Sabe quando você tem uma lista de tarefas pra cumprir e na hora que você senta pra fazer sua mente começar a divagar?

De repente qualquer coisa parece mais interessante.

No celular tem aquela mensagem não respondida, você lembra daquele e-mail que precisa escrever, lembra que é dia de fazer compras no mercado e que você também precisa ligar pra tia que tá fazendo aniversário…

O dia termina e você foi lembrando de várias micro tarefas, mas não conseguiu nem começar a tarefa importante que precisava ser feita desde o início da sua rotina.

Essa sensação de não ter cumprido o combinado com nós mesmos é uma merda, eu sei bem.

Isso acontece por falta de foco e por uma quantidade absurda de estímulos que a gente recebe todo santo dia.

Calma que tudo isso tem solução!

Hoje você vai resolver de vez esse problema de falta de foco com uma ferramenta simples e muito fácil de usar!

Nós não somos os únicos a sofrer com esse problema.

Lá nos anos 80, um cara também passou exatamente por isso e acabou criando uma técnica muito boa pra aumentar o poder de focar e realizar tarefas.

Francesco Cirillo é um italiano que enfrentou esse mesmo problema de falta de concentração e foco.

Ele tentava estudar pra faculdade, mas simplesmente não conseguia.

Ele conta no livro dele que se sentia desanimado, desmotivado e confuso.

Um dia ele fez uma aposta com ele mesmo, será que conseguiria ficar só 10 minutos estudando de verdade e sem interrupções?

Ele usou um timer de cozinha em forma de tomate pra marcar o tempo (daí que vem o nome da técnica Pomodoro).

Só que deu tudo errado e ele perdeu a aposta num primeiro momento!

Foi depois de aperfeiçoar a técnica que ele começou a ver o real benefício do que ele estava criando.

E foi assim que surgiu a Técnica Pomodoro!

Um método conhecido no mundo todo capaz de:

• Aumentar a produtividade
• Aumentar o foco
• Eliminar as distrações e a procrastinação
• Aumentar a sua realização
• E muito mais…

O que eu ganho com a técnica Pomodoro?

O Técnica Pomodoro é extremamente simples e muito fácil de usar!

Essa técnica é um método de gerenciamento de tempo que trabalha com a ideia de blocos de tempo de dedicação exclusivas a uma tarefa intercalados com pausas.

Com essa técnica, você consegue:

• Produzir muito mais em um tempo menor!
• Aliviar a ansiedade
• Aumentar o foco e a concentração porque reduz as interrupções
• Aumentar a motivação e mantê-la constante
• Reforçar a determinação para atingir seus objetivos
• Melhorar seu processo de trabalho ou estudo
• Eliminar a procrastinação

Esses benefícios surgem porque a técnica mostra uma forma diferente de ver o tempo e isso alivia a ansiedade.

Isso dá um aumento de produtividade enorme.

A gente alcança uma clareza maior de pensamento, maior consciência e mais atenção, ao mesmo tempo que facilita a aprendizagem porque faz um uso melhor da nossa mente.

E como a técnica é simples, é mais fácil manter a continuidade e concentração dos esforços nas atividades.

A técnica original trabalha com blocos de tempo de 30 minutos. São 25 minutos de trabalho focado e 5 minutos de pausa.

Pouquíssimas coisas são urgentes o suficiente que não possam esperar 25 minutos!

A mágica dessa técnica é que pra criar foco nós precisamos de prazo e o Pomodoro ajuda nisso!

Como aplicar a técnica - o passo a passo

1. Tudo começa com uma listinha de tarefas

Faça uma lista com todas as atividades que você precisa fazer no dia. Coloque nessa lista tudo o que você lembrar.

Desde as tarefas mais complexas até as tarefas mais simples.

A lista de tarefas Ordexa é muito boa pra isso! É online, grátis e é moleza de mexer.

2. Priorize as suas tarefas na lista de “Fazer Hoje”

Você vai perceber que na sua listinha de tarefas tem algumas tarefas que não são tão importantes assim.

Organize as tarefas por ordem de importância e urgência e deixe essas tarefas menos importantes lá no final.

Pode ser que elas nem precisem ser feitas naquele dia, então definitivamente não são prioridades.

Use este Planner pra fazer o seu planejamento. Vai ficar muito mais fácil se organizar com essa ajuda :)

3. Faça uma estimativa (mesmo que ruim) pra cada tarefa

Quando você tem a lista de tarefas organizada por prioridade, você consegue estimar quanto tempo você acha que vai precisar pra cada tarefa.

Você vai perceber no começo que as estimativas vão ser bem erradas hehehe.

Não tem problema! Estime mesmo assim!

Você vai usando a técnica e vai ganhando uma ideia mais precisa de quanto tempo precisa pra cada tipo de tarefa.

Suas estimativas vão melhorar muito!

E adivinha só?

Quando a gente estima melhor o nosso tempo a gente consegue planejar melhor o nosso trabalho.

Então insista na estimativa!

Estime, use a técnica e depois compare o tempo estimado com o tempo que você realmente usou.

Você vai ver que com o passar do tempo, vai começar a estimar seu tempo em “pomodoros”.

Ah, esse documento em 3 pomodoros eu faço!

4. Pulo do Gato! Lista de tarefas inesperadas - Inventário de atividades

É aqui que muita gente se perde. Esse item deixa a técnica Pomodoro ainda melhor!

É normal que durante o dia coisas inesperadas apareçam.

Mas se todas as vezes que uma coisa inesperada aparecer,você interromper o que está fazendo, a sua concentração vai pro buraco!

É super importante que ao lado da listinha de coisas pra fazer hoje você monte uma listinha de tarefas inesperadas. Essa listinha será o seu Inventário de Tarefas.

Assim, quando você lembrar de alguma coisa ou alguém te passar uma nova tarefa você simplesmente anota essa tarefa no seu inventário e toca o barco com a atividade que você já estava fazendo.

5. Tudo pronto! Comece a usar a técnica Pomodoro

Até agora você se preparou pra iniciar a técnica.

Você organizou suas tarefas por prioridade, estimou o tempo pra cada uma delas e também deixou uma listinha de tarefas inesperadas pronta pra ser preenchida (e acredite… ela vai ser preenchida hehehe).

Hora de começar a usar os blocos de tempo.

Comece pela tarefa mais importante da sua lista.

Use este timer pra te ajudar. Ele também é online e bem simples de usar!

Começando o seu primeiro Pomodoro

Mate todas as notificações!

Ajuste o seu cronômetro em 25 minutos, feche todas as abas do navegador que não vão ser necessárias, deixe o celular no silencioso, avise os seus colegas de trabalho que você não pode ser interrompido por um tempo e…

Manda ver!!!

Fácil né!?

Eu sei que não é! No começo não vai ser tão fácil assim, mas o importante é começar!

Durante esses 25 minutos a sua mente vai voar pra outros lugares… Já vamos ver o que fazer quando isso acontece.

Terminou os 25 minutos?

Pare! Mesmo que você esteja no meio da tarefa.

Faça a pausa de 5 minutos antes de retomar.

Fez a pausa?

Comece o segundo bloco de tempo de 25 minutos.

Repita 4 blocos de tempo de 25 minutos intercalados com pausas de 5 minutos e ao terminar os 4 Pomodoros faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

Se a tarefa for bem simples e você usar só 5 minutinhos do Pomodoro pra fazer, considere este Pomodoro nulo.

Agora, se você concluir a tarefa em 20 minutos por exemplo, aproveite os 5 minutos finais pra revisar.

Termine os 25 minutos completos.

O Pomodoro é indivisível.

Ele não pode ser fragmentado ou interrompido. Ou ele é usado por inteiro ou ele é considerado nulo, ok?

As malditas interrupções

Multitarefas é lenda! Já comentei isso neste post.

Trabalhar com foco em uma única coisa é a melhor forma de trabalhar.

Mas quando a gente precisa de dedicação exclusiva em uma única tarefa, é normal o nosso cérebro ficar divagando e procurando atividades mais prazerosas.

Tem vezes que até cortar as unhas fica mais interessante que fazer o que precisamos fazer.

Nesse caso, essas perdas de raciocínio acontecem por causa das interrupções internas.

Existem dois tipos de interrupção:

• As internas
• As externas

As interrupções internas - o seu cérebro te sabotando

As interrupções internas acontecem quando nossa mente começa a nos sabotar e geralmente estão associadas ao medo de não conseguir cumprir a tarefa.

Essas interrupções são super comuns quando estamos no meio do Pomodoro.

Meu marido tá aqui do lado comendo uma coisa boa e o cheiro tá maravilhoso. Acabei de interromper minha linha de raciocínio pensando o que eu vou jantar hoje hehehe.

E logo depois eu pensei que a geladeira está vazia e que eu preciso fazer compras.

Mas esses pensamentos não atrapalharam o meu Pomodoro (estou escrevendo todo este post de Pomodoro usando a técnica Pomodoro 😱😱😱).

Ao invés de me perder nesses pensamentos eu deixei eles virem e deixei eles passarem fazendo duas coisas:

1. Fiz uma marcação no meu caderno aqui ao lado indicando que eu sofri interrupção interna e
2. Anotei essa tarefa da interrupção na minha lista de tarefas inesperadas, o meu inventário de tarefas.

Lembra que eu comentei que essa lista seria preenchida!?

Olha os itens surgindo aí!

Nesse caso eu escrevi lá na listinha “fazer compras no mercado”.

Aceite o fato de que a nossa mente divaga e que isso não pode ser negligenciado.

Olhe pra esses pensamentos com objetividade e lide com essas interrupções em segundos.

O Cirillo diz que pra gente conseguir se libertar dessas interrupções internas temos que atuar em duas frentes diferentes:

1. Temos que fazer as interrupções serem claramente visíveis. Ele recomenda que todas as vezes que a gente sente uma interrupção interna chegando devemos fazer a marcação de um apóstrofo (‘) na folha onde estamos fazendo o controle dos Pomodoros.

   Logo depois de marcar a interrupção com o apóstrofo devemos escrever a atividade que veio a nossa cabeça no Inventário de tarefas.

2. Depois de lidar com a interrupção devemos voltar pra nossa tarefa atual e intensificar a determinação de finalizar o Pomodoro.

Lembre que o Pomodoro uma vez que é iniciado deve ser finalizado. Devemos lidar com a interrupção em segundos, mas continuar o Pomodoro até o fim.

Depois que você finaliza o Pomodoro, aproveite o intervalo pra ler o seu inventário de tarefas.

Analise se aquelas tarefas que vieram à sua mente durante o Pomodoro são urgentes ou não.

Essas tarefas precisam ir pra lista do “fazer hoje” ou podem ficar ali no inventário de tarefas até você decidir o que fazer com elas?

No meu caso o “fazer compras no mercado” não era nada urgente. Eu poderia fazer no dia seguinte tranquilamente então eu deixei lá no Inventário.

Caso a sua tarefa seja urgente, você vai precisar encaixar essa tarefa lá na sua lista de “fazer hoje” de acordo com a prioridade.

As interrupções externas - quando outro te interrompe

As interrupções externas acontecem quando somos interrompidos por outros.

A principal diferença entre interrupções internas e externas é que, com as externas nós precisamos interagir com outras pessoas, precisamos nos comunicar.

Com as interrupções internas a gente é capaz de lidar dentro da nossa própria cabeça e retomar o Pomodoro, mas quando estamos falando de interrupções externas, nosso papel é de proteger o Pomodoro que está rolando.

Vamos lembrar que no nosso dia a dia raramente temos emergências que precisam ser tratadas de imediato.

Em geral, quase tudo pode esperar o fim de um Pomodoro de 25 minutos. Essa é uma grande vantagem desse método.

Assim como acontece na interrupção interna, caso você seja interrompido por alguém, faça essas interrupções claramente visíveis com uma marcação e aja rápido pra retomar o seu Pomodoro.

Defendendo e Anotando

Cirillo recomenda que todas as vezes que sofremos uma interrupção externa como uma ligação, um aviso de que chegou e-mail ou até mesmo alguém falando alguma coisa, nós devemos fazer uma marcação de traço (-).

Logo em seguida precisamos agir rapidamente.

Caso alguém venha te falar alguma coisa explique que você está ocupado naquele momento e então diga pra pessoa que você vai falar com ela dentro de 25 minutos, ou em algumas horas, ou amanhã, já que nem tudo é urgente mesmo.

O método Pomodoro trabalha com as interrupções externas usando uma estratégia de Call Back - Informar, negociar e retornar - que permite lidar com essas interrupções realocando-as na agenda.

A gente consegue proteger o Pomodoro dessa forma quando alguém nos interrompe:

1. Informando de maneira eficaz e objetiva que não podemos sofrer interrupção
2. Negociando rapidamente pra reagendar a interrupção
3. Chamando de volta a pessoa que nos interrompeu pra retomar o assunto quando o Pomodoro terminar

Quando a gente lida com as interrupções dessa forma, nós não somos mais dependentes de interrupções. São as interrupções que dependem de nós.

Na medida que as pessoas se habituarem com o fato de que você vai retornar, elas vão passar a te interromper menos e vão escolher formas menos invasivas de te dizer que elas precisam falar com você.

“Muitas pessoas que trabalham com usuários de Pomodoros dizem ter a sensação de que estão trabalhando ou estudando com pessoas que sabem apreciar o valor de seu próprio tempo.”

Avise seus colegas

Antes de iniciar o seu Pomodoro você pode avisar as pessoas que trabalham com você.

Olha galera, eu tô usando uma técnica pra focar, então por 25 minutos eu não posso sofrer interrupção, tá bom?

Peça que as ligações não sejam repassadas pra sua mesa. A secretária pode anotar o recado pra você retornar depois.

Deixe o seu celular no silencioso e também silencie todas as notificações do seu computador. Nada de sinal sonoro quando chegar um e-mail.

Uma outra estratégia legal é usar fones de ouvido. Além deles ajudarem a abafar o som ambiente, eles também sinalizam visualmente pras pessoas que você não pode falar naquele momento.

Você pode inclusive combinar com a equipe que ninguém será interrompido quando estiver de fones.

Na pausa do Pomodoro você tira o fone e fica disponível novamente.

Mas você vai perceber que muitas coisas “urgentes” que as pessoas trazem pra você na verdade nem são tão importantes assim ou vão se resolvendo sozinhas à medida que você passa a proteger mais seu tempo!

Conforme você vai usando a técnica Pomodoro vai ficando claro que as atividades organizacionais aparecem (emails, telefonemas, reuniões, etc.).

“Pessoas que começam a aplicar a técnica Pomodoro são sempre surpreendidas quando medem os Pomodoros gastos em trabalho e estudo (sem interrupções não tratadas) e os utilizados para atividades de organização (que em parte vem de lidar com interrupções).

Em algumas equipes, os membros começam com não mais de 2-3 Pomodoros realmente dedicados ao trabalho por dia por pessoa, os Pomodoros restantes são gastos em reuniões, telefonemas e emails.”

E se a interrupção for mesmo uma urgência?

Se a interrupção realmente for uma urgência e precisar interromper o seu Pomodoro, este Pomodoro deve ser considerado nulo e deve ser reiniciado.

Como fazer as pausas curtas - só 5 minutinhos

Entre um Pomodoro e outro você vai fazer pausas.

Até que sejam completados 4 Pomodoros você vai fazer pausas curtinhas.

São só 5 minutinhos…

Eu sei que parece pouco e que você deve estar pensando que talvez valha a pena pular essa pequena pausa e já iniciar outro Pomodoro, mas não faça isso.

A pausa é obrigatória no método pra descansar a sua mente.

Durante essa pausa levante, alongue, caminhe um pouco, beba água e vá ao banheiro.

Evite praticar atividades que exijam esforço mental como escrever e-mails importantes, fazer ligações importantes ou acessar as redes sociais.

Se durante a pausa você também lembrar de alguma tarefa que precise ser feita e se essa tarefa exige uma carga mental maior, anote lá no seu Inventário de Atividades e se necessário dedique um Pomodoro inteiro pra essa atividade.

Como fazer as pausas longas - de 15 a 30 minutos

Depois que você completou o ciclo de 4 Pomodoros de 25 minutos faça uma pausa maior.

Essa pausa pode ter de 15 a 30 minutos.

Avalie o seu cansaço e estipule o tempo necessário.

Não faça nada muito complexo nessa pausa longa.

Aproveite pra organizar a sua mesa de trabalho ou estudos, veja a sua caixa de e-mails e as mensagens no celular.

O Inventário de Tarefas - o que fazer com as tarefas que você lembrou durante os Pomodoros?

Já vimos nos tópicos lá em cima que o inventário de tarefas nos ajuda muito a lidar com as interrupções.

A gente vai lembrando de tarefas e vai colocando todas elas lá na listinha de tarefas inesperadas.

Todas as tarefas dessa lista que forem urgentes devem ir pra lista “fazer hoje”.

Use o Planner pra te ajudar nestas listas.

Mas e as tarefas que não são tão urgentes assim?

Veja se essas tarefas podem ser feitas nas pausas longas dos Pomodoros, caso não dê tempo de resolver nas pausas, pode ser que você precise dedicar um Pomodoro só pra essa tarefa.

Faça primeiro as tarefas urgentes do dia e no fim do dia faça um Pomodoro pra resolver essa tarefa específica que está lá no inventário de tarefas.

Dividir pra conquistar - dividindo tarefas muito grandes e unindo tarefas menores

Se uma tarefa precisa de mais de 5 Pomodoros pra ser concluída, é interessante separar em tarefas menores.

Assim você se concentra nas partes e não no todo.

É o famoso dividir pra conquistar.

Fazendo dessa forma, você vai cumprindo pequenas metas e isso aumenta muito a produtividade e a sensação de realização!

Se uma tarefa for mais rápida de ser feita, você pode agrupá-la com outras tarefinhas semelhantes pra serem realizadas no mesmo Pomodoro, como responder e-mails e mensagens, por exemplo.

Essa alternativa de agrupar tarefas menores funciona tanto pras tarefas da lista “fazer hoje” como as tarefas que vão surgindo e vão sendo registradas no inventário de tarefas.

Assim você otimiza o Pomodoro agrupando atividades semelhantes e já dá o check ☑ em várias tarefas.

Melhorando a estimativa de Pomodoros - você expert em produtividade

Com a prática você vai ficar muito expert na técnica!

“Demora pouco tempo para aplicar a técnica Pomodoro. Dominar a técnica leva de sete a vinte dias de aplicação constante. Se usada em pares ou equipes, é mais fácil de implementar a técnica.“

As distrações vão diminuir e o seu foco vai aumentar bastante.

Com esses aspectos dominados você vai conseguir melhorar as suas estimativas pra cada tarefa e vai conseguir definir com mais sucesso o esforço que a atividade requer.

Faça uma planilha comparativa entre a estimativa de Pomodoros e os reais Pomodoros usados.

Essa planilha vai servir como um acervo pra você.

Use o Timer do Ordexa pra cronometrar o seu Pomodoro e descrever a atividade que você executou em cada Pomodoro.

Esse timer é simples, mas muito poderoso!

Ele dá um bipe sonoro no final do pomodoro e mostra um aviso na tela do seu computador. Vai te ajudar muito!

Personalize a técnica - o Pomodoro perfeito pra você

Como a técnica Pomodoro é extremamente simples, é também muito fácil personalizar o método.

O timer de 25 minutos não precisa ser seguido a risca.

Pode ser que você descubra que pra você um intervalo de 30 ou 40 minutos é mais produtivo.

A dica aqui é fazer testes!

O Pomodoro é uma técnica que incentiva a consistência, consciência e concentração.

O Cirillo mostra que intervalos de tempo de 20 a 45 minutos podem maximizar a nossa atenção e atividade mental, se for seguido por um pequeno intervalo.

E é por isso que o autor indica que o Pomodoro ideal tenha de 20 a 35 minutos de duração, 40 minutos no máximo.

Mas a experiência mostra que a técnica Pomodoro funciona melhor com períodos de 30 minutos e por isso que a técnica original é de 25 minutos de concentração + 5 minutos de pausa.

Pode ser que no início a sua mente divague muito com interrupções. Nesse caso, faça Pomodoros mais curtos e vá aumentando o tempo.

No timer você pode ajustar o tempo que quiser.

Calculando a pausa certa pra você

A personalização também funciona pras pausas.

A duração da pausa depende do seu nível de cansaço.

No final do ciclo de 4 Pomodoros é indicada uma pausa de 15 a 30 minutos. Se você está num nível alto de cansaço, use os 30 minutos.

Mas só tome cuidado com muitas pausas excedendo essa meia hora.

Porque quando você se habitua a fazer muitas pausas com mais de 30 minutos o seu cérebro entende que você vai descansar e ter tempo livre, então você acaba quebrando o ciclo de Pomodoros e fica mais difícil começar o ciclo seguinte.

Nos intervalos curtos o tempo de descanso não pode ser inferior a 3 ou 5 minutos. Quando o seu nível de cansaço estiver mais alto dá pra fazer uma pausa de 10 minutos, mas não mais que isso.

Se passar de 10 minutos o ciclo também se quebra.

Faça testes e descubra o tempo certo pra você!

Não existe uma regra engessada.

Você é livre pra experimentar.

Ah, uma coisa importante aqui!

Existe um momento em que a gente não deve usar a técnica Pomodoro?

Sim! Nunca use no seu tempo livre.

Nos seus momentos de lazer deixe o Pomodoro de lado, tá bom? :)

Conclusão - Comece a usar a técnica agora e multiplique sua produtividade

Pra escrever e revisar este post eu fiz 10 Pomodoros de 25 minutos!

E não foram todos no mesmo dia. Eles se dividiram em 3 dias porque eu tinha outras tarefas pra fazer também.

No total foram mais ou menos 4 horas pra pesquisar e escrever tudo isso.

Se eu não tivesse usado a técnica, teria demorado muito mais. Porque provavelmente eu não usaria blocos de tempo só pra escrever.

Eu tentaria encaixar a escrita entre as outras atividades do dia, teria mais interrupções, não trabalharia tão focada e tomaria muito mais tempo.

O incrível da técnica Pomodoro é que ela traz um foco maior no aqui e agora.

Você sabe o que precisa ser feito e se compromete a ficar ciclos de 25 minutos ali fazendo.

“A passagem do tempo não é mais percebida como negativa, mas positiva. Cada Pomodoro representa a oportunidade de melhorar, para rapidamente se reorganizar.“

A disciplina que a técnica traz também é uma chave pra manter a eficácia do método.

Ao usar a técnica Pomodoro você vai se cansar, o que é natural, mas você não vai se esgotar.

Quem não quer trabalhar assim!?

E o melhor de tudo é que a técnica é muito simples!

Use a lista de tarefas e o timer pra te ajudarem e comece hoje.

Comece do jeito que puder e logo você vai ver os benefícios!

A gente adora coisas fáceis e práticas que dão um resultado incrível. Por isso, se você precisa de uma ferramenta assim, que incorpora essas ideias e te permite organizar todos os seus clientes pra você ter mais tempo, que tal dar uma olhada no Ordexa!?

O que achou deste post?

Escreve pra mim aqui embaixo nos comentários! Vou adorar saber!

Até a próxima!

---