. Essa é a mágica!

É possível encontrar outras formas de espalhar a informação.

Dá pra escrever, por exemplo, e deixar que as pessoas da equipe leiam e absorvam a informação quando puderem.

Essa é a base da comunicação assíncrona.

E essa comunicação assíncrona elimina muitas reuniões e torna a equipe mais eficiente!

E a comunicação assíncrona é a comunicação do trabalho remoto.

Comunicação assíncrona - a comunicação do Home Office

A comunicação síncrona é aquela que acontece em tempo real.

Quando você está fazendo uma reunião, assistindo uma palestra ao vivo ou fazendo uma ligação.

A informação é transmitida e também é absorvida no mesmo momento. O emissor da mensagem e o receptor da mensagem estão no mesmo tempo.

Na comunicação assíncrona não funciona assim.

Existe uma relação de tempo diferente entre o emissor e o receptor da mensagem.

Um exemplo de comunicação assíncrona que todos nós usamos é o e-mail.

Você pode escrever um e-mail hoje que só será lido amanhã, por exemplo. O leitor vai ler quando puder e no momento que puder dedicar a atenção ao e-mail.

E é essa a forma correta de se comunicar no trabalho remoto, porque essa comunicação protege o que é mais valioso: o tempo e a atenção das pessoas.

Vamos imaginar uma situação aqui.

Pense em um horário do seu dia em que a sua produtividade seja máxima. Aquele horário que você esquece do mundo e se concentra completamente.

Agora imagine que exatamente nesse horário você precise interromper todo o seu fluxo de trabalho e pensamento pra participar de uma reunião.

Isso mata a produtividade, não é?

Tem coisa mais desagradável do que ter que sacrificar o nosso horário nobre de produtividade pra participar de uma reunião?

Seria muito mais interessante se você pudesse continuar a sua tarefa sem interrupção.

E é isso que a comunicação assíncrona proporciona.

É claro que no trabalho remoto algumas reuniões vão acontecer, mas elas podem ser menos frequentes.

A comunicação pode ser aprimorada a ponto de eliminar muita reunião desnecessária.

E existem vários aplicativos e softwares pra te ajudar nessa tarefa de aprimorar a comunicação assíncrona.

Alguns vão dizer:

  • Ah, mas não tem como aprofundar suficientemente a comunicação de forma assíncrona.
  • Se for assunto sério tem que ser por reunião ou call - todo mundo atento ali.

Mentira e mentira!

Dá pra discutir temas super complexos e sérios de forma assíncrona e vou te mostrar como você pode ficar fera nisso.

Slack - o comunicador interno feito pro trabalho remoto

Esqueça o whatsapp como comunicador interno da empresa.

Existe uma ferramenta feita especialmente pra ser usada com equipes e essa ferramenta é o Slack.

Tela do Slack

Se você quer ter sucesso no trabalho remoto você precisa usar as ferramentas certas pra isso.

A comunicação pelo whatsapp através de conversas privadas ou de grupos é pouco eficiente.

É muito fácil perder as informações e o app não tem integrações com outros serviços.

O Slack tem o conceito de threads, que permite você discutir vários assuntos com a mesma pessoa ao mesmo tempo e sem se perder. O que é impossível no whatsapp.

Além de você não receber meme ou piada pra te distrair enquanto está discutindo coisa séria de trabalho, né? hahaha

Use o whatsapp for business somente se você quiser se comunicar com o seu cliente, mas pra se comunicar com a equipe use o Slack.

O Slack é um comunicador interno poderoso.

Ele permite o envio de mensagens de texto, áudio e vídeo e pode ser integrado com o Google Drive, Google Calendar, Dropbox e Trello.

No Slack você pode criar os diversos canais da sua empresa e incluir os participantes de cada canal.

É possível criar, por exemplo, o canal do financeiro, do atendimento, do suporte, etc.

Além disso, é possível enviar mensagens privadas pra cada membro da equipe.

Quando o app está integrado com o google Calendar, ele avisa horários de reuniões.

Existe até um robozinho dentro do app que dá parabéns para os aniversariantes do dia.

É uma ferramenta online muito útil e o plano básico é grátis.

Uma boa mensagem no Slack pode substituir um e-mail ou uma ligação facilmente.

Google Docs - o poder dos documentos compartilhados

Lembra que falei lá em cima que ao invés de fazer uma reunião por vídeo a comunicação poderia ser por escrito?

Uma ótima ferramenta pra fazer isso é o Google Docs.

Dentro do Google Drive é possível criar pastas e documentos compartilháveis e colaborativos.

Você pode escolher quais membros da equipe vão ter acesso à pastas e docs e pode permitir que os docs sejam somente visualizados ou editados.

Isso é extremamente útil quando você precisa discutir uma ideia!

Imagine que ao invés de uma reunião com vários membros da equipe você crie um doc onde todos participam com comentários e informações.

A discussão fica muito mais rica já que as pessoas ganham tempo pra pensar em soluções.

E o mais incrível: já fica tudo registrado!

Não precisa fazer ata de reunião.

O doc já registra tudo o que está sendo discutido, inclusive com a possibilidade de acessar o histórico de versões.

Aqui neste vídeo mostro como usar o Google Docs de uma forma muito eficiente.

Vídeos mostrando você e a sua tela - elimine reuniões e e-mails longos

Sabe quando você precisa apresentar algo pro seu colega de trabalho?

Você precisa que essa pessoa visualize o que você fez enquanto você explica.

Essa seria uma das situações em que você agendaria uma conversa pessoalmente ou por vídeo, não é mesmo?

Mas ao invés de interromper o colega pra mostrar alguma coisa, por que não gravar isso e deixar pro melhor momento para ele dedicar a atenção ao tema?

Existe uma ferramenta chamada Loom pra fazer exatamente isso!

Com essa ferramenta você consegue mostrar a sua tela ao mesmo tempo que você aparece explicando.

Tela do Loom

Olha o poder disso!

Você pode gravar apresentações profissionais, palestras, cursos e treinamentos.

E o melhor de tudo, a outra pessoa assiste quando puder podendo pausar, voltar ou adiantar.

É a comunicação assíncrona usada na apresentação de ideias.

Às vezes um vídeo explicativo é muito mais assertivo que um email longo, por exemplo.

O Loom é excelente pra esses casos!

Dica quente: Instale ele como complemento do google chrome e grave sua tela sempre que pensar em passar um recado pessoalmente pra alguém da equipe. ;)

Organize os seus clientes na nuvem

Use sempre softwares online. Sempre!

Eles te permitem organizar as suas informações e acessá-las de qualquer dispositivo. Você só precisa de acesso à internet.

Esqueça de vez os programas instalados no computador. Eles são obsoletos e precisam ser atualizados.

Os programas na nuvem são atualizados automaticamente sem que você precise se preocupar com segurança.

O Ordexa funciona exatamente assim.

Você pode organizar e gerenciar todos os seus clientes e a sua equipe também pode ter acesso a tudo isso com um login e senha.

Simples assim! Não precisa instalar nada no computador.

As informações dos seus clientes ficam todas concentradas em um único lugar.

Tela do Ordexa

Você pode manter os dados pessoais dos clientes atualizados e também pode lançar anotações sobre esse cliente.

Assim você tem o controle de tudo o que é feito e poupa horas valiosas do seu tempo.

Aqui neste post você consegue ver melhor como o Ordexa funciona.

Conclusão - Leve pra casa

De todas as escolhas profissionais que já fiz, trabalhar remotamente foi a mais valiosa.

Boa parte da minha realização profissional e pessoal se deve a essa escolha.

Poder trabalhar de onde você quiser é se libertar da ideia de que trabalho tem relação com quantidade de horas trabalhadas.

Conheço pessoas que trabalham várias horas, mas produzem muito pouco.

É o famoso tempo “bunda na cadeira”, que geralmente não se traduz em resultado.

Ou porque trabalham em ambientes desagradáveis e cheios de ruídos e interrupções, ou porque sentem que estão vendo a vida passar da janela do escritório.

É possível trabalhar com muita qualidade em um lugar que esteja sob o seu controle.

O trabalho remoto te permite isso!

Neste artigo, Jason Fried, autor do livro Remote e CEO do Basecamp uma empresa 100% remota, diz que trabalhar remotamente é uma habilidade.

Ser capaz de fazer um mesmo trabalho de uma forma diferente é uma habilidade.

E quando somos capazes de tomar dois caminhos ao invés de somente um, nós criamos resiliência e a resiliência é um super poder!

Ter a habilidade de se adaptar é valioso.

Trabalhar remotamente é a oportunidade das empresas se tornarem mais resilientes.

É provar que mesmo sem um escritório, reuniões intermináveis e encontros presenciais é possível fazer o que deve ser feito.

É provar que você pode ter uma vida produtiva, lucrativa e calma (parece até que não combina né?).

Mas é uma vida boa sem ter que ficar com aquela postura de correria do dia a dia no escritório.

Se o trabalho remoto for implementado da forma certa e com as ferramentas certas, ele pode ser muito mais eficiente e gratificante do que o trabalho presencial.

Fazendo errado não dá certo mesmo. E daí você vai ver uma legião de pessoas dizendo que não funciona.

Mas agora você já sabe como fazer.

--

E aí, se inspirou pra trabalhar remotamente depois deste artigo?

Me conta aqui nos comentários se você já teve alguma experiência trabalhando em home office ou se você sonha em ter.

Vou adorar conversar com você sobre isso :)

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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