Sistema de gestão: o que é, qual a sua função e vantagens?
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Sistema de gestão: o que é, qual a sua função e vantagens?

por Carolina Bebik
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Você já ouviu falar sobre sistema de gestão?

Provavelmente sim!

Mas será que você conhece toda a importância que essa ferramenta tem para o fluxo de trabalho da sua empresa?

Na realidade dos profissionais autônomos e dos pequenos negócios, é bem comum que a equipe de colaboradores seja enxuta.

E por isso, muitos empresários acreditam que não precisam investir em um sistema de otimização eficiente.

Mas é justamente o contrário!

Um software de gestão pode ser a solução ideal pra você alcançar resultados melhores no dia a dia e potencializar as operações de rotina, mesmo que você trabalhe de forma autônoma ou tenha uma pequena empresa.

Só que, e agora vem o pulo do gato, pra fortalecer as suas atividades com confiança e eficiência, é importante conhecer melhor essa ferramenta e tudo que ela pode oferecer pra você.

Então escrevi um guia especial sobre sistema de gestão, o que é, como ele funciona e quais as vantagens que esse recurso pode trazer pra você e pro seu negócio.

Você está precisando aumentar a produtividade do seu negócio e deixar os processos mais simples?

Vou te mostrar como fazer isso!

O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão é uma plataforma automatizada que te ajuda na elaboração, no controle e no gerenciamento das atividades da sua empresa.

Esses softwares vêm ganhando um grande reconhecimento no mercado, principalmente com as novas tecnologias que trazem soluções facilitadas pros negócios.

Você sabia que, segundo a GS1 Brasil, a Associação Brasileira de Automação, o crescimento de automação das empresas foi de 3% entre 2019 e 2020?

Pode parecer pouco, mas esse índice é incrível!

E isso é graças a um simples programa de computador que tornou realidade a integração e o monitoramento das tarefas do negócio, mas de um jeito muito mais prático e simples.

Uma historinha rápida…

Tanta tecnologia pode parecer coisa do século 21, mas a verdade é que as primeiras versões dessa ferramenta surgiram ainda nos anos 50.

É claro, na época o investimento era caro demais, e poucas empresas tinham acesso.

Isso atrasou bastante a evolução do sistema.

Foi só na década de 80 que essas plataformas começaram a se parecer com o que a gente conhece hoje, muito mais simples e funcionais.

Muita gente ainda acha que só as grandes empresas podem aproveitar os benefícios de um sistema de gestão.

Mas um segredo que vou te contar, é que os pequenos e médios negócios e os profissionais autônomos também podem, e devem, usar essa tecnologia!

Qual a função do sistema de gestão?

Pra começar, o sistema de gestão tem a função de automatizar procedimentos de rotina, otimizar a sua produção e ajudar a sua equipe a cumprir as atividades do dia a dia.

Parece difícil, mas na verdade é bastante simples.

Esse sistema vai tornar automático um monte de atividades que você e seus funcionários fazem manualmente.

Isso com certeza vai economizar tempo e esforço, deixando você se dedicar ao que é mais importante no seu negócio.

Não importa se a sua empresa é pequena, com certeza você tem um setor para cada assunto.

E mesmo que você trabalhe de forma autônoma, você trata os setores do seu negócio de forma separada:

  • Financeiro
  • Operacional
  • Atendimento

Agora, imagina trabalhar sem integrar as informações de cada área.

Sem essa integração, você não consegue atingir o potencial máximo da empresa.

Isso porque, quando você tem uma equipe, mais de uma pessoa pode estar fazendo a mesma tarefa, desperdiçando tempo e recursos.

Mas como sua equipe pode se comunicar do jeito certo?

Com um sistema de gestão!

Além disso, você já parou pra pensar que seus setores podem não estar achando as informações que eles precisam?

Se você faz uma venda, o financeiro precisa acessar a nota fiscal, e o administrativo precisa analisar os lucros.

Todos os dias, sua empresa funciona com processos independentes, mas que, na verdade, precisam uns dos outros.

Pra oferecer tudo o que seu negócio precisa em termos de comunicação e integração, você precisa investir em um sistema de gestão.

Isso vai facilitar a vida dos seus funcionários e a sua também.

Ninguém merece lidar com processos complexos e burocráticos todo dia, sem aproveitar o lado bom de uma empresa, né!?

E claro que você quer automatizar suas atividades com a maior segurança, certo?

O sistema de gestão pode te ajudar com isso!

A tecnologia não só aumenta a produtividade, mas também faz isso com toda a confiança e segurança que os seus dados merecem.

Quais os tipos de sistemas de gestão?

Existem vários sistemas de gestão, cada um focado em uma necessidade específica.

Mas pra resumir, vamos falar dos dois modelos mais importantes.

Separei alguns detalhes sobre cada um, pra você conhecer melhor:

ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning.

Esses sistemas fazem a gestão empresarial das empresas e são voltados basicamente para a área financeira e administrativa.

É como se fossem uma super evolução do Excel.

O objetivo é ajudar no controle e planejamento das suas finanças, além de dar uma mão nas questões fiscais e tributárias.

O ERP tem algumas ferramentas mais específicas, que ajudam em atividades como:

  • Registro de receitas e despesas;
  • Acompanhamento do fluxo de caixa;
  • Pagamentos;
  • Contabilidade de tributos;
  • Análise de números e resultados;
  • Previsões fiscais.

Nesse caso, o foco dessas plataformas é voltado, de fato, para o setor financeiro, e todas as suas atividades.

CRM

Se você nunca ouviu falar de CRM, com certeza precisa conhecer esse modelo.

A sigla significa Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.

O nome é bastante sugestivo.

É porque é exatamente isso que ele faz!

Esses softwares ajudam nas atividades que envolvem gestão de contatos e comunicação com o cliente. Por exemplo:

  • Cadastro de clientes
  • Cadastro de vendas
  • Dados do público-alvo
  • Estratégias e campanhas de publicidade;
  • Contratos;
  • Informações relevantes sobre o público-alvo;
  • Rotinas jurídicas e de atendimento.

Basicamente, esse sistema cuida pra que os outros departamentos tenham resultados positivos nas atividades que envolvem os clientes.

Então, o CRM não é vantajoso só pro seu público, mas também pra toda a sua empresa!

Ele ajuda os setores que, de alguma maneira, se relacionam com o consumidor final.

Por exemplo, o seu setor administrativo é responsável por analisar as vendas, e ver como andam os lucros. Ele pode usar o sistema CRM.

Enquanto isso, o departamento de marketing está empenhado em fazer campanhas que chamem mais clientes e aumentem as vendas. Ele também pode usar o sistema CRM!

Deu pra perceber como essa plataforma de gestão traz informações super importantes pra toda a empresa?

Além disso, os modelos ERP e CRM são complementares.

Juntos, eles podem atender cada parte do seu negócio, sem deixar nada de fora.

Mas você sempre pode escolher um ou outro, dependendo dos seus objetivos e, claro, do sistema de gestão que pode te ajudar mais.

Deu pra perceber quanto recurso um CRM tem né!?

Só que pra muitos autônomos ou pequenos empresários esse monte de recurso pode deixar o programa complexo demais e dificultar o uso.

Você já desistiu de usar uma ferramenta porque achou complicada demais?

Eu já.

Muitos profissionais precisam de um programa que seja fácil de mexer e sem tantas funcionalidades que nunca vão ser usadas.

Sabia que 43% dos usuários de CRM usam menos da metade das funcionalidades que estão disponíveis no CRM?

O mercado precisava de uma ferramenta fácil de usar e sem tantas funcionalidades desnecessárias.

E por causa disso o Ordexa foi criado!

Pra atender as pequenas empresas e os profissionais autônomos que precisam organizar seus clientes de uma forma fácil.

Porque o Ordexa é um CRM diferente?

O Ordexa é um software muito versátil e fácil de usar.

Não precisa fazer nenhum treinamento pra usar o programa. Ele é bastante intuitivo.

Você pode personalizar o programa pra registrar todas as informações dos seus clientes do jeito que você quiser.

CRM Ordexa

O programa não fica te travando com funcionalidades que você não precisa.

O Ordexa atende muito bem pequenas empresas e profissionais autônomos como médicos, fisioterapeutas, psicólogos, arquitetos, engenheiros e empresários.

E o melhor de tudo é que você pode testar o programa por 10 dias sem custo nenhum!

Como saber se você precisa de um sistema de gestão?

Agora que você já conhece mais sobre sistema de gestão, pode estar se perguntando: como eu vou saber se preciso de um?

O primeiro passo é entender que não são só as grandes empresas que podem aproveitar um bom sistema de gestão.

Desconstruir essa ideia vai te ajudar a ver as verdadeiras necessidades do seu negócio, e entender como uma ferramenta de gestão profissional pode resolver os seus problemas.

Mas se mesmo assim você ainda está com dúvidas, e não sabe se sua empresa precisa mesmo disso, aqui vai uma dica:

Se você tem mais de um funcionário trabalhando em áreas diferentes ou se você cuida de todas as áreas do seu negócio sozinho, já é hora de ter um sistema de gestão.

Não importa se são dois, dez ou cem pessoas na sua equipe, ter mais de um colaborador traz a necessidade de integrar as suas rotinas.

Caso contrário, eles não conseguem se comunicar direito, e a gente já viu como isso é essencial!

Afinal, o seu cliente pode começar a ser atendido por um funcionário e depois ser atendido por outro.

Então é super importante manter todas as informações atualizadas.

E se você trabalha de forma autônoma e cuida de tudo, também pode transformar a sua rotina em algo bem mais simples com um sistema de gestão.

Um bom software vai te ajudar a organizar todas as informações e os processos.

Você não vai mais perder informações importantes ou gastar tempo e energia procurando informações.

Elas vão estar todas organizadas em um mesmo lugar, dentro do programa.

Isso vai aumentar muito a sua eficiência!

Quais as vantagens de usar um sistema de gestão?

Vou te mostrar algumas vantagens dessa plataforma, pra te mostrar que ela realmente vale a pena:

Aumenta a produtividade

Imagine quanto tempo você pode economizar ao passar algumas tarefas do manual para o automático.

Por exemplo, preencher manualmente aquelas fichas de papel, ou levar os arquivos de um lado para o outro.

Com um sistema de gestão, é possível automatizar esses processos, para que eles fiquem mais ágeis e eficientes.

No Ordexa é muito fácil criar um formulário de cadastro de clientes. Olha só:

E o melhor de tudo é que fica tudo salvo na nuvem e você pode acessar no computador ou no celular a hora que quiser.

Com tempo e recursos, você e sua equipe podem se dedicar ao que realmente importa, aumentando a produtividade de toda a empresa.

O fluxo de trabalho vai ficar mais simples e prático.

Melhora a transparência

Um sistema de gestão eficiente pode aumentar essa comunicação mais real e completa entre você e seus funcionários.

Todos os dados ficam disponíveis pra todos.

Os setores podem acessar o programa, trabalhar juntos e acompanhar todas as operações de um jeito seguro e confiável.

Melhora a visualização de indicadores

Visualização de indicadores pode parecer complicado, mas é um conceito bem simples.

Basicamente, são os dados que ajudam a sua equipe a entender como a empresa está indo.

Por exemplo, se você analisa as vendas feitas em um dia e vê que os números caíram, isso é um indicador de desempenho.

Quando sua equipe de marketing analisa o estoque e percebe que o produto X está saindo pouco, isso é um indicador dos hábitos de consumo do seu público.

Diversos dados são indicadores dentro do seu negócio e eles precisam ser percebidos de forma clara e direta.

Para que todos os setores possam acessar os indicadores da empresa é fundamental ter uma boa integração e organização de dados.

Como conseguir isso? Sistema de gestão!

Descomplica processos

Não existe nada mais simples do que essa vantagem. Descomplicar processos.

É tentador, não é?

No dia a dia, com certeza você e sua equipe lidam com estresse e problemas burocráticos o tempo todo.

Por isso, não é nada atrativo ter que enfrentar processos chatos e manuais que podem muito bem ser automatizados.

Sua empresa não precisa sofrer para realizar rotinas do cotidiano.

Com um sistema de gestão, você pode deixar tudo muito mais simples.

Padroniza processos

Além disso, uma empresa eficiente é uma empresa organizada.

Um bom sistema de gestão pode padronizar os seus processos, deixando eles mais ágeis, mas sem perder a segurança dos dados.

Diminui o impacto ambiental

Você consegue contar quantos processos da sua empresa dependem de papéis, impressões e livros?

Gif arquivo cadastro de clientes

Agora, imagine o impacto disso no meio ambiente. Além de todo o trabalho para organizar e guardar.

Nesse caso, por que não facilitar as suas rotinas administrativas de um jeito prático e online?

O sistema de gestão permite a redução do uso do papel.

Isso, de quebra, também reduz seus custos financeiros.

Favorece um melhor ambiente de trabalho

Não existe nada melhor do que um ambiente de trabalho com uma comunicação eficiente entre as equipes e um fluxo de atividades realmente integrado.

Essas e outras vantagens podem ser alcançadas com um sistema de gestão.

Ele permite que todos os funcionários interajam melhor, com mais facilidade.

Isso não só melhora a produtividade, mas também torna o trabalho muito mais assertivo.

Melhora administração de tempo

Um sistema de gestão pode te ajudar a administrar melhor o seu tempo.

Com atividades automáticas, você pode ter mais agilidade no dia a dia, sem precisar lidar com rotinas demoradas.

A função da tecnologia é trazer rapidez e com isso, o seu negócio vai economizar tempo em diversas funções, redirecionando esse esforço pras coisas mais importantes.

Melhora a gestão estratégica

Mais acesso às informações da empresa significa mais estratégia para ter lucros.

Suas rotinas podem ser otimizadas de maneira assertiva.

Isso permite uma visão e uma gestão mais voltadas para os resultados.

Aperfeiçoa vendas e fideliza clientes

Finalmente, para completar a lista de benefícios do sistema de gestão, não podia faltar o aperfeiçoamento das suas vendas e a fidelização de clientes.

Rotinas automatizadas, informações mais completas e acessíveis e uma gestão mais focada são os ingredientes secretos pra vender mais.

Ou seja, você pode aumentar seus rendimentos e alcançar mais clientes com muito menos esforço e recursos, atuando do jeito certo.

No Ordexa você pode criar uma ficha de cadastro de clientes personalizada e inserir os dados que forem importantes pra você.

Tela ficha de cadastro de clientes Ordexa

É possível registrar preferências dos seus clientes, por exemplo.

Um dentista que usa o Ordexa sempre registra no programa qual é a bebida que o paciente mais gosta e no aniversário manda uma garrafa de presente.

Isso gera pra ele uma carteira de pacientes fiéis que estão sempre indicando o trabalho dele pra amigos e conhecidos.

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Depois de ver como um sistema de gestão é importante para a sua empresa, é normal querer saber como escolher o melhor.

Afinal, com tantas opções no mercado, surgem dúvidas sobre o que analisar, e como saber qual o modelo que pode trazer todos os benefícios para o seu negócio.

Por isso, vou te ajudar a fazer essa avaliação.

O primeiro passo é pensar de um jeito prático.

Ou seja, analisar o que o sistema de gestão oferece, em termos funcionais.

Ele é fácil de mexer?

Tem as ferramentas que você precisa?

As telas são intuitivas?

Toda a sua equipe pode acessar?

O sistema tem recursos demais, ou de menos? O que você realmente vai usar?

O sistema precisa ser instalado no computador ou funciona na nuvem?

Essas são algumas das perguntas que podem te guiar nessa jornada.

Além disso, o custo-benefício também é importante.

Pra uma pequena empresa, não é interessante pagar caro em um sistema avançado, com tantas funções que acabam atrapalhando a praticidade do negócio.

Nesse caso, é muito melhor considerar um sistema mais simples, mais em conta e que traz mais benefícios.

O Ordexa é um software super fácil de mexer e custa uma fração de outros softwares.

Conclusão - Comece a usar um sistema de gestão hoje mesmo!

Com tantas vantagens, muitas pessoas acham que um sistema de gestão é caro e difícil de contratar.

Mas essa tecnologia é super acessível, inclusive pra profissionais autônomos e pequenos empresários.

Se você tem planos de crescer, investir em um software é o primeiro passo pra ter sucesso.

Além de todas as vantagens práticas, esse recurso também pode reduzir o número de rotinas chatas e burocráticas que você tem que lidar.

Faça o teste grátis do Ordexa pra conhecer a ferramenta.

Um sistema de gestão vai te ajudar a deixar tudo mais organizado e produtivo.

Vai sobrar tempo pra você se dedicar de verdade para a sua empresa ou negócio, ajudando ela a crescer do jeito certo.

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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