5 ferramentas online pra usar hoje e se organizar no trabalho
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5 ferramentas online pra usar hoje e se organizar no trabalho

por Carolina Bebik
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Tudo está diferente.

Várias empresas já anunciaram que só voltam pro trabalho presencial em 2021. Até lá, todo mundo vai trabalhar em home office.

Além disso, várias outras empresas já perceberam que o escritório não é necessário para o caso delas e estão desocupando as grandes lajes comerciais.

Essas empresas vão se tornar remotas ou quase remotas, mantendo só alguns poucos compromissos presenciais por semana.

Os profissionais autônomos e as pequenas empresas também estão experimentando o gostinho de trabalhar em casa.

Tenho amigos que estão fechando seus escritórios de advocacia, arquitetura e engenharia pra trabalhar de casa.

Muitas pessoas perceberam que isso gera uma redução de custos que, quando colocada na ponta do lápis, fica bem significativa.


Trabalhar de casa nunca foi tão fácil e tão aceito.

Se antes isso era encarado como uma forma de trabalho “menos séria”, hoje todo mundo já sabe que não é assim que funciona.

O preconceito com o “trabalhar de casa” acabou e inclusive virou o desejo de muita gente.

Mas eu já vi pessoas que disseram que odiaram.

Das pessoas que não gostaram, dizendo que virou um caos e encheu os dias de calls, ficou bem clara uma coisa: Você precisa ter método e as ferramentas certas.

Com alguns métodos de comunicação, organização e com as ferramentas certas dá pra transformar o home office em uma forma de trabalho muito produtiva. Até mais produtiva que o trabalho tradicional.

Você vai descobrir agora 5 ferramentas online, e grátis, que vão te ajudar muito na organização do trabalho em home office.

Sem complicação! Organizando as tarefas de um jeito fácil

Organizar tudo o que precisa ser feito de uma forma visual ajuda muito.

O Trello é uma ferramenta incrível pra isso.

É online, grátis e ainda pode ser compartilhado com outras pessoas da equipe, permitindo um trabalho colaborativo.

Tela Trello

A ferramenta pode ser usada no computador e em celulares android e ios.

O Trello é um programa que funciona muito bem pra gerenciamento de tarefas e de projetos e é uma ferramenta flexível que pode ser usada da forma como você preferir.

O programa também pode ser usado pra outras atividades como planejamento de festas, viagens de férias, estudos, etc.

Olha esse exemplo de um board no Trello pra uma viagem de férias:

Tela Trello

A ferramenta funciona com quadros, listas e cartões e a interface é bastante intuitiva.

Dentro de cada quadro (board) é possível inserir várias listas e, dentro de cada lista, são inseridos vários cartões (cards) com as as tarefas e objetivos a serem cumpridos.

Os cartões podem ser arrastados pelas diversas listas.

Tela Trello

Para as atividades pessoais o Trello é uma mão na roda.

E pra atividades de trabalho, algumas funções são extremamente úteis pra melhorar a comunicação entre a equipe e pra acompanhar as etapas dos projetos.

Dentro de cada cartão é possível adicionar membros, etiquetas, imagens, descrições, links, checklists e datas de entrega.

Card do Trello

E quando a data de entrega estiver próxima, você pode configurar o Trello pra te enviar notificações por e-mail.

Neste vídeo, eu te mostro como uso o Trello pra organizar as minhas tarefas aqui na empresa.

Viu só como essa ferramenta é fácil de usar e bem poderosa?

Comunicação é a alma do negócio - a melhor forma de se comunicar com a sua equipe

Todo mundo usa aplicativo de mensagem.

São fáceis, ágeis e muitas vezes substituem e-mails, mas tem uma verdade doída pra muitas pessoas:

O WhatsApp não é a melhor opção pra comunicação entre equipes.

Muitas pessoas usam o WhatsApp porque não conhecem outra ferramenta, ou porque era mais prático usar alguma coisa que os colegas já tinham instalado.

Mas agora você vai conhecer o Slack.

O Slack foi desenvolvido especialmente pro trabalho remoto em equipes.

Tela Slack

A comunicação através do WhatsApp é muito confusa.

Os assuntos se perdem no meio das diversas mensagens e o app não tem integração com outros serviços, o que deixa a ferramenta muito limitada.

É claro que pra conversar com a família ou amigos é a ferramenta ideal, mas pra comunicação entre times de trabalho, onde as informações precisam ser trocadas de forma bem organizada, o Slack é o mais indicado.

Além disso, você consegue separar as coisas. WhatsApp pra família e amigos e Slack pra trabalho.

O Slack é um comunicador interno bem robusto. Você pode criar diversos canais da sua empresa e incluir os participantes.

Os canais podem ser divididos como as áreas da empresa:

  • Financeiro
  • Atendimento
  • Suporte

Uma outra funcionalidade muito legal do Slack é o conceito de threads, que permite você discutir vários assuntos ao mesmo tempo e sem se perder.

É possível responder mensagens sem que elas fiquem perdidas no meio das outras mensagens.

Isso é impossível no WhatsApp.

E é por todos esses motivos que pra melhorar a comunicação com o time, o Slack vai ser a opção certa.

Dê adeus pras reuniões

Reunião é um vilão da produtividade. Falo disso neste post.

E inclusive isso tem sido um motivo de fracasso no Home Office.

Tem gente achando que trabalho remoto é sinônimo de “Fazer Calls”. E isso tem detonado a produtividade no trabalho.

Imagine que você esteja com um alto nível de concentração em uma tarefa e alguém te chama pra uma reunião, pode até ser online.

Você precisa parar tudo o que está fazendo pra ver o que a outra pessoa quer te mostrar.

Isso acaba com a produtividade, não é?

Depois que somos interrompidos, nosso cérebro demora 25 minutos pra engatar o ritmo de volta.

Imagine quantas vezes por dia você sofre interrupções e o quanto é desgastante retomar o que você estava fazendo antes.

Nem tudo precisa ser explicado ao vivo.

Com o Loom é possível gravar a tela e ainda aparecer ao lado explicando.

Demonstracao do Loom

Na prática, isso significa uma redução de reuniões. Não é incrível?!

Gif palmas

Quando o objetivo da reunião é só apresentar alguma coisa, isso pode ser feito com muita facilidade usando o Loom.

E o melhor de tudo, a pessoa grava e envia o link pros colegas assistirem quando puderem.

Você pode continuar a sua tarefa e assistir o vídeo nas pausas, por exemplo.

Aqui na empresa a gente tem uma regra: Respeitar ao máximo o foco dos colegas.

Isso significa evitar ao máximo interrupções.

E é por isso que a gente usa muito vídeos do loom, emails, mensagens no Slack e a pessoa tem todo o direito de ler no momento que ela puder.

Calls em que as pessoas precisam estar juntas no mesmo canal e ao mesmo tempo, evitamos ao máximo!

Faça esse combinado com seus colegas de trabalho e veja um aumento enorme de produtividade!

O poder das listas

Ahhh, aquela listinha de tarefas.

Como é bom dar o check quando a tarefa é finalizada.

Gif todolist

As listas são aliadas do nosso cérebro por vários motivos:

1. Liberam espaço mental

Nós conseguimos ocupar a nossa mente com poucos pensamentos simultâneos.

A gente já falou sobre isso e provavelmente você já sabe que multitasking é uma mentira.

Com as listas, a gente consegue se livrar daquela sensação de estar esquecendo de alguma coisa.

Ao colocar todos os itens na lista, você também consegue ter maior clareza de tudo o que precisa ser feito e com isso consegue fazer priorizações e planejamentos, gerenciando melhor o seu tempo.

Além disso, ainda existe aquela satisfação pessoal de transferir os pensamentos pra lista e ver os itens sendo cumpridos.

2. Ajudam a manter o foco

Nosso cérebro tem a capacidade de recordar melhor de tarefas que deixamos incompletas do que de tarefas que já foram concluídas.

Esse fenômeno tem até nome, é o efeito Zeigarnik.

Isso tira o nosso foco, porque muitas vezes estamos tentando focar em uma atividade, mas a voz na nossa cabeça nos lembra das tarefas inacabadas, hehe!

Isso acontece com você?

A lista é ótima pra “enganar” o nosso cérebro nisso.

Você transfere aquela tarefa inacabada pra outro lugar, a lista, e isso passa a sensação de tarefa cumprida pro cérebro, permitindo que você foque melhor nas suas prioridades do momento e consiga ir resolvendo suas tarefas, uma por uma.

3. Economizam tempo (e às vezes até dinheiro)

Quando você sabe exatamente o que fazer, basta concentrar os esforços em fazer.

Você já foi ao mercado sem lista de compras?

Quando não sabermos muito bem o que devemos comprar, andamos pelo mercado sem direção e é muito mais fácil gastar com coisas desnecessárias e perder tempo passeando pelas prateleiras.

4. Evitam esquecimentos e previnem erros

Usar checklist é um recurso tão poderoso que até hoje é adotado por várias grandes empresas no controle de processos e de qualidade.

É uma dica que o Warren Buffet, investidor bilionário americano usa muito!

Com um checklist em mãos a chance de esquecer algum item ou cometer algum erro reduz muito.

5. Combatem a procrastinação e aumentam a autoconfiança

Ao colocar em uma lista tudo o que devemos fazer, enfrentamos as tarefas que estão pendentes.

Esse já é o primeiro passo pra vencer a procrastinação.

A medida que os itens vão sendo feitos, a confiança aumenta e surge uma sensação de realização.

Agora você já viu todo o poder das listas!

E quando a lista é online fica mais fácil ainda.

Dá pra montar uma lista no celular e carregar pra onde você for.

Com a lista do Ordexa você organiza todas as tarefas que precisam ser feitas e pode ter aquela sensação boa de dar o check quando as tarefas forem concluídas.

A ferramenta é muito fácil de usar e é grátis.

Neste vídeo te mostro como a lista funciona e os dados ficam salvos de forma segura no seu navegador.

Blocos de tempo - Pedaços Mágicos de produtividade

Um outro aliado eficiente na produtividade é o gerenciamento de tempo.

Uma das formas mais interessantes de dividir seu tempo é por blocos de tempo.

Você se propõe a trabalhar de forma focada por um determinado tempo e depois intercala esses períodos de concentração extrema com pausas.

Assim você consegue evitar todas as interrupções e lidar com elas nas pausas.

Você mantém a ansiedade baixa e evita o terrível multitasking porque sabe que só o que importa naquele bloco de tempo, é a tarefa que você está fazendo.

Uma técnica bastante conhecida de blocos de tempo é o Método Pomodoro.

Neste guia você vai conhecer todos os detalhes de como esse método funciona e como pode ser aplicado no seu dia a dia.

Você vai ver que em 3 pomodoros de 25 minutos você vai render muito mais do que várias horas de trabalho.

E pra controlar o tempo dos seus blocos de tempo você pode usar este timer.

Você pode programar o bloco de tempo da forma como você quiser e no final do tempo o timer apita, sinalizando o momento de descanso.

Você também pode registrar quais tarefas fez em cada bloco de tempo.

Ele também é ótimo pra você usar em qualquer lugar direto do seu navegador. Salve o link no seus favoritos.

Olha só como é fácil mexer no timer, neste vídeo te mostro como ele funciona.

Bônus - Organize seus clientes num piscar de olhos

Se você trabalha com clientes de qualquer tipo: Pacientes, Alunos, Coachees, você tem que dar uma olhada no Ordexa.

Ordexa é a ferramenta online que eu desenvolvi para gestão de clientes e que se adapta ao seu caso.

Se você é médico e quer registrar os dados e evolução dos seus pacientes, o Ordexa é perfeito.

Se você é um treinador e quer organizar as avaliações e treinos dos seus alunos, o Ordexa é perfeito.

Claro que sou suspeita para falar né, então sugiro você experimentar de graça o Ordexa por 10 dias. Que tal?

Conclusão - Comece a usar hoje e transforme a forma como você trabalha

Viu como as ferramentas são fáceis de usar?

E viu como oferecem vários recursos valiosos pra ajudar na organização e na produtividade do home office?

Eu uso todas essas ferramentas que listei aí em cima e o dia rende muito mais com elas.

Olha só quantas vantagens você ganha usando essas ferramentas:

  • Você organiza as suas tarefas de forma visual
  • Melhora a sua comunicação com a equipe e colegas de trabalho
  • Elimina um monte de reunião desnecessária
  • Libera muito espaço mental com as listas
  • Melhora a produtividade com o uso do timer
  • E ainda organiza todos os seus clientes com o Ordexa

Não é prático!?

E aí, ficou com vontade de experimentar as ferramentas?

Me conta aqui nos comentários o que você achou dessas dicas.

Abraço

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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