Controle de clientes: Como fazer de forma simples e eficiente
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Controle de clientes: Como fazer de forma simples e eficiente

por Carolina Bebik
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Você considera o seu controle de clientes importante?

E se eu te disser que isso pode transformar o seu negócio e te ajudar a trabalhar melhor e lucrar mais?

Muitas pessoas se preocupam em organizar os clientes, mas não sabem como fazer isso do jeito certo.

Enquanto isso, outras nem se importam em fazer um controle eficiente.

Mas esse monitoramento não é útil apenas para manter a sua agenda organizada, mas também para otimizar as suas atividades no dia a dia.

E, claro, você pode até conhecer a importância do controle de clientes, mas sabe como fazer isso do melhor jeito?

Se a resposta for não, ou se você ainda está pensando, continue comigo que vou te mostrar como administrar os seus cadastros de clientes da maneira mais fácil de todas!

Controle de clientes, por que é importante?

Será que o controle de clientes é tão importante assim?

Nem todo mundo fala sobre esses processos e tudo que eles podem fazer por você e pela sua empresa.

Mas vou te mostrar todas as vantagens que um controle de clientes bem feito podem trazer.

Você vai entender, de uma vez por todas, porque precisa fazer isso.

Centralizar e compartilhar dados

Trabalhar com cadastros de clientes significa trabalhar com muitas informações o tempo todo. E quando eu digo muitas, são muitas mesmo.

Não só dados do cliente, mas também anotações que são relevantes pra você, e um volume considerável de materiais.

Agora, você já parou pra pensar como funciona o acesso a todos esses dados?

Você acessa um de cada vez, em pastas separadas? Demora uma vida pra encontrar aquele cliente que está procurando?

Nesse caso, centralizar os seus dados é fundamental, e o controle de clientes faz isso pra você.

Ele permite que você compartilhe os dados a qualquer momento, com toda a segurança e a praticidade da internet.

Além disso, os dados dos seus clientes são importantes demais pra ficarem em qualquer lugar, e é essencial guardá-los do jeito certo.

O controle de clientes é o primeiro passo para isso, e a centralização e compartilhamento ficam muito mais fáceis de fazer!

Facilitar acesso às informações

Depois que você organiza as informações , fica muito mais fácil de acessar!

Com a centralização das informações mais importantes dos seus clientes, você pode verificar cada dado com muito mais praticidade.

Eles vão estar todos no mesmo lugar, e também vão seguir uma organização que faz sentido.

Imagine procurar os seus contatos em uma agenda telefônica. Agora, pense em como seria se cada nome estivesse em uma página, sem nenhuma ordem ou padrão.

É totalmente diferente quando os contatos estão organizados em uma lista por ordem alfabética, não é?

É isso que o controle de clientes faz, facilitando o seu acesso às informações do seu público.

Controle de tendências

Quais as tendências do seu público?

Você sabe responder essa pergunta?

Melhor ainda, você sabe como acompanhar cada tendência e controlar como elas afetam o seu negócio? Não?

Então você precisa de um controle de clientes.

Esse gerenciamento é fundamental para que você entenda melhor sobre o seu público, o que ele está acompanhando, e também como ele está se movimentando.

Afinal, é preciso conhecer seus clientes para vender para eles.

Com um controle apropriado, é possível acompanhar as tendências do mercado, e monitorá-las no seu serviço.

Por exemplo, oferecendo o que seus clientes procuram.

Seja qual for o seu nicho, sempre vão existir tendências de mercado que vão influenciar os consumidores, e um controle de clientes pode te ajudar muito nessa missão.

Geração de relatórios

Controlar os seus clientes também significa fazer relatórios!

Esses documentos burocráticos e assustadores são essenciais para análises mais detalhadas sobre tudo que acontece na sua empresa e nos seus serviços.

Por exemplo, com os relatórios de clientes, você pode saber o que eles estão consumindo mais.

Qual o perfil do seu cliente, qual a idade média, o ticket médio e até mesmo as preferências de compras deles!

Mas para ter acesso a esse tipo de documento tão importante, é essencial ter um controle de clientes apropriado.

Ele permite que você visualize todos os dados do jeito mais prático e organizado, e muitos sistemas automatizados até geram relatórios pra você.

Vale ou não vale a pena ter um controle de clientes?

Fidelização de clientes

É claro que você quer fidelizar os seus clientes e pra isso, precisa contar com um sistema de controle eficiente.

Afinal, ele reúne todos os benefícios que eu acabei de listar e com isso, pode te ajudar a fidelizar mais o seu público.

Quando você tem o seu controle de clientes bem organizado você tem acesso fácil a todos os dados dos clientes.

Fica muito mais simples entrar em contato pra oferecer novos produtos ou serviços e fazer campanhas de fidelização.

Além disso, você sabe as preferências dos clientes e com isso, pode oferecer exatamente o que ele busca.

Por fim, com um controle de clientes você vai estar acompanhando de pertinho cada dado sobre os seus clientes.

Todas essas vantagens levam a um cliente satisfeito e com vontade de comprar com você de novo.

Como organizar a lista de clientes?

Trabalhar com clientes no dia a dia pode ser uma tarefa difícil, principalmente quando não se tem tempo de organizar as informações.

Mas, pra te ajudar, eu separei uma ordem simples pra montar seus documentos.

Seja uma lista, uma planilha ou um sistema de controle de clientes, essa ordem vai te ajudar a visualizar cada informação depois.

Por isso, veja como organizar seus clientes:

Registre os dados do cliente

O primeiro passo é registrar os dados do seu cliente.

Você pode fazer isso depois de uma venda, por exemplo. Inclusive, muitos sistemas possuem identificador automático, que facilita, e muito, seu trabalho!

Mas, se não tiver, não tem problema. Basta seguir essa ordem e tudo vai dar certo:

Nome

Comece pelo nome. Pode ser completo no caso de pessoa física e também ter referências que ajudem a lembrar dele no futuro, como “Seu João Padaria”.

No caso de pessoa jurídica registre o nome empresarial (a antiga razão social) e também o nome fantasia.

CPF/CNPJ

Ter um documento do cliente é fundamental para controlar bem o seu público.

Então, busque anotar o CPF ou CNPJ dos seus clientes junto com o cadastro.

Essa informação pode estar disponível em vários lugares, como sistema integrado de nota fiscal, na Receita Federal ou em um cadastro anterior.

Além disso, você sempre pode pedir o documento pra registrar no seu controle.

Endereço

O endereço é uma informação essencial no seu controle de clientes, pra envio de correspondências e geração de notas fiscais, por exemplo.

Se você vai até o cliente, muito provavelmente já tem o endereço dele.

Mas não custa nada confirmar e registrar na ficha de cadastro do cliente, né? Por isso, lembre-se de ter esse dado na sua ficha.

Telefone

Um telefone ativo é fundamental para contato, controle e cliente feliz!

O celular ou número fixo não servem apenas para confirmar dados ou compras, mas também para planejar campanhas e administrar o seu público de forma mais completa.

Assim, é importante ter pelo menos um telefone válido de cada cliente.

Afinal, você nunca sabe quando vai precisar!

Email

É claro, a mesma coisa vale para o e-mail.

E esse dado é ainda mais importante, porque muitos contatos acontecem por e-mail.

Por isso, não deixe de anotar um endereço válido para seus clientes. Essa é uma forma de contato rápida, prática e, o melhor de tudo, grátis!

Um pequeno resumo da atividade

Um bom controle de clientes também precisa de um pequeno resumo da atividade de cada cliente.

Dessa forma, você pode acompanhar seu público sabendo mais sobre ele, o que ele faz e como se relaciona com o seu serviço.

Anote um pequeno resumo, coisa simples, e veja a mágica acontecer quando precisar lembrar quem é quem.

Esse resumo também é super útil quando o cadastro do cliente é feito por uma pessoa e depois o cliente é atendido por outra pessoa.

A informação fica registrada e não vai ser necessário ficar perguntando tudo de volta para o cliente.

Isso deixa o atendimento mais fácil e também mais pessoal.

Faça acompanhamento e controle

Clientes cadastrados? É hora de fazer o acompanhamento.

O controle de clientes depende muito desse gerenciamento de rotina, e existem algumas etapas que podem ajudar:

Datas de retorno

Lembre-se sempre de marcar as datas de retorno dos seus clientes. Esse é um dos dados mais importantes de qualquer controle.

Desse modo, você vai saber quando entrar em contato e quando esperar o cliente de novo.

Além disso, as datas de retorno oferecem um acompanhamento mais completo e eficiente.

Valores de negociação, oferta ou proposta

Seus clientes se tornaram clientes porque aconteceu um acordo. E essa informação também precisa estar no seu cadastro.

Por isso, anote também dados como valores, ofertas e propostas. Estejam elas abertas ou pendentes.

Assim, seu controle de clientes não apenas vai acompanhar seu público, mas diminuir as taxas de perdas, por exemplo.

Valor do fechamento

Da mesma forma, é fundamental anotar o valor do fechamento com cada cliente.

Não apenas o seu controle de clientes vai ficar melhor e mais eficiente, como o seu financeiro também vai agradecer!

Data de compromisso ou contrato

Seja para comemorar o aniversário ou para acompanhar a jornada de vocês, lembre-se de anotar a data de compromisso ou de contato de cada cliente.

Assim, você vai ter um controle de longo prazo, que é útil também no futuro.

Datas e assuntos de contrato

E, claro, o assunto do contrato também é importante. Assim como o resumo das atividades, ele vai te ajudar a saber quem é quem e qual a relação deles com você.

Seja claro e eficiente

Para organizar a sua lista e ter um controle de clientes eficiente, é fundamental ser claro e objetivo.

Em alguns momentos, menos é mais, e isso com certeza se aplica à sua lista.

Quanto mais organizada e concisa ela for, melhor pra visualizar os dados e trabalhar com eles.

Por isso, evite acumular informações desnecessárias, que não somem em nada para o cadastro e para o seu controle.

Utilize dados padronizados

Um controle de clientes eficiente também depende de dados padronizados.

Ou seja, tudo igualzinho, para ser mais fácil de ver, ler e entender o que está acontecendo.

Para isso, seguir padrões é uma dica útil. E, claro, sistemas automatizados fazem isso automaticamente, para quem quer economizar tempo e dinheiro.

No Ordexa, você cria uma ficha de cadastro padrão para os seus clientes e depois é só preencher os campos.

Tela de ficha de cadastro

É moleza! Aqui neste vídeo dá pra entender melhor como você pode montar a sua ficha de cadastro de clientes:

Use uma plataforma segura

Claro, não podia faltar essa recomendação. Afinal, uma plataforma segura é fundamental pro seu controle de clientes.

Muitas pessoas focam só nas ferramentas ou nas vantagens de cada plataforma, mas esquecem de ver se elas são confiáveis.

Os dados dos seus clientes são sigilosos, e, por isso, garanta que a sua plataforma seja confiável e capaz de guardar bem essas informações.

A gente leva a segurança muito a sério no Ordexa e todas as informações registradas no programa são criptografadas.

Faça uma limpeza sempre que necessário

O controle de clientes também ajuda a ver o que manter, e o que jogar fora.

É necessário fazer uma limpeza de dados de tempos em tempos.

Com isso, você vai encontrar clientes que já não valem mais a pena, não fazem parte da sua agenda ou que precisam de uma atualização.

Isso ajuda também a ver quais os próximos passos.

Mantenha contato com clientes inativos

Fez a limpeza e viu clientes inativos? Tente contato!

Envie um e-mail, faça uma ligação ou quem sabe uma visita, para tentar recuperar esse cliente perdido.

Com o controle de clientes, fica mais fácil visualizar esse grupo de pessoas, e, assim, dar um up na sua agenda.

Tenha dados atualizados, sempre

Claro, todo e qualquer contato depende de dados atualizados, sempre.

Por isso, é importante ter um controle de clientes eficiente, para poder consultar e atualizar tudo quando precisar.

Entre em contato, confirme os dados e tente manter cada cadastro o mais atual possível.

Os programas na nuvem são grandes aliados na hora de deixar tudo atualizado porque você atualiza os dados e todas as pessoas da sua equipe já vão ter acesso.

A sincronização é automática.

Com fichas de papel, essa atualização é muito mais complicada e por isso é bem comum que fiquem com dados obsoletos.

Cuidado com dados duplicados

Na empolgação de cadastrar seus clientes, os dados duplicados podem aparecer, é normal.

Mas isso não significa que não deva prestar atenção nesse quesito.

Veja sempre se os dados são únicos e não se repetem, e se cada cliente tem apenas uma ficha.

Além de manter seu controle atualizado e eficiente, também evita complicações no futuro.

Invista em uma plataforma que faça tudo isso de forma simples

Parece muita coisa né? Que tal investir em uma plataforma que faz tudo isso de um jeito simples e descomplicado?

Existem várias opções disponíveis no mercado, ideias pra todo tipo de negócio.

Agora, se você busca uma plataforma versátil, acessível e fácil de usar, você vai gostar muito do Ordexa.

O programa é bastante intuitivo, não precisa de treinamento, é online e já vem pronto pra entrar em ação.

Além disso, o Ordexa é ideal pra autônomos e profissionais liberais, como médicos, psicólogos, arquitetos, engenheiros, treinadores e empresários.

O sistema possui ferramentas personalizadas pra atender cada usuário, e pode combinar com as suas necessidades.

E, claro, também faz um controle de clientes de qualidade, com toda a organização, segurança e eficiência que você precisa.

Comece o seu controle de clientes agora mesmo!

Depois dessas dicas, ficou fácil entender porque e como criar um controle de clientes agora mesmo, né?

Você não precisa mais ficar sofrendo para organizar seus dados, encontrar o que você precisa e acompanhar o seu público.

E, claro, você não precisa fazer tudo manualmente. Escolha uma plataforma automatizada para fazer isso por você.

Com um sistema online de organização de clientes, é possível monitorar cada cliente, e atingir os seus objetivos com muito mais facilidade!

Se estiver em dúvida, faça o teste grátis do Ordexa, e veja como o controle de clientes pode facilitar, e muito, a sua vida!

Com mais organização e praticidade, a sua empresa vai crescer do jeito certo te poupando de vários incômodos.

Vai sobrar mais tempo pra você se dedicar ao que é mais importante no seu negócio.

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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