Como organizar prontuário de paciente e porque isso é importante
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Como organizar prontuário de paciente e porque isso é importante

por Carolina Bebik
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Suas fichas são uma bagunça e você não sabe como organizar prontuário de paciente? 😱

Calma, não precisa entrar em pânico!

Eu tenho a solução perfeita para te ajudar.

No dia a dia da sua clínica, a loucura da rotina pode não permitir que você administre as informações dos seus pacientes como gostaria.

Mas, com o tempo, esses documentos podem se acumular e, quando perceber, já vão estar todos desordenados!

Se você, assim como eu, preza pela organização das suas fichas, isso pode se tornar um grande problema.

E não só isso! Deixar de ordenar as anotações, histórico e dados dos seus clientes também pode prejudicar a sua produtividade.

Por isso, é fundamental saber como organizar prontuário de paciente, e se você está se perguntando o melhor jeito de fazer isso, vem comigo que eu te explico! 😉

Qual a importância do prontuário do paciente?

O prontuário é um dos documentos mais importantes que você tem!

Nele estão todas as informações do seu paciente, tudo que vai te ajudar a atendê-lo da melhor forma possível.

E não apenas seus dados pessoais, que já são muito importantes, mas também anotações essenciais para o seu trabalho!

O prontuário é o lugar onde você registra tudo que você sabe ou descobriu sobre o paciente.

Seja no atendimento, nos exames ou no diagnóstico, essa ficha é o seu guia para formar um perfil completo sobre a pessoa que você está atendendo.

Com isso, já dá para imaginar a importância de saber como organizar prontuário de paciente, certo?

Além disso, essa ficha não é essencial apenas para o seu trabalho, mas também para o trabalho de outras pessoas!

Com a tecnologia que temos hoje, é possível compartilhar os prontuários em questão de segundos.

Assim, outros médicos e profissionais também vão poder acompanhar as informações sobre o mesmo paciente, oferecendo o melhor atendimento possível. Esse é o objetivo, não é?

Por isso, procurar formas de alinhar suas fichas é imprescindível não somente para você, mas também para seus colegas de profissão 👍

O que deve constar no prontuário do paciente?

Como profissional, você e sua forma de atuar são únicos. Por isso, a maneira como você preenche o prontuário dos seus pacientes também é única!

Mas existem alguns elementos que não podem faltar nessa ficha, que são fundamentais para ter um documento completo e funcional.

Antes de mais nada, o prontuário do seu paciente deve conter todos os dados pessoais mais importantes.

Por exemplo, os dados de contato. Afinal, você pode precisar fazer um retorno para o paciente, e ter as informações necessárias é essencial!

Além disso, outros dados do paciente também são relevantes dependendo da área médica em que você atua, como altura, peso e histórico médico.

Nesse caso essas informações também devem constar no prontuário.

Olha só como registrar os dados do seu paciente pode ser bem simples com o auxílio da ferramenta certa:

Depois de garantir que a ficha do seu paciente está completa, é hora de completar outros dados importantes.

A cada atendimento ou consulta, é essencial preencher o prontuário com os exames, prescrições, atestados, relatórios, diagnósticos…

Ufa! Quanta coisa, né?

Por isso, inclusive, é importante organizar o prontuário do paciente. Imagine ter tantas informações importantes, e não saber como achar! 😪

Sendo assim, lembre-se de incluir todas as informações de cada consulta no prontuário.

A evolução médica do paciente é uma das coisas mais importantes que devem ser documentadas, e isso só é feito com documentos organizados e, claro, completos.

Como organizar prontuário de paciente?

Que a ficha médica é importante, você já entendeu.

Agora chegou o momento da verdade: como organizar prontuário de paciente?

A loucura do dia a dia, a correria e o volume de informações para anotar podem bagunçar um pouco as coisas.

Mas eu tenho algumas dicas para te ajudar nesse processo, e tornar os seus documentos muito mais organizados e funcionais.

E o melhor de tudo é que você pode aplicar essas recomendações em qualquer lugar, em diferentes atendimentos e técnicas.

Então, vamos lá! 👊

Priorize as informações

O primeiro passo para organizar os prontuários dos seus pacientes, definitivamente, é priorizar as informações.

Como eu acabei de falar logo ali em cima, existe uma infinidade de informações que podem estar em um prontuário.

Não seria uma surpresa encontrar fichas com várias páginas!

Mas imagine buscar alguma coisa realmente importante nesses casos? Pode ser bem difícil.

Por isso, é fundamental priorizar as informações mais relevantes antes.

Por exemplo, os dados do paciente, que indicam tudo que o profissional precisa saber, como alergias, medicações de uso contínuo ou procedimentos anteriores.

Ao organizar o prontuário do paciente, uma das maiores dicas é colocar tudo de importante no começo.

Organize conforme o conteúdo

Uma boa dica para te ajudar a organizar prontuários é organizar suas fichas de acordo com o conteúdo.

Isso vai deixar o processo de pesquisa muito mais rápido e simples!

Por exemplo, separe todas as prescrições de medicamentos em um único bloco.

Dessa forma, quando precisar encontrar um determinado paciente por essa característica, será bem mais prático.

Inclusive, esse procedimento pode ficar bem mais fácil depois de priorizar as informações mais importantes.

Assim, sua pesquisa pode focar no que é realmente importante, economizando tempo e recursos!

Crie e siga um processo

Apesar de existirem várias dicas para te ajudar a organizar prontuário de paciente, com certeza vai ter um processo que vai combinar mais com você.

Isso porque apenas você sabe como é melhor separar as suas fichas, de um jeito que pode otimizar a sua rotina.

Mas para isso dar certo, é fundamental criar o seu processo e seguir ele!

Em outras palavras, é importante ter uma padronização na sua organização.

Isso significa que todos os prontuários vão seguir uma mesma ordem de informações.

Por isso, pense no processo que faz sentido para você, e siga isso. Eu te garanto que fará toda a diferença 😄

Treine os funcionários

Uma andorinha só não faz verão!

Você pode desenvolver o melhor processo para organizar prontuário de paciente, mas se a sua equipe não seguir isso, a bagunça vai continuar existindo.

Assim, uma dica que eu te dou é treinar os seus funcionários para seguirem a sua organização.

Arrumar as suas fichas influencia a rotina de todo mundo que trabalha com você.

Ou seja, todos os colaboradores também precisam conhecer e aplicar essa organização nos prontuários.

Assim, todos saem ganhando: você, sua equipe e seus pacientes!

Mantenha os dados seguros

Quando falamos sobre organizar prontuário de paciente, estamos falando de segurança.

Afinal, esses documentos possuem algumas das informações mais importantes e sigilosas que existem sobre uma pessoa.

Então você não vai querer arriscar, né? 🤔

Por isso, ao pensar em como arrumar os seus prontuários, também mantenha eles seguros.

Se você ainda usa fichas físicas, vale a pena migrar para o formato digital.

As fichas de papel além de danificarem com facilidade, são bastante inseguras porque podem se perder.

Existem outras alternativas mais modernas pra armazenar os prontuários, como sistemas que oferecem criptografia de ponta.

Seja como for, manter seus dados seguros é parte fundamental de qualquer organização.

Garanta a legibilidade

Com certeza você já ouviu falar sobre a fama da letra dos médicos.

Infelizmente, muitos profissionais sofrem desse mal, seja pelo hábito, seja pela correria para anotar o máximo de informações possíveis.

Mas a falta de legibilidade dos prontuários pode ser um dos grandes vilões da organização.

Por isso, garantir a legibilidade é essencial para arrumar as suas fichas e garantir que elas sejam eficientes.

Afinal, você pode ter o melhor esquema de pesquisa de todos, mas se não entender o que está escrito, não vai adiantar muita coisa!

Dica secreta: uma solução bem simples para resolver isso é usar um sistema automatizado, que salva as informações na nuvem, sem precisar escrever nada a mão! 🤫

Automatize os prontuários

No final das contas, a solução para os seus problemas pode ser automatizar seus prontuários!

A tecnologia veio para facilitar a nossa vida, e isso também inclui o seu trabalho. Por isso, considere abandonar todo o esforço manual.

Existem várias plataformas e sistemas que podem automatizar os seus prontuários, proporcionando segurança, legibilidade e claro, organização!

Por que é importante organizar prontuário de pacientes?

Pode parecer algo simples, mas organizar prontuário de pacientes é muito importante para os profissionais!

Afinal, esse documento reúne todas as informações mais relevantes sobre as pessoas que você atende.

Por isso, para oferecer um atendimento de qualidade, é essencial ter acesso a todos esses dados no momento certo.

Por exemplo, no retorno de um paciente, você deve saber qual a situação, os medicamentos, os procedimentos feitos.

Mas como acessar isso em uma ficha bagunçada?

É aqui que entra a importância de organizar prontuário de paciente!

Além disso, uma das grandes máximas é: tempo é dinheiro.

Muitos profissionais podem acabar perdendo tempo procurando informações desorganizadas, e, com isso, perder recursos e prejudicar a produtividade.

Arrumar as suas fichas não apenas te ajuda a trabalhar melhor, como te ajuda a otimizar o seu tempo.

Como a tecnologia pode ajudar na organização de prontuários?

No dia a dia, existem várias dicas úteis para te ajudar a organizar prontuário de paciente, da maneira que for melhor para a sua rotina.

Mas é claro que esse processo pode ficar muito mais simples com uma pequena ajuda da tecnologia.

Um software pode ser a solução mais simples e acessível para te ajudar a organizar suas fichas.

Está duvidando? Olha só como a tecnologia pode ser uma grande aliada na sistematização dos seus prontuários:

Compartilhamento na nuvem

Quantas vezes você teve problemas para compartilhar alguma informação com a sua equipe? Com outros colegas? Ou até mesmo com os pacientes!

Mas com a tecnologia, esse obstáculo pode ser facilmente superado, eu posso garantir.

Isso porque os novos sistemas de gestão oferecem compartilhamento na nuvem, um recurso que permite colocar os documentos em servidores online.

Dessa forma, todo mundo – autorizado, é claro – pode acessar o prontuário com muito mais facilidade!

E o melhor de tudo é que você pode acessar de qualquer dispositivo usando o seu login e senha.

Se um paciente te liga e você está fora do consultório, você pode ver o prontuário pelo seu celular.

Mais espaço físico

Seja sincero: quanto espaço você gasta com pastas e mais pastas de prontuário?

Sem falar das salas especializadas para armazenar tantos documentos de pacientes novos e antigos.

No entanto, com um sistema tecnológico, você pode economizar muito espaço. Afinal, todos os prontuários vão estar na palma da sua mão!

Os documentos são armazenados na rede, sem ocupar nenhum espaço físico.

Além de economizar recursos, também é muito mais prático.

Melhora o atendimento ao paciente

Um sistema tecnológico permite um melhor atendimento ao paciente por vários motivos.

Você vai levar menos tempo para encontrar o que precisa, agilizando os processos e o tempo da consulta.

E como todos os dados do paciente já vão estar registrados o seu atendimento vai ser mais assertivo.

Isso significa mais satisfação.

O seu paciente vai receber um atendimento mais completo!

Reduz custos com impressão

Pode não parecer, mas os custos de impressão dos prontuários podem fazer a diferença no orçamento.

Imagine a quantidade de páginas que cada paciente exige, além das imagens de exames e outros dados que devem ser impressos.

Com um sistema automatizado, os custos são reduzidos, e você com certeza vai ver a mudança no final do mês.

Aumenta a segurança

Lembra quando falei sobre a segurança dos dados dos seus pacientes?

Com a tecnologia, isso é possível, com muito mais simplicidade e praticidade!

Os novos sistemas acompanham criptografias de ponta, além de protocolos de segurança que garantem o sigilo das informações.

Fácil acesso

A tecnologia está em todo lugar, seja no computador, ou na palma da sua mão.

Assim, usar esses sistemas e plataformas para organizar prontuário de paciente pode ser a solução mais acessível e simples para você!

O Ordexa pode ser acessado com o uso do login e senha assim como o seu email. É muito fácil acessar o programa.

Qual o melhor software para fazer a gestão de prontuários?

Eu sei que você já entendeu a importância de organizar prontuário de paciente, e conferiu as melhores dicas para isso.

Mas e agora? Como escolher o melhor software para fazer essa gestão? 🤨

A minha dica é optar por aquilo que combine com as suas necessidades.

No dia a dia, você precisa de um sistema prático, acessível e simples de mexer. Afinal, ele não pode ser mais um problema para lidar, e sim uma solução!

O Ordexa é ideal pra profissionais autônomos e pequenos negócios e pode te ajudar a organizar de vez os prontuários dos seus pacientes.

O sistema é simples de mexer, não precisa de treinamento nenhum, além de oferecer tudo que você precisa para arrumar suas fichas do melhor jeito possível.

Se organização e facilidade é o que você procura, faça um teste grátis do Ordexa.

Não perca tempo e comece a organizar prontuário de paciente hoje mesmo!

Esse processo de organizar os prontuários, mesmo sendo tão importante, não precisa ser complicado.

Com essas dicas ficou bem mais simples, não ficou?

Usando um sistema automatizado e confiável, você pode arrumar todas as suas fichas em apenas alguns minutos, e nunca mais sofrer com isso.

Você vai aumentar a segurança das informações dos seus pacientes e ainda vai reduzir os custos com impressão de toda a papelada.

E ainda vai melhorar muito o seu atendimento tendo todas as informações organizadas e de fácil acesso.

Se você ainda está em dúvida, dê uma olhadinha no artigo sobre como organizar os seus pacientes de um jeito rápido e descomplicado.

Faça o teste grátis do Ordexa e veja a diferença que organizar prontuário de paciente vai trazer pra sua rotina!

Pequenos hábitos podem fazer toda a diferença, e é possível começar hoje mesmo, apenas escolhendo o programa certo.

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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