O que é cadastro de alunos e qual o melhor aplicativo para fazer o cadastro?
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O que é cadastro de alunos e qual o melhor aplicativo para fazer o cadastro?

por Carolina Bebik
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Está tendo problemas com seu cadastro de alunos? Então neste artigo você vai descobrir a solução! 😉

Independente da sua área, se você lida com alunos, então uma hora ou outra vai ter que lidar com cadastros e registros.

Seja uma escola, um centro de cursos ou um professor ou treinador autônomo, realizar o cadastro de alunos faz parte da rotina de todo administrador dessa área.

Mas isso não significa que esse processo precisa ser chato e burocrático, né?

Você vai ver como pode ser simples automatizar os seus processos de registro de alunos.

Além disso, também vou falar um pouco sobre a importância de fazer bem esse cadastro e vou te contar o segredo para fazer um cadastro de alunos otimizado, rápido e completo. 😄

O que é cadastro de alunos?

Quem trabalha com vários alunos sabe que guardar todas as informações na cabeça é impossível.

É por isso que ter um cadastro de alunos organizado é tão importante.

O cadastro de alunos é um procedimento que facilita muito as atividades operacionais do dia a dia.

Você vai ter todos os dados dos alunos registrados em um único lugar de forma padronizada:

  • Nome completo
  • Idade
  • Data de nascimento
  • Telefone pra contato
  • etc

Quando você precisar de alguma dessas informações vai ser bem fácil de encontrar.

Por que cadastrar alunos é importante?

O cadastro de alunos vai muito além de uma planilha ou uma ficha preenchida.

É na verdade uma ferramenta de gestão que vai te ajudar a conhecer melhor o seu aluno e atendê-lo melhor.

E você não precisa ter uma empresa grande pra se beneficiar dessa ferramenta.

Pequenas empresas e profissionais autônomos também devem fazer um bom cadastro de alunos pra trabalhar de forma mais organizada.

Olha só todas as vantagens que um cadastro de alunos pode trazer pra você e pro seu negócio:

Banco de dados organizado

Já vi muitas empresas se perderem no cadastro de alunos porque cada cadastro era realizado em um local. 🤨

Caderno, planilhas do excel, fichas em papel, fichas no word…

Uma bagunça!

Ao usar uma plataforma de cadastro de alunos, os registros vão ficar todos organizados em um mesmo local.

Isso porque um software voltado para essa área já vai ter todas as ferramentas necessárias pra fazer essa organização.

Pode não parecer, mas um banco de dados bem estruturado faz toda a diferença. 😍

A sua estrutura de processos depende das informações do sistema, e se elas estiverem todas organizadas, imagine como podem ser as suas rotinas!

E a organização automática é só o primeiro passo.

Padronização nas informações

Um registro manual, com fichas de papel, tem vários problemas:

Fichas duplicadas, fichas perdidas, dificuldade na hora de organizar os cadastros e, claro, um trabalho manual totalmente cansativo!

Todas as vezes que algum dado muda, é preciso fazer uma nova ficha. 😴

Mas com um sistema de cadastro de alunos adequado, é possível padronizar as informações e facilitar a edição dos dados através da criação de formulários de preenchimento com as mesmas perguntas.

Isso deixa o banco de dados ainda mais otimizado, com fichas mais completas sobre cada aluno.

Monitoramento e consulta com mais facilidade

Com todos os dados concentrados em um único sistema, fica muito mais fácil consultar quando necessário, mesmo que você tenha muitos alunos cadastrados.

Principalmente se for um sistema online que pode ser acessado com um login e senha, como um email.

Você e seus colaboradores podem acessar a qualquer hora e de qualquer dispositivo.

É muito prático!

Redução de custos e papelada 🤑

O cadastro de alunos é uma ferramenta de consulta, controle e organização.

No entanto, investir em um registro adequado também pode reduzir os custos e a papelada do escritório.

Tudo pode ser feito pelo computador, com total praticidade e rapidez otimizando consultas e todo o fluxo de trabalho.

Ou seja, um cadastro de alunos eficiente não contribui só para a área administrativa, mas para a financeira também!

O que deve ter na ficha de cadastro de alunos?

Depois de conhecer mais sobre as vantagens de investir no cadastro de alunos, você deve estar se perguntando como fazer isso.

Afinal, para aproveitar todos os benefícios, é importante ter uma ficha completa.📝

É claro que cada área tem suas próprias necessidades de informações.

Mas eu separei aqui alguns elementos básicos que não podem faltar no registro. Confira todos os detalhes:

Dados pessoais

Inclua todos os tipos de informações importantes pra sua área, como:

  • Nome completo;
  • Data de nascimento;
  • Endereço;
  • Documentos pessoais;
  • Registros médicos.

Dados de contato

Um dos objetivos do registro é manter uma relação mais pessoal com o aluno.

Por isso, também é importante acrescentar dados de contato na ficha de cadastro.

Registre telefones, whatsapp e email pra facilitar a comunicação. ☎️

Controle de mensalidades

Pode ser uma surpresa, mas o controle de mensalidade também faz parte do cadastro de alunos!

Realizar esse controle é essencial para evitar prejuízos, tanto para você, quanto para o cliente.

Por isso, muitas fichas investem em uma seção apenas para dados financeiros.

Por exemplo, os dados bancários do aluno, número de parcelas pagas, evolução dos valores e possíveis pendências.

Uma ficha de registro completa deve ter tudo que é relevante sobre o aluno, para ajudar o gestor e os colaboradores em suas rotinas.

E se as suas rotinas incluem pagamentos, então o cadastro de alunos também deve priorizar essas informações!

Qual o melhor aplicativo para fazer o cadastro de alunos?

Com todas as coisas para colocar no cadastro de alunos e tantas opções no mercado, pode parecer difícil escolher o melhor aplicativo.

Hoje, existe uma variedade enorme de plataformas que ajudam nesse registro de forma virtual e automatizada.

Por isso, é importante avaliar alguns critérios antes de fazer a sua escolha.🤔

Antes de mais nada, o sistema deve atender a sua demanda. Não adianta escolher um super aplicativo difícil de mexer e com ferramentas não-otimizadas.

Por isso, busque alternativas compatíveis com o que você precisa.

Além disso, interfaces simples também são bem-vindas no dia a dia, para facilitar o processo ao máximo.

E, claro, o aplicativo deve ser seguro, contar com todos os certificados de proteção de dados e ter credibilidade.

Nesse caso, é essencial avaliar a empresa do aplicativo também, e ver se ele pode proteger os dados dos seus alunos.

Por fim, um diferencial que vale a pena é o armazenamento em Nuvem.

Não está na frente do computador quando precisa consultar um registro? O armazenamento na nuvem permite que você acesse o registro pelo seu celular com praticidade e rapidez.

Se você é um professor, treinador ou tem um centro de cursos e está em busca de um sistema que te ajude a organizar os seus alunos, cadastre-se pra fazer o teste grátis do Ordexa.

O Ordexa é um software na nuvem que faz cadastro de clientes. 🤗

E o melhor de tudo é que o programa é muito seguro e fácil de mexer, não precisa de nenhum treinamento.

Você se cadastra pra fazer o teste grátis e sai usando.

Sem burocracia.

Comece seu novo sistema de cadastro de alunos hoje mesmo!

Trabalhar com alunos pode ser complicado e burocrático, principalmente a parte de registrar todos eles.

O número de informações é bem grande, e uma ficha confusa prejudica muito o trabalho.

Felizmente, a tecnologia trouxe inovações suficientes para facilitar o que é complicado, organizar a bagunça e ainda poupar muito o nosso tempo com atividades operacionais.

Um cadastro de alunos organizado vai poupar horas de trabalho e vai te permitir ter os dados sempre à mão.

Por isso, não perca mais tempo e comece o seu cadastro de alunos hoje mesmo! 😜

O Ordexa vai te ajudar a cadastrar todos os seus alunos de uma forma simples e personalizada.

E se você ainda está na dúvida se o Ordexa pode te ajudar, me manda uma mensagem aqui no canto da página que esclareço as suas dúvidas.

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Carolina Bebik

Carolina Bebik

Arquiteta, Designer, Web Designer e apaixonada por plantas. Ela adora criar soluções elegantes e práticas para problemas que enfrentamos todos os dias no trabalho.

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