Cadastro de clientes: o que é, para que serve e como fazer?
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Cadastro de clientes: o que é, para que serve e como fazer?

por Carolina Bebik
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Se você tem clientes ou pacientes, vai querer saber desta história.

Quando comecei a minha vida profissional e ainda atendia poucos clientes, era muito fácil guardar na memória todas as informações.

Eu trabalhei por muitos anos com arquitetura e era bem importante conhecer as preferências dos clientes.

Como eu tinha um relacionamento bem próximo com esses clientes, sabia os nomes dos filhos, as preferências de decoração e até os lugares que as famílias gostavam de frequentar.

Só que com o passar do tempo, a lista de clientes começou a crescer e ficou muito difícil guardar todas essas informações de cabeça.

Eu não queria diminuir a qualidade do meu atendimento e aquelas informações detalhadas começaram a fazer falta.

Foi quando o cadastro de clientes passou a fazer parte do meu dia a dia.

Eu senti na pele a necessidade e importância de ter esse cadastro sempre à mão.

E pode ser que você esteja passando por esse momento e precisa registrar de uma forma bem eficiente as informações dos seus clientes.

Vamos ver o que é um bom cadastro de clientes e como ele pode mudar a forma como você trabalha e te ajudar a faturar mais!

O que é cadastro de clientes? Dica: não é só uma fichinha

Não é só isso! Vou te mostrar o outro lado da moeda.

Você pode estar pensando que o cadastro de clientes é só uma planilha simples ou uma ficha impressa e preenchida com caneta, mas a verdade é que o cadastro de clientes é uma ótima ferramenta de gestão.

Cadastro de clientes

Essa ferramenta traz um recurso super poderoso: conhecer muito bem os seus clientes.

De uma forma bem resumida dá pra dizer que o cadastro de clientes é uma ferramenta que te permite atender melhor e lucrar muito mais.

Isso acontece porque quando você mantém um cadastro completo dos seus clientes, você conhece melhor seus comportamentos e interesses e, com isso você consegue traçar estratégias melhores aumentando muito a performance da sua empresa ou do seu negócio.

E isso também vale se você for um profissional autônomo.

Médicos, dentistas, arquitetos, engenheiros, vendedores, empresários… Todos se beneficiam com essa ferramenta de gestão.

Qual a importância do cadastro de clientes para uma empresa?

Organização e gestão não devem ser uma preocupação somente de grandes empresas.

Se você trabalha sozinho como autônomo, você deve se ver como uma empresa.

E trabalhar de forma organizada desde o começo vai te trazer vantagens bem grandes.

E não precisa usar aqueles softwares de CRM super elaborados com várias funcionalidades. De uma forma simples você já pode ter um ótimo impacto.

Olha esse exemplo!

Conheço uma manicure que mantém um cadastro de clientes completo e atualizado e isso traz um diferencial enorme pra ela.

As clientes adoram que ela sempre pergunta dos filhos e marido pelo nome e mantém um registro dos esmaltes que já foram usados.

A agenda dela tá sempre cheia!

Pra pequenas empresas e empresários individuais que trabalham com uma estrutura mais enxuta, esse cadastro de clientes muitas vezes fica em segundo plano, só que isso tira o poder de decisão do empresário.

Quando essas informações não são organizadas, você perde a oportunidade de traçar estratégias que podem trazer melhorias e resultados pra empresa no curto e no longo prazo.

É por isso que o cadastro de clientes tem que ser uma prioridade.

Você vai ver o porquê essa ferramenta de gestão é tão importante e porque você não deve deixar de lado.

Conheça o seu cliente em detalhes (E se surpreenda)

O cadastro de clientes pode ir muito além de uma lista de dados pessoais.

É claro que os dados básicos vão aparecer no seu cadastro:

  • Nome
  • Telefone
  • Endereço
  • Email
  • Etc…

Mas é importante também registrar informações que mostrem as preferências e os hábitos do seu cliente.

Faça o registro de informações que são importantes para o seu negócio.

Lembra da história da manicure que te contei ali em cima?

Ela anotava a data do aniversário, o nome dos filhos e do marido, registrava as cores que a cliente mais gostava de usar, o horário em que a cliente gostava de ser atendida e até os interesses e hobbies dessa cliente: moda, culinária, decoração, artesanato, etc.

Ela puxava papo com base nos interesses das clientes e no aniversário mandava mensagem ou levava um presentinho.

Era um atendimento muito personalizado!

Isso fazia com que ela pudesse ter clientes muito fiéis e uma agenda cheia.

É como um ditado que ouvi uma vez: “O interessado se torna interessante”.

E é isso que todo mundo fala dessa manicure. Ela faz as pessoas se sentirem bem ao contratar o serviço dela.

Transforme o seu cliente em um fã fiel

Quando você conhece as preferências do seu cliente, é possível manter um relacionamento mais humanizado e pessoal.

Você tem um controle maior do seu pós-venda recebendo o feedback dos clientes pra ir sempre melhorando ainda mais o processo de venda e atendimento.

E ao cultivar esse relacionamento exclusivo, este cliente passa a ser um fã do seu trabalho.

Esse é o segredo da fidelização.

Conquiste mais clientes e venda mais

Com um cadastro atualizado e conhecendo muito bem os clientes que você já tem e que gostam do seu trabalho, fica mais simples conquistar novos clientes.

Você já sabe o que o público que você atende gosta e com essas informações você pode traçar estratégias de promoções ou de marketing pra trazer mais clientes pra dentro da sua empresa ou negócio.

E também pode oferecer novos produtos ou serviços pra quem já é seu cliente ou oferecer produtos ou serviços complementares.

Você atende por horário e já lotou a sua agenda? Ótimo! Chegou a hora de aumentar o preço da sua hora!

Melhore sempre e ganhe muito mais!

Com um relacionamento próximo, você tem a oportunidade de sempre registrar o feedback dos seus clientes.

Gif star wars

E a partir desse feedback é possível melhorar cada vez mais o atendimento e o produto ou serviço.

As falhas aparecem mais rapidamente e isso é ótimo! Você pode fazer pequenos ajustes e todos os dias melhorar um pouco mais.

Aproveite pra fazer networking

Com um relacionamento mais próximo com os clientes, podem aparecer outras oportunidades de negócios e parcerias.

Até nisso o cadastro de clientes vai te ajudar!

Além dos clientes, você pode registrar os seus parceiros ou potenciais parceiros.

Isso faz toda a diferença. Porque muitas vezes alguém que a gente conhece acaba trazendo uma ideia de negócio em um momento que estamos muito atarefados, depois a coisa passa e nos esquecemos de todos os detalhes.

Resgate clientes antigos

Essa dica é quente!

Quando você se preocupa em manter um cadastro de clientes, fica mais fácil resgatar clientes antigos ou inativos.

Com as informações em mãos, dá pra entrar em contato com essas pessoas e, com base nas preferências delas, oferecer outros produtos ou serviços e trazê-las de volta pra sua empresa.

Existe uma heurística no marketing de que é 10 vezes mais fácil vender para alguém que já comprou de você antes.

Aproveite esse efeito e resgate os clientes antigos. Eles podem ser muito mais fáceis de converter do que novos clientes e pode ser muito mais fácil de faturar com eles também.

Quando você tem o contato dessas pessoas e algumas informações específicas, é mais simples entrar em contato, puxar assunto e oferecer seus serviços de novo.

Melhore seu fluxo de trabalho e aumente a produtividade

Quando todas as informações dos clientes estão concentradas em um mesmo lugar e seguindo um padrão, você ganha tempo e aumenta muito a sua produtividade.

Você não vai mais precisar ficar caçando as informações em vários arquivos e registros diferentes.

Com um cadastro bem organizado de clientes você pode separar seus contatos em grupos diferentes por idade, sexo, preferências e, com isso vai ter informações bem valiosas nas mãos pra estruturar diferentes estratégias.

Seja “Top of Mind” dos Clientes

O representante que me vendeu meu plano de saúde é uma pessoa de origem muito humilde, mas um vendedor de primeira!

Ele faz uma coisa muito simples que é um diferencial enorme e deve ser o grande fator de sucesso dele.

Ele manda mensagem desejando feliz aniversário para mim e para meu marido e liga no final de ano desejando boas festas. Algo muito rápido e simples.

Mas ele consegue ser muito lembrado por causa disso.

Com o passar do tempo, a gente foi indicando ele para familiares e amigos. Agora todo mundo conhece ele.

Quando ele liga no final do ano, a gente até já está esperando aquela ligação e é sempre muito rápida e tranquila. Sem cobranças, sem oferecer nada, só desejando um bom ano.

Isso faz com que ele seja nosso “top of mind” quando pensamos nesse serviço. Se alguém perguntar, ele vai ser o primeiro a lembrarmos.

Um bom cadastro de clientes te permite fazer isso. Às vezes até de forma quase automática. Mas o resultado é muito bom e se reflete em faturamento no longo prazo.

Quais informações são importantes para o cadastro de clientes?

Já deu pra ver a importância de um cadastro de clientes, né?

É claro que um bom cadastro de clientes permite que você personalize do seu jeito, afinal tem informações que são importantes pro seu negócio, mas não são relevantes pra outros.

O pulo do gato aqui é personalizar o seu cadastro pra não deixar escapar nenhuma informação que pode ser valiosa e útil pra você conquistar ainda mais os seus clientes.

Mas é claro que alguns dados básicos não podem faltar.

Dá uma olhada nessa lista de dados básicos que precisam aparecer no seu cadastro, junto com outros dados personalizados que você achar necessários:

  • Nome ou razão social
  • CPF ou CNPJ
  • Data de nascimento ou data de fundação
  • Profissão ou atividade econômica da empresa
  • Endereços
  • Contatos diversos (telefone, email, celular)
  • Dados de compras ou de prestação de serviços

Esse é o feijão com arroz.

São os dados básicos pra você iniciar um cadastro de clientes eficiente, mas é claro que quanto mais dados específicos você tiver do seu cliente, mais você vai conhecê-lo e atendê-lo de forma exclusiva e personalizada.

É importante manter este cadastro atualizado?

Manter os dados atualizados é essencial.

É por isso que a sua equipe tem que ser orientada a sempre confirmar esses dados com os clientes e fazer as atualizações necessárias.

Afinal, uma das maiores vantagens do cadastro de clientes é manter os canais de comunicação atualizados. Assim fica bem mais fácil entrar em contato com o cliente.

E aqui entra um detalhe interessante.

Quando você faz o cadastro de clientes de forma manual, é comum acontecerem erros de atualização.

Pensa comigo…

Todas as vezes que o dado cadastral do cliente mudar você vai preencher tudo de novo em uma nova ficha?

Isso dá um trabalhão e é por isso que é importante usar a tecnologia a seu favor.

Nada de retrabalho todas as vezes que você precisar atualizar algum dado.

Ter a ferramenta certa pra te ajudar a gerenciar os dados do seu cliente pode ser um divisor de águas pra você.

Como gerenciar os dados do cadastro de clientes?

É possível gerenciar o seu cadastro de clientes com o uso de planilhas e formulários físicos ou digitais.

Essa é uma solução bem rápida pra quem está começando e precisa de algo realmente simples.

Mas essas opções têm alguns problemas.

Gif Ficha de cadastro de cliente

Arquivos físicos ou arquivos salvos localmente no seu computador não são seguros e práticos.

O arquivo físico pode se danificar muito facilmente. Os registros em papel podem rasgar, molhar, amarelar e também podem ser perdidos ou roubados.

E o mesmo acontece com os arquivos salvos localmente no seu computador, como os arquivos de word ou excel salvos em pastas.

Se acontece qualquer problema com o computador ou se precisa formatar, esses arquivos são perdidos e não é possível recuperar.

Inclusive, tem aquele ataque super comum em que um vírus criptografa o HD do computador da pessoa e os hackers pedem um resgate para liberar uma chave de criptografia.

Isso é super comum no Brasil e muitas pessoas ainda pagam, porque todas as informações importantes estavam ali no computador.

Você já perdeu arquivos importantes?

É um desespero, né?

Qual a melhor forma de gerenciar o seu cadastro de clientes?

Agora você já sabe que arquivos em papel ou salvos no computador são uma furada.

Mas então qual é a melhor forma de gerenciar o cadastro de clientes?

A resposta é: com um registro na nuvem.

A tecnologia na nuvem é extremamente segura porque os dados ficam salvos em servidores externos e você não precisa ter uma equipe pra fazer manutenções.

As atualizações de segurança acontecem de forma automática e você pode acessar os dados pela internet com bastante segurança e rapidez.

Além disso, quando você escolhe um sistema que funciona na nuvem, o investimento inicial é mínimo.

Só precisa de acesso à internet.

Você faz o login no sistema e pronto! Já sai usando.

O programa não precisa ser instalado no seu computador ocupando memória e, com isso você também não precisa contratar ninguém pra fazer a instalação pra você.

Os programas na nuvem podem ser acessados da mesma forma que você acessa o seu email.

Olha que moleza!

Qual o melhor sistema de cadastro de clientes?

Existem muitos sistemas no mercado.

E você vai ver que cada sistema oferece um pacote de coisas.

Escolher pode ser trabalhoso, então vou te ajudar com alguns detalhes que não podem faltar em um bom sistema de cadastro de clientes.

Com essas características em mente, escolher o sistema certo pra você vai ficar bem mais fácil.

Então vamos lá!

Um bom sistema de cadastro de clientes tem que ser:

Prático e rápido

Fácil de acessar, registrar as informações e sair.

Eu sei que isso pode parecer meio óbvio, mas tem muito programa que complica e pede um monte de informação desnecessária na hora de fazer o login e de registrar as informações.

Na rotina corrida, um programa prático e rápido vai te ajudar demais!

O programa também tem que carregar as informações de forma rápida.

Seguro

A segurança tem que ser uma prioridade!

Procure sempre programas que armazenam as informações de forma criptografada.

Assim a segurança aumenta ainda mais e você sabe que os dados dos seus clientes não vão vazar.

Se você trabalha com informações sensíveis e confidenciais, a criptografia é essencial.

No Ordexa, os registros são criptografados e a gente leva a segurança muito a sério.

Criamos até um manual de segurança pra te contar com detalhes como a segurança do Ordexa funciona.

Intuitivo

Quando você compra um eletrônico novo, você lê o manual inteiro antes de usar pela primeira vez ou você vai descobrindo como funciona usando?

Eu não sei você, mas eu não gosto nem um pouco de ler manuais.

Sinto que meu tempo tá sendo desperdiçado, sabe?

Gosto de baixar um app e sair usando.

Gosto de comprar um eletrodoméstico ou eletrônico novo e sair usando.

E também gosto de programas que funcionam assim.

Quando você usa um programa que foi desenhado pra ser intuitivo e fácil de usar, você não precisa perder tempo lendo manuais.

E é super importante que os programas de cadastro e gerenciamento de clientes sejam intuitivos assim.

O Ordexa não precisa de treinamento nenhum.

Você pode consultar uma página de guia prático com vários vídeos rápidos mostrando todo o potencial do programa, mas se você quiser abrir o programa pela primeira vez e sair usando, vai ver que é muito fácil fazer isso.

Guia Prático do Ordexa

Multiplataforma e responsivo

Muitos programas não são preparados pra funcionar no celular.

Isso é muito ruim.

Às vezes você está no trânsito ou na fila do banco e precisa consultar a informação de algum cliente.

Por isso, usar um sistema que funciona em diversos dispositivos é fundamental.

O celular e os tablets se transformaram na principal ferramenta de trabalho de alguns profissionais pela praticidade.

São dispositivos leves e bem fáceis de manusear.

Nem sempre é possível ligar um laptop na tomada pra consultar informações, mas o celular está sempre à mão.

Sempre escolha sistemas que funcionem em dispositivos diversos.

CRM Ordexa no celular e tablet

Personalizável

Sistemas engessados e que não permitem personalizações são opções obsoletas.

Cada profissional trabalha de uma forma e o programa tem que acompanhar esse dinamismo.

O sistema tem que ser um aliado seu e não um inimigo.

E por isso que a personalização é tão importante.

O programa não pode ficar te travando pedindo informações que não são importantes pro seu trabalho.

Sabe quando você tá preenchendo um formulário e você não consegue salvar enquanto as informações não estiverem completas?

Isso é uma chatice né?

Às vezes nem são informações importantes, mas mesmo assim precisam ser preenchidas só pra conseguir salvar.

O Ordexa é um programa completamente personalizável.

É você quem monta o formulário de cadastro dos clientes só com as informações relevantes.

Ordexa - formulário de cadastro de clientes

Você pode inclusive especificar quais campos do formulário são de preenchimento obrigatório ou não.

Ordexa - cadastro de clientes

Como cadastrar seus clientes no Ordexa

Se você precisa de um programa pra cadastrar e gerenciar os seus clientes de uma bem rápida e intuitiva, dá uma olhada no Ordexa porque eu acho que você vai gostar bastante do programa.

O Ordexa foi desenvolvido pra ser um programa sem complicação.

Os comandos são fáceis e os vídeos tutoriais ajudam muito também.

Olha só como é simples cadastrar um primeiro cliente no programa:

No Guia Prático do Ordexa existe uma série de vídeos bem curtos mostrando como funciona cada botão do programa.

No formulário de cadastro dos clientes, você personaliza da forma que preferir os dados. Você pode adicionar e remover campos a vontade:

  • Data de nascimento
  • Endereço
  • Telefones pra contato
  • RG e CPF
  • etc…

E além do formulário de cadastro existe também uma área pra inserir anotações pra cada cliente.

Esse recurso é super versátil e poderoso porque você pode usar da forma que preferir também.

Várias pessoas da área de saúde usam esse campo de anotações pra registrar prontuários de pacientes.

Vendedores usam pra registrar as comunicações, as vendas e o que ficou combinado com cada cliente.

Empresários usam como um registro de atas de reuniões com cada cliente.

É um recurso bem fácil de usar e que traz uma organização e um controle das informações bem grande.

Olha só como é fácil adicionar anotações em um cliente:

O Ordexa vai muito além de um simples sistema de cadastro de clientes. O programa te permite fazer uma gestão completa das informações dos seus clientes.

Assim você pode registrar todas as informações com mais eficiência e produtividade, melhorando muito o seu atendimento e o seu pós venda.

E o mais legal é que você pode fazer um teste grátis do Ordexa por 10 dias.

Assim você conhece todo o potencial do programa e ganha bastante confiança com a ferramenta.

Se você se interessou em conhecer mais um pouco do Ordexa se cadastre pra fazer um teste grátis.

Fazer esse cadastro é super rápido e simples e você vai poder ter uma ferramenta profissional, por um valor muito acessível.

Conclusão

Muitos profissionais autônomos e empresários já estão percebendo a importância de manter um cadastro de clientes bem atualizado.

E agora você também já sabe todos os benefícios que essa ferramenta de gestão pode trazer pra você.

Eu sei que começar a organizar os dados dos clientes pode parecer bem trabalhoso, mas com o uso da ferramenta certa você vai ver como o seu tempo vai ser otimizado e poupado.

Vão sobrar algumas horas pra você se dedicar a outras tarefas que sejam mais importantes pra você e pro crescimento do seu negócio.

Se você seguir alguma dessas dicas, já vai estar na frente de pelo menos 80% dos profissionais do mercado, que sequer têm um cadastro de clientes completo.

É isso que diferencia profissionais que faturam mais, daqueles que estão sempre na média.

Você já organiza o cadastro dos seus clientes de alguma forma?

Me conta aqui embaixo nos comentários :)

Ah, e se você se interessou em fazer o teste grátis do Ordexa, mas está com alguma dúvida, é só me chamar no chat ali no cantinho da página que vou esclarecer as suas dúvidas :)

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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