Ficha de cadastro de clientes: o que é e como fazer em 2021?
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Ficha de cadastro de clientes: o que é e como fazer em 2021?

por Carolina Bebik
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A ficha de cadastro de clientes é uma ferramenta super poderosa.

Se você não organizar as informações, você pode deixar passar várias oportunidades valiosas.

Quando você tem as informações importantes dos seus clientes e dos seus compradores, você consegue criar estratégias pra potencializar o seu negócio.

E você não precisa ter uma super estrutura pra fazer isso não.

Se você é um profissional autônomo ou tem uma pequena empresa, esse cadastro de clientes só vai te trazer vantagens.

Vou te mostrar nesse artigo como o cadastro de clientes é essencial e pode ser bem mais simples do que você imagina!

O que é ficha de cadastro de clientes?

Na verdade o cadastro de clientes vai muito além de ser somente uma ficha com os dados dos seus clientes.

Ficha de cadastro de clientes

O cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão super eficiente pra conhecer muito bem os seus clientes e com isso, conseguir dar um atendimento melhor e lucrar mais.

Quando você tem registradas as informações dos seus clientes você pode mapear melhor quais são os seus comportamentos e seus interesses.

Isso é fundamental pra fidelizar seus clientes atuais e pra conquistar novos.

Quando você sabe o que o seu público gosta, fica muito mais fácil oferecer produtos e soluções que atendam esse desejo.

Por que é importante usar ficha de cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é bem comum em empresas maiores, mas muitos autônomos e pequenos empresários acabam não dando tanta atenção pra essa ferramenta de gestão.

Muitas vezes por acharem que pra fazer este controle precisam de um software super elaborado com um monte de funções que nunca vão usar.

E muitas vezes por falta de tempo mesmo.

Por muitos anos eu já trabalhei como autônoma e eu sei bem como é difícil dar conta de tudo, mas foi quando eu passei a me preocupar mais com organização e com gestão que as coisas deram um salto!

Quanto mais organizado é o seu cadastro de clientes, mais fácil fica tomar decisões estratégicas que podem trazer melhorias pro seu negócio e aumento no seu faturamento.

Olha só todas essas vantagens que um cadastro de clientes podem trazer pra você:

Conheça os detalhes do cliente e melhore muito o atendimento

Além das informações básicas de um cadastro de clientes:

  • Nome
  • Telefone
  • Endereço
  • Email
  • Etc…

Você também pode registrar preferências, comportamentos e interesses do seu cliente.

Esse registro faz com que o atendimento ao cliente seja mais humanizado e personalizado.

E todo mundo gosta de se sentir exclusivo e de ser paparicado com coisas que gosta.

Quando eu e meu marido completamos 5 anos de casados nós fomos jantar em um restaurante de uma chef conhecida.

Antes de ir, ligamos pra fazer a reserva e eles perguntaram se o jantar era pra comemorar alguma data especial.

Chegando lá, o menu estava com o nosso nome.

Um cardápio personalizado pra nós.

Nunca ficamos tão felizes em pagar uma conta tão cara hahaha.

Valeu cada centavo a gente dizia.

Menu personalizado

Fidelize os seus clientes e ganhe fãs

Quando você faz um atendimento mais personalizado e mais próximo do cliente, fica muito mais simples ter um controle do pós-venda.

Você tem mais liberdade pra pedir feedback e sugestões e, com isso dá pra ir melhorando cada vez mais o processo de venda e o atendimento.

Além disso, quando você sabe exatamente o que o cliente gosta, você pode oferecer novos produtos ou serviços que estejam alinhados com essa preferência.

Assim você vai ganhando clientes cada vez mais fiéis.

E esses clientes fiéis vão se tornando fãs divulgadores da marca.

Isso traz novos clientes pro seu negócio através de uma das estratégias mais antigas e mais eficientes de marketing:

O marketing boca a boca.

Marketing boca a boca

Aumente a sua carteira de clientes

Ao mapear as preferências dos seus clientes, você passa a conhecer melhor o seu público alvo.

Com isso dá pra planejar estratégias de marketing e venda pra conquistar novos clientes pra sua empresa ou negócio.

Essas estratégias já vão estar alinhadas com o que o seu público gosta e fica bem mais simples atrair outros clientes que também tenham esse mesmo perfil.

Melhore seus serviços, produtos e processos

Quando você coleta o feedback e a opinião das pessoas que já são suas clientes, você ganha a oportunidade de ouro de melhorar ainda mais os seus serviços e produtos.

Além disso, você consegue fazer uma análise mais cuidadosa nos seus processos e ver se existe algum furo que pode ser ajustado.

Aumente seu networking

Ninguém pensa que ter um cadastro de clientes vai trazer essa vantagem, mas já vi isso acontecer!

Quando o relacionamento com os clientes é mais próximo e quando você conhece detalhes dos seus clientes, podem aparecer parcerias bem interessantes e oportunidades de negócios.

Esses dias eu estava no salão e a manicure me falou:

Tá vendo aquela moça sentada ali? Ela é uma das blogueiras aqui do salão. Ela está sempre por aqui fazendo as unhas e arrumando o cabelo.

Olha só que oportunidade legal!

Essa moça já era cliente do salão e o dono ficou sabendo que ela era blogueira e tinha um Instagram com várias seguidoras.

E voilà! Eles fizeram uma parceria pra divulgar o salão pra outras mulheres.

Faça o levantamento dos dados do seu mercado

Isso é muito show!

Quando você consegue mapear os interesses do seu público, você consegue informações mais precisas sobre o seu mercado.

O público vai ficar mais específico e isso é excelente pra traçar novas estratégias de marketing e até pra estruturar novos produtos ou serviços que estejam alinhados com o que esse público busca.

Dê um up nas suas estratégias de marketing

Você pode aproveitar esses dados mais detalhados dos seus clientes pra manter um contato mais próximo por diversos canais:

  • Email
  • Facebook
  • Instagram
  • Blog
  • etc…

Isso vai enriquecer a sua estratégia de marketing ainda mais se os clientes interagirem com você pelas redes ou por email.

Os canais de comunicação ficam abertos pra feedback, valorizando os seus clientes.

Quando potenciais clientes chegarem nas suas redes sociais vão ver que você interage com os seguidores de uma forma bem espontânea.

Como fazer uma ficha de cadastro para clientes

Agora que você já viu várias vantagens que um cadastro de clientes tem, vamos ver como fazer um cadastro que seja eficiente.

Antes de tudo você precisa decidir se esse cadastro vai ser impresso ou digital.

Ficha de cadastro impressa

O cadastro impresso pode ser bem rápido de implementar. Um caderno ou algumas folhas de papel já resolvem.

Ficha de cadastro de clientes impressa

O grande problema dos arquivos físicos é que eles não são práticos e nem seguros.

Todas as vezes que você precisa atualizar o cadastro de um cliente, você precisa apagar e reescrever ou às vezes até jogar a ficha fora e criar outra atualizada.

Isso dá muito trabalho e te faz perder um tempo valioso que pode ser usado pra outras coisas mais importantes.

Além disso, a pilha de papel vai ficando enorme.

Vejo isso acontecer com frequência com médicos que têm os prontuários dos pacientes em papel há anos.

Aquela pilha de papel vai se acumulando e fica muito difícil armazenar tudo.

O papel amarela, junta traça, rasga, molha…

Isso sem contar o risco de roubo ou de perda.

Se o registro dos clientes está em um caderno e você esquece esse caderno em algum lugar, já era.

Ficha de cadastro digital

A ficha de cadastro de clientes digital é muito mais segura.

Mas cuidado aqui! Também não vale deixar tudo salvo no seu computador, porque se o computador tiver algum problema, você também pode perder tudo rapidinho.

A melhor opção pra gerenciar o seu cadastro de clientes é fazer os registros na nuvem.

Armazenar arquivos na nuvem é muito seguro.

Ficha de cadastro de clientes digital

No Ordexa, todas as informações ficam salvas de forma criptografada na nuvem.

Dá uma olhada no nosso Manual de Segurança pra entender melhor como funciona o armazenamento em nuvem.

Claro que você pode usar fichas de cadastro no Google Docs, por exemplo, e manter esse registro salvo dentro do seu Google Drive.

Só que conforme o seu cadastro de clientes vai aumentando, o seu Drive fica cheio de arquivos e fica mais difícil encontrar os arquivos com agilidade.

O ideal é que o cadastro de clientes seja muito fácil de ser acessado e é nessa hora que os programas na nuvem podem resolver esse problema.

Você faz o login com a sua senha, como faz com o seu e-mail, e pronto! Você acessa o programa com muita facilidade e de onde quiser.

O Ordexa é um programa de gestão de clientes super simples e o melhor de tudo, você pode fazer um teste grátis do programa.

Quais informações são importantes para o cadastro de clientes?

Além de escolher armazenar os dados dos seus clientes na nuvem é bem importante que você personalize a ficha de cadastro pro seu caso.

Lembra que comentei lá em cima que a ficha de cadastro pode te ajudar a analisar as preferências dos clientes?

É por isso que é importante ir além dos dados básicos.

Claro que na sua ficha vão aparecer os seguintes dados:

  • Nome ou razão social
  • CPF ou CNPJ
  • Data de nascimento ou data de fundação
  • Profissão ou atividade econômica da empresa
  • Endereços
  • Contatos diversos (telefone, email, celular)
  • Dados de compras ou de prestação de serviços

Mas é muito importante que você também registre informações de interesses e hábitos nessa ficha de cadastro.

E é por isso que você precisa escolher um programa que permite personalizar a ficha de cadastro dos seus clientes.

Dicas para cadastrar clientes

Se você se animou pra começar a organizar o cadastro dos seus clientes, dá uma olhada nessas dicas que vão te poupar bastante tempo.

Você não precisa começar todos os cadastros dos seus clientes antigos do zero.

Pode ser que você já tenha muitas dessas informações perdidas por aí.

Olha só:

Colete dados já disponíveis em outras fontes

Junte todos os dados que você tem dos clientes.

Você vai se surpreender com a quantidade de dados que você já tem.

Veja as conversas por e-mail ou por whatsapp. Você provavelmente já vai encontrar algumas informações básicas por lá.

Reúna também os dados que os diversos setores da sua empresa possam ter.

Veja com o financeiro e com o comercial quais dados eles tem registrados e comece o seu cadastro de clientes com isso.

Depois, sempre após conversar com o cliente, se habitue ou treine a sua equipe a complementar os dados.

Em pouco tempo o seu cadastro de clientes vai estar completinho.

Não seja invasivo

Faça uma análise cuidadosa dos dados que são importantes para o seu negócio.

Não precisa saber tudo da vida do cliente não! Hahaha

Nunca entendi o porquê tantos cadastros perguntam o nome da minha mãe.

Eu sei que nos documentos o nome da mãe aparece, mas pro dermatologista isso é bem irrelevante né?

Pra que pedir isso?

Cuidado pra não ser invasivo demais ou pedir dados inúteis no cadastro do seu cliente.

Seja específico, mas não invasivo.

Conheça as preferências de compras dos clientes

Essa dica vale ouro!

Além de registrar os dados básicos dos clientes e também os dados de interesses, você também pode registrar as preferências de compras.

Cliente fazendo compra pela internet

Se você tem uma loja de roupas, por exemplo, pode deixar anotado no cadastro do seu cliente os tamanhos e cores que seu cliente costuma comprar.

Assim a equipe de vendas vai ser mais assertiva na hora de oferecer novos produtos e isso também vai ser uma variável importante na hora de reforçar os estoques dos produtos.

Você também pode registrar a data da última compra e o que foi comprado.

Assim você vai ter informações bem valiosas pra avaliar o ciclo do cliente e pra resgatar clientes que estão inativos há algum tempo.

Mantenhas os dados sempre atualizados

Como a ficha de cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão que te permite se comunicar melhor com os seus clientes, é muito importante que os dados estejam sempre atualizados.

Se esses dados estiverem sem atualização você pode perder a chance de manter o contato com o cliente e fazer novas vendas.

Utilize uma ferramenta online

Você já sabe a diferença entre a ficha de cadastro impressa e a digital.

E também já viu que a ficha digital tem muito mais vantagens.

O ideal é que você use ferramentas online e na nuvem.

Isso vai te trazer muita tranquilidade porque os dados dos seus clientes vão estar armazenados de forma organizada e com bastante segurança.

Além da sincronização dos dados ser imediata.

Se você faz uma alteração na ficha de cadastro dentro de um sistema na nuvem, essa informação já é atualizada na hora pra todas as outras pessoas que também usam o sistema.

As atualizações são automáticas.

O que fazer com os dados coletados?

Como a ficha de cadastro de clientes é uma ferramenta de gestão, dá pra tirar proveito dessas informações de várias formas.

Olha só o que você pode fazer com os dados que forem coletados dos clientes:

Mantenha contato sempre

Mantenha um contato ativo com os clientes convidando pra eventos, épocas de promoção e lançamento de produtos e serviços novos.

Gif cachorros conversando

Isso deixa o relacionamento mais estreito e quando é feito da forma correta não é chato e invasivo.

Capriche no pós-venda

Com os dados atualizados é bem fácil entrar em contato com o cliente depois da compra ou da contratação pedindo um feedback.

Esse feedback permite melhorar os pontos fracos e fazer um levantamento dos pontos fortes que agradaram o cliente.

O momento do pós-venda também é uma ótima oportunidade pra atualizar o cadastro, caso algum dado tenha mudado.

Planeje novas estratégias

Quando você tem os dados dos clientes, suas preferências e seu feedback, você tem a faca e o queijo na mão.

Com essas informações, você pode planejar o lançamento de novos produtos ou serviços que estejam alinhados com as preferências dos seus clientes.

Também fica bem mais fácil planejar novas estratégias de marketing e de promoções.

Qual a importância de manter o cadastro de clientes sempre atualizado?

Fazer as atualizações da ficha de cadastro é essencial porque é através desses dados que o contato com o cliente vai se manter ativo e próximo.

Por isso que a equipe tem que ser sempre estimulada e orientada a manter esses dados atualizados.

Isso aumenta muito a eficiência da equipe comercial.

Com uma ferramenta online, essa atualização funciona muito melhor.

Com cadastros feitos através de fichas impressas é normal acontecerem erros na atualização.

Qual o melhor sistema de cadastro de clientes?

Se você começar a pesquisar, vai encontrar vários sistemas disponíveis.

E cada sistema vai ter a sua particularidade.

Mas existem algumas características que são imprescindíveis em um sistema de cadastro de clientes.

Vamos ver essas características agora!

Na nuvem, prático e rápido

Já vimos as inúmeras vantagens de um sistema na nuvem.

Não tenha dúvidas em relação a isso. Escolha sempre sistemas na nuvem ao invés de sistemas instalados no computador.

Isso vai facilitar muito a sua vida.

Você não vai precisar se preocupar com manutenções e atualizações de segurança.

O programa também tem que ser simples de acessar e sair.

Com um login e senha você já está dentro do sistema.

Outra característica essencial é a agilidade.

As informações têm que ser carregadas de forma rápida. Nada de escolher programa lerdo hehehe.

Um sistema na nuvem e rápido vai deixar essa gestão de clientes muito mais fácil pra você.

Segurança em primeiro lugar

Escolha programas que armazenam as informações de forma criptografada.

Mesmo que você não trabalhe com dados tão sensíveis, como os médicos e os advogados, é importante que o sistema tenha a criptografia.

Isso acaba sendo mais uma barreira de proteção para os dados dos seus clientes.

No Ordexa, a gente não abre mão da criptografia.

Fácil de usar

Existem muitos programas complicados que te roubam um tempão.

Você precisa fazer treinamentos, ler páginas e mais páginas de manuais.

Quem tem tempo pra isso?

O ideal é que o sistema seja intuitivo e muito fácil de usar.

O Ordexa é todo pensado dentro dessa facilidade de uso.

Não precisa de treinamento nenhum pra usar o programa e, se mesmo assim você tiver alguma dúvida, você pode consultar a nossa página de Guia Prático com vários vídeos rápidos mostrando como mexer no programa.

Guia Prático do Ordexa

Tem que funcionar em vários dispositivos

Hoje todo mundo trabalha pelo celular.

Então é muito importante que o sistema de cadastro de clientes funcione em dispositivos mobile e tablets.

Mulher cadastrando cliente pelo celular

Isso permite que você e sua equipe consultem e adicionem informações de qualquer lugar e a qualquer momento.

Só precisa de conexão com a internet.

Personalização é a chave

Não escolha um sistema que te deixe preso a configurações já feitas.

Como cada negócio é único, o sistema deve permitir personalizações.

Você tem que conseguir deixar o cadastro de clientes do jeito que você quiser.

O objetivo é que o sistema te ajude.

Mas muitos sistemas têm tantas funções já pré configuradas que acabam só atrapalhando.

O Ordexa é totalmente personalizável.

Você configura tudo do zero de uma forma bem fácil e deixa do jeitinho que você precisa.

Você pode montar o formulário de cadastro de clientes com as informações que são relevantes pra você e pro seu negócio:

  • Data de nascimento
  • Endereço
  • Telefones pra contato
  • RG e CPF
  • etc…

Tela de ficha de cadastro de clientes do Ordexa

E você ainda pode lançar anotações pra cada cliente com detalhes das compras e vendas ou o registro de comunicação com o cliente.

Você usa esse campo de anotações da forma que preferir. O Ordexa não fica te travando.Tela de Anotações de clientes Ordexa

Olha só como é fácil adicionar anotações em um cliente:

Por que cadastrar seus clientes no Ordexa

O Ordexa é um programa na nuvem pra fazer o cadastro e a gestão dos seus clientes de uma forma muito rápida e fácil.

Muitos programas de gestão complicam a vida dos autônomos e dos pequenos empresários.

São muitas funções, muitos botões… Isso deixa os programas difíceis de usar.

A ideia principal do Ordexa é descomplicar tudo isso.

Se você quer organizar o seu cadastro de clientes de uma forma rápida e sem complicação, dá uma olhada no Ordexa.

Você pode fazer um teste grátis de 10 dias pra ver como o programa funciona.

O Ordexa te permite fazer a gestão das informações dos seus clientes.

Isso aumenta muito a sua eficiência e produtividade.

E assim você consegue mais tempo pra focar em outras áreas importantes do seu negócio.

Conclusão

Você viu a relevância que um cadastro de clientes bem feito tem dentro do seu negócio.

E mesmo que você seja um profissional autônomo ou um pequeno empresário, você vai ter ótimos resultados organizando as informações dos seus clientes.

Isso vai te permitir melhorar seu produto ou serviço e fazer ajustes nos processos da sua empresa.

E de quebra você ainda vai conseguir aumentar muito a fidelização e a satisfação dos seus clientes.

O cadastro dos seus clientes tem que ser algo fácil de fazer e de atualizar. É por isso que usar a ferramenta certa vai te fazer poupar muito tempo e dinheiro.

Muitos profissionais já viram a oportunidade que um cadastro de cliente pode trazer e agora você também já sabe dessa informação valiosa.

E aí, se animou pra começar a organizar e fazer a gestão dos seus clientes com a ferramenta certa?

Se você se interessou em fazer o teste grátis do Ordexa, mas está com alguma dúvida, é só me chamar no chat ali no cantinho da página que vou esclarecer as suas dúvidas :)

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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